7. Kết cấu của đề tài
2.2.1 Tổ chức bộ phận kế toán
Bộ máy kế toán tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình được tổ chức trong Phòng Tài chính Kế toán, thường thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản, kế toán theo đúng chế độ quy định của nhà nước. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán trong đơn vị bao gồm:
- Xây dựng, trình lãnh đạo phê duyệt và thực hiện kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn. Phê duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán ngân sách hàng năm. Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo Luật NSNN và các quy định hiện hành.
- Thực hiện chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho viên chức, lao động hợp đồng. Chỉ đạo và hướng dẫn chế độ kế toán, phổ biến các văn bản của Nhà nước về quản lý tài chính, tài sản đối với các đơn vị cấp dưới có hoạt động thu, chi tài chính và sử dụng NSNN.
- Tổ chức kiểm tra tài chính, kiểm tra kế toán đơn vị có thu tài chính và sử dụng ngân sách trong nội bộ đơn vị. Phối hợp với các đơn vị chức năng khác tổ chức quản lý thực hiện có hiệu quả và tiết kiệm mọi nguồn lực tài chính và tài sản của đơn vị.
- Thực hiện công tác kế toán theo Luật Kế toán và các quy định hiện hành.
Hiện nay, bộ máy kế toán của Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình được tổ chức theo mô hình kế toán phân tán do Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình là đơn vị dự toán cấp hai thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà
nước. Tại các đơn vị trực thuộc cũng có tổ chức bộ máy kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục.
Phòng Tài chính Kế toán có 08 công chức, tuy nhiên do yêu cầu đặc thù ngành Dự trữ thường phải luân chuyển vị trí công tác nên chất lượng nhân viên kế toán tại đơn vị chưa đồng đều, chưa có nhiều kinh nghiệm dù trình độ học vấn ở mức khá cao là 100% trình độ bậc đại học trở lên.
Bộ máy kế toán trong Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình được tổ chức như sau:
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình
- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng Tài chính Kế toán) là người đứng đầu bộ máy kế toán. Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về kết quả hoạt động của phòng, xây dựng kế hoạch công tác của phòng, tham mưu cho lãnh đạo
Kế toán trưởng
CB đầu tư xây dựng
CV xây dựng cơ bản Kế toán Văn phòng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp
các quy định về quản lý tài sản và đầu tư; phối hợp với lãnh đạo các phòng thực hiện nhiệm vụ của Cục đạt hiệu quả; soát xét kế hoạch thu chi dự toán ngân sách, đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa tài sản.
- Kế toán tổng hợp (phó trưởng phòng Tài chính Kế toán) chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, tiếp nhận và xử lý BCTC của các đơn vị trực thuộc gửi lên, định kỳ (quý, năm) lập các báo cáo tài chính phục vụ việc quyết toán kinh phí của đơn vị. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và lập dự toán của toàn đơn vị và là người chịu trách nhiệm quản lý - điều hành việc sử dụng phần mềm kế toán.
- Chuyên viên đầu tư xây dựng cơ bản (phó trưởng phòng Tài chính Kế toán) chỉ đạo trực tiếp việc xây dựng, các nguồn vốn dự án đầu tư, các công trình sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ và là người chịu trách nhiệm giám sát việc thi công các công trình tại đơn vị.
- Kế toán tài sản theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị tại các bộ phận trong đơn vị. Tham mưu kế hoạch mua sắm tài sản cố định; tiến hành thực hiện các thủ tục mua sắm tài sản theo nguồn kinh phí đúng quy định. Ghi chép, phản ảnh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ của toàn Cục trên mặt số lượng và chất lượng.
- Kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán phát sinh tại Văn phòng Cục. Kế toán thanh toán thực hiện rà soát, kiểm tra chứng từ, lên phiếu thu chi, thực hiện chuyển khoản sau khi được ký duyệt đầy đủ. Hàng tháng bàn giao chứng từ và đối chiếu số liệu về nguồn kinh phí với kế toán Văn phòng, đối chiếu số liệu tiền mặt với thủ quỹ.
- Kế toán văn phòng theo dõi dự toán, lập dự toán Văn phòng Cục, quyết toán các nguồn kinh phí phát sinh tại Văn phòng cục.
- Chuyên viên đầu tư xây dựng theo dõi thực hiện các gói thầu đầu tư xây dựng cơ bản, theo dõi khối lượng thi công, tiến độ công việc và thanh toán cho những hạng mục công trình được phê duyệt; tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về sử dụng, thanh toán vốn đầu tư xây dựng; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư; bảo quản lưu trữ hồ sơ đầu tư xây dựng.
- Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quỹ, định kỳ tiến hành kiểm quỹ. Hằng tháng đối chiếu quỹ với kế toán thanh toán và bàn giao chứng từ chi tiền mặt cho kế toán Văn phòng.
Mặc dù phải thực hiện luân chuyển cán bộ thường xuyên nhưng bộ máy kế toán tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình là một tổng thể hoàn chỉnh, hoạt động của bộ máy về cơ bản tuân thủ theo các quy định chung của ngành Dự trữ. Quy chế hoạt động của bộ máy kế toán do kế toán trưởng xây dựng, được Lãnh đạo Cục phê duyệt đưa vào thực hiện, bao gồm các nội dung quy định chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán, quy định về phân công nhiệm vụ và các công việc cần thực hiện đối với các phần hành kế toán cụ thể, quy định về thời gian làm việc và trách nhiệm quản lý bảo vệ tài sản của bộ máy kế toán.