7. Kết cấu của đề tài
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức công tác kế toán là quan hệ kế toán giữa các cấp quản lý, dựa trên cơ sở quy hoạch thông tin cho từng cấp của bộ máy kế toán để thực hiện các khối lƣợng công việc kế toán đƣợc phân cấp ở mỗi cấp. Nhƣ vây, mô hình tổ chức công tác kế toán gồm hai mặt: Quan hệ phối hợp giữa các cấp quản lý trong đơn vị và quan hệ bố trí nhân sự kế toán giữa các cấp quản lý để hình thành bộ máy kế toán thống nhất trong toàn đơn vị. Gồm có 3 mô hình tổ chức công tác kế toán: Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung, mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán, mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán đƣợc phân bổ tập trung ở đơn vị cấp trên. Các đơn vị cấp dƣới không tổ chức công tác kế toán riêng.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính, tổ chức hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết để xử lý, ghi chép toàn bộ hoạt động của đơn vị, lập báo cáo kế toán cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý trong toàn đơn vị.
Các đơn vị cấp dƣới không tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán. Hoặc các đơn vị phụ thuộc chỉ hạch toán ban đầu theo
24
Mô hình này thích hợp với các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, ít đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn tập trung hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng nhƣng đã trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép tính toán hiện đại.
Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều đƣợc thực hiện tập trung ở phòng.
* Ưu và nhược điểm của tổ chức kế toán tập trung:
- Ƣu điểm: bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kểm tra, có chỉ đạo kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phƣơng tiện tính toán hiện đại có hiệu quả.
- Nhƣợc điểm: không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.
* Vẽ sơ đồ:
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Kế toán trƣởng Kế toán TSCĐ và vật tƣ Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Kế toán nguồn vốn và các quỹ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán tổng hợp và kiểm tra
25
1.3.1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán đƣợc dựa trên phƣơng thức trực tuyến tham mƣu. Theo mô hình này, các đơn vị, bộ phận trực thuộc của đơn vị có tổ chức bộ phận, tổ kế toán riêng làm nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý những chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt động kinh tế theo sự phân cấp của phòng Kế toán trung tâm, định kỳ lập báo cáo gửi phòng kế toán đơn vị; còn phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện tổng hợp số liệu kế toán từ các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán các hoạt động có tính chất chung, lập báo cáo kế toán, hƣớng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị.
* Ưu và nhược điểm của tổ chức kế toán phân tán:
- Ƣu điểm: tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị trực thuộc đƣợc nhanh chóng, kịp thời; thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế tài chính, hạch toán kinh tế nội bộ.
- Nhƣợc điểm: việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của toàn bộ đơn vị chậm, tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, việc kiểm tra và chỉ đạo của Kế toán trƣởng không tập trung.
26
* Vẽ sơ đồ:
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
1.3.1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán đƣợc dựa trên phƣơng thức chức năng. Ở mô hình này, công tác kế toán đƣợc tiến hành ở phòng kế toán trung tâm của đơn vị và một số bộ phận đơn vị trực thuộc, còn một số bộ phận đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung không tiến hành công tác kế toán. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị, các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung. Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp số liệu từ các phòng kế toán đơn vị trực thuộc thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị, sau đó tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin về toàn bộ công tác kế toán của đơn vị.
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thực sự
Kế toán trƣởng Bộ phận kế toán Văn phòng trung tâm Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Bộ phận kiểm tra
27
là kết hợp hai mô hình kế toán trên, tạo điều kiện cho công tác kế toán gắn liền với hoạt động sự nghiệp ở đơn vị, tổng hợp cung cấp kịp thời thông tin cho phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị, tạo điều kiện cho việc kiểm tra và giám sát chặt chẽ hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên mô hình này cũng có nhƣợc điểm đó là công tác kế toán không tập trung, khó khăn trong việc thống kê kế toán, không thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính.
Mô hình này thƣờng đƣợc áp dụng ở các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và trình độ quản lý khác nhau.
* Ưu và nhược điểm của tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán:
- Ƣu điểm: Khắc phục đƣợc một số nhƣợc điểm của 2 mô hình trên. Khối lƣợng công tác nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời… cho nên, trong thực tế hình thức này đƣợc sử dụng nhiều. Công tác kế toán đƣợc phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc.
- Nhƣợc điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh.
* Vẽ sơ đồ:
Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Kế toán trƣởng Bộ phận Kế toán Văn phòng trung tâm và kế toán từ các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Bộ phận kiểm tra
Kế toán các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng
Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng
28
Nhƣ vậy, việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể thực hiện các mô hình khác nhau phù hợp với đặc điểm và loại hình công tác của mỗi đơn vị.[1], [16].