7. Kết cấu của đề tài
1.3.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
1.3.3.1. Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung đều tuân thủ theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tƣ
30
số 107/2017/TT-BTC, ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về việc Hƣớng dẫn chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp áp dụng chung cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nƣớc, cho đến nay, quy định này vẫn đƣợc dùng chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp không phân biệt lĩnh vực, không tính đến những đặc thù riêng của từng ngành khác nhau. Các mẫu chứng từ đƣợc phân làm 2 loại rõ rệt:
- Chứng từ kế toán bắt buộc: Là loại chứng từ phải sử dụng ở các đơn vị và không thay đổi nội dung của chứng từ nhƣ: Phiếu thu, phiếu chi, bảng kê đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền....;
- Chứng từ hƣớng dẫn: Là chứng từ hƣớng dẫn sử dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và trong quá trình sử dụng ngoài những nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép cũng nhƣ yêu cầu quản lý của đơn vị nhƣ: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lƣơng, phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho.
*Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán đƣợc hiểu là đƣờng đi của chứng từ kế toán (đã đƣợc xác định) đến các bộ phận liên quan với mục đích chuyển thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đã đƣợc phản ánh trên chứng từ kế toán. Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài đều phải đƣợc tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị, chỉ sau khi bộ phận kế toán kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán sẽ đƣợc xây dựng với mỗi loại chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đảm bảo tính phù hợp và đáp ứng các yêu cầu đối với chứng từ kế toán theo quy định.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, bao gồm các bƣớc sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
31
+ Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; + Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
- Trong bƣớc lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lƣu ý những điểm sau: Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải đƣợc lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trƣờng hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhƣng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhƣng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán đƣợc lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
32
định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không đƣợc ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trƣờng hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trƣớc đó.
Các đơn vị chƣa có chức danh kế toán trƣởng thì phải cử ngƣời phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, Kho bạc, chữ ký kế toán trƣởng đƣợc thay bằng chữ ký của ngƣời phụ trách kế toán của đơn vị đó. Ngƣời phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trƣởng.
Chữ ký của ngƣời đứng đầu đơn vị (Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền), của kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng, Kho bạc. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với Kế toán trƣởng.
Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) không đƣợc ký "thừa uỷ quyền” của ngƣời đứng đầu đơn vị. Ngƣời đƣợc uỷ quyền không đƣợc uỷ quyền lại cho ngƣời khác.
Các đơn vị phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trƣởng (và ngƣời đƣợc uỷ quyền), Giám đốc (và ngƣời đƣợc uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trƣởng đơn vị (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi ngƣời phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc đƣợc uỷ quyền ký chứng từ, không đƣợc ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi hoặc chƣa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của ngƣời ký.
33
- Trong bƣớc kiểm tra chứng từ kế toán, cần lƣu ý những điểm sau: + Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
+ Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ, bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. + Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ.
- Trong bƣớc sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lƣu ý mấy điểm sau: + Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ;
+ Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ;
+ Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra và hoàn chỉnh mới đƣợc sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
34
+ Thứ nhất, chứng từ kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ;
+ Thứ hai, chứng từ kế toán lƣu trữ phải là bản chính. Trƣờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận;
+ Thứ ba, chứng từ kế toán phải đƣa vào lƣu trữ trong thời hạn mƣời hai tháng, kể từ ngày kết thúc năm hoặc kết thúc công việc kế toán;
+ Thứ tƣ, ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
(1) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
(2) Tối thiểu mƣời năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác;
(3) Lƣu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trƣờng hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu;
+ Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
35
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lƣu ý:
(1) Một là, tất cả các đơn vị đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
(2) Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc hƣ hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.
(3) Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị đƣợc Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị đƣợc uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lƣợng đƣợc phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
(4) Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in nhƣng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
1.3.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp đƣợc xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nôi dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán Nhà nƣớc. Hệ thống kế toán đƣợc sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc thể hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng đơn vị. Đơn vị đƣợc bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
36
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu:
- Phản ánh mọi hoạt động các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Phù hợp với các quy định thống nhất của nhà nƣớc, văn bản hƣớng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên;
- Phù hợp với đặc điểm của đơn vị, phân cấp tài chính; đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin trên máy tính và đảm bảo các chỉ tiêu báo cáo tài chính; Hệ thống tài khoản kế toán ở Việt Nam gồm có nhiều bảng hệ thống khác nhau theo từng loại hình. Hệ thống tài khoản quy định gồm 7 loại, từ 1 đến 6 là các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản. Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản là tài khoản Loại 0, đƣợc đánh số từ 001 đến 009 (Phụ lục 1.2):
+ Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tƣ; + Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản cố định; + Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán; + Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn kinh phí; + Nhóm tài khoản loại 5: Các khoản thu; + Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi;
+ Nhóm tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng.
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán tại mỗi đơn vị. Danh mục tài khoản chi tiết, cụ thể giúp cho công tác quản lý tài chính của đơn vị đƣợc dễ dàng, thuận lợi và phản ánh chính xác bản chất tài chính của đơn vị đó.
1.3.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
- Vận dụng hệ thống sổ kế toán
37
quản, lƣu trữ sổ sách kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số Điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nƣớc và Chế độ kế toán ngày nay.
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm (Phụ lục 1.3).
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo chế độ kế toán hiện hành, các đơn vị quản lý nhà nƣớc và đơn vị HCSN nói chung nói riêng thì tùy thuộc vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị mình đƣợc lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán sau:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung (Phụ lục 1.4): Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết;