7. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Những tồn tại trong tổ chức công tác kế toán
Bên cạnh kết quả đạt đƣợc, tổ chức kế toán tại Cục QLTT tỉnh Bình Định còn một số tồn tại sau:
78
2.3.2.1. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán
Cục QLTT tỉnh Bình Định chỉ chú trọng đến thực hiện riêng chức năng kế toán mà chƣa chú trọng đến việc thực hiện công tác kế hoạch tài chính của Cục. Hiện nay, Cục QLTT chỉ bố trí một Kế toán trƣởng nên chỉ đáp ứng các nghiệp vụ hạch toán kế toán nhƣ việc thực hiện các phần hành kế toán xây dựng các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo quy định mà chƣa nghiên cứu xây dựng các báo cáo kế toán quản trị, chƣa có kỹ năng sử dụng số liệu báo cáo tài chính để phân tích đánh giá phục vụ công tác quản lý, lập kế hoạch và điều hành các hoạt động của Cục QLTT. Do vậy, việc cung cấp những thông tin tài chính cho việc phân tích, đánh giá và lập kế hoạch còn thiếu, việc đề xuất các giải pháp và cơ chế quản lý tài chính Cục QLTT hầu nhƣ còn rất hạn chế.
Việc tổ chức công tác kế toán Cục QLTT còn chƣa thực sự khoa học và hợp lý; công tác tin học hóa trong việc ứng dụng các giải pháp quản lý tài chính kế toán mới chỉ dừng ở việc sử dụng phần mềm kế toán, chƣa thực sự ứng dụng mạnh trong khâu phân tích, đánh giá và lập kế hoạch. Việc phân công trách nhiệm cho Kế toán trƣởng trong việc quản lý các tài sản của Cục QLTT và các nguồn lực tài chính trong Cục còn chƣa chặt chẽ.
2.3.2.2. Về tổ chức thông tin kế toán
* Chứng từ kế toán:
Do công tác bố trí biên chế của Cục QLTT chỉ có một Kế toán trƣởng duy nhất, kiêm nhiệm rất nhiều phần hành công việc kế toán nhƣ: Kế toán Đảng ủy Cục, kế toán Công đoàn, đầu tƣ xây dựng cơ bản và một số công việc chuyên môn khác do Trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính giao nên công việc chuyên môn của kế toán còn chƣa sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng đặc điểm, nội dung và bản chất của nghiệp vụ, đảm bảo sự hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Phần diễn giải
79
của chứng từ đôi khi quá tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng và chính xác gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp chứng từ. Mặt khác, việc chƣa áp dụng phần mềm kế toán liên hoàn từ khâu xử lý chứng từ đầu vào đến việc hạch toán, lập báo cáo ở Cục QLTT dẫn đến sự lãng phí về thời gian, công sức đặc biệt là mức độ chính xác chƣa cao, dễ xảy ra sai sót do chứng từ phải nhập lại tới 2 lần.
Việc lƣu trữ và bảo quản chứng từ ở Cục QLTT mặc dù đã tuân theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính nhƣng việc lƣu trữ chứng từ chƣa đƣợc khoa học dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm tra lại các chứng từ hoặc lấy lại chứng từ để sử dụng. về điều kiện bảo quản chứng từ vẫn chƣa tốt, chứng từ đƣợc bảo quản trong các thùng tôn và để ở kho của Cục với điều kiện kho không tốt đã dẫn đến mối mọt nấm mốc làm cho nhiều chứng từ bị hƣ hỏng. Luật kế toán và các văn bản hƣớng dẫn thực hiện Luật có quy định về thời gian sử dụng, lƣu trữ và bảo quản các tài liệu số liệu kế toán. Tuy nhiên Cục QLTT chƣa thực sự quan tâm đến việc rà soát giá trị sử dụng các tài liệu kế toán để phân loại tài liệu nhằm loại bỏ, lƣu trữ, bảo quản theo quy định. Riêng với việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ vẫn chƣa đƣợc quan tâm nên quy trình luân chuyển chƣa đƣợc hợp lý và khoa học.
*Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Cục QLTT căn cứ vào tài khoản của đơn vị HSNN đã ban hành để mở thêm một số tài khoản khẩn cấp 2, cấp 3. Cục QLTT mặc dù đã chủ động chi tiết tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 theo đặc điểm và yêu cầu quản lý tại đơn vị mình nhằm quản lý chi tiết các hoạt động của đơn vị mình nhƣng trên thực tế vẫn chƣa đầy đủ, hợp lý và khoa học.
Việc hạch toán hao mòn và khấu hao của TSCĐ: Số lƣợng các TSCĐ trong Cục QLTT nhiều loại, hầu hết đƣợc hình thành từ nguồn NSNN, phục vụ chính cho công tác Quản lý hành chính theo Thông tƣ số 162/2014/TT-
80
BTC, ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nƣớc.
Nhƣng trên thực tế việc tính hao mòn và trích khấu hao của Cục QLTT còn hạn chế và gặp nhiều khó khăn trong cách hạch toán và xác định giá trị TSCĐ để tính hao mòn, để trích khấu hao hoặc việc phân bổ giá trị hao mòn chẳng hạn nhƣ cùng một TSCĐ vừa cùng sử dụng phục vụ cho cả hoạt động chuyên môn thƣờng xuyên của Cục QLTT đồng thời TSCĐ này cũng phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát.
*Vận dụng sổ kế toán
Sổ kế toán đƣợc in ra từ phần mềm kế toán. Tuy nhiên, đơn vị còn lập thiếu một số sổ theo quy định, công tác mở sổ chi tiết chƣa đầy đủ và kịp thời do đó khó khăn trong việc theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính.
* Hệ thống báo cáo kế toán
Chƣa chú trọng đầu tƣ cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, thuyết minh báo cáo tài chính nên thông tin chƣa phản ánh đầy đủ tình hình tài chính - tài sản của đơn vị nên chƣa đầy đủ cho việc quản lý của ban Lãnh đạo Cục.
Thời gian lập báo cáo tài chính còn chậm so với quy định do khối lƣợng công việc quá nhiều, chấp hành báo cáo chƣa tốt. Việc phân tích báo cáo tài chính và công khai tài chính còn chƣa thật sự đƣợc chú trọng nên hiệu quả của số liệu cung cấp chƣa cao, do đó thông tin cung cấp cho việc quản lý điều hành chƣa đầy đủ, chƣa kịp thời và chƣa chính xác.
Hệ thống báo cáo tài chính chỉ mới đƣợc quan tâm ở mặt số lƣợng chứ chƣa quan tâm và phân tích ở mặt chất lƣợng. Đồng thời Cục QLTT cũng chƣa xây dựng đƣợc báo cáo tài chính quản trị để cung cấp cho việc quản lý.
81
2.3.2.3. Về công tác tổ chức kiểm tra kế toán
Bộ Tài chính đã có Quyết định 67/2004/QĐ-BTC, ngày 13 tháng 8 năm 2004 về việc bàn hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN” nhƣng trên thực tế tại Cục QLTT công tác tự kiểm tra theo quy chế chƣa thực sự đƣợc quan tâm thực hiện. Lãnh đạo Cục, Kế toán trƣởng chƣa xác định đƣợc tầm quan trọng, quy trình và cách tiến hành của công tác kiểm tra.
Hầu hết các cơ quan hành chính đều không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng do Kế toán trƣởng trực tiếp đảm nhiệm kiểm tra chung. Thực tế việc kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ kế toán thƣờng chỉ đƣợc thực hiện cuối quý, cuối năm trƣớc khi lập các báo cáo tài chính.
Công tác kiểm tra, tự kiểm tra tài chính chƣa phát huy đƣợc vai trò, khả năng kiểm tra, kiểm soát còn nhiều hạn chế, mức độ quan tâm của cấp quản lý chƣa sâu sát. Do đó, nội dung báo cáo tự kiểm tra tài chính, kế toán chƣa thật sự đóng góp cho Cục QLTT về công tác quản lý và minh bạch báo cáo tài chính, quyết toán.
Đối với việc công khai báo cáo tài chính: Việc thực hiện công tác công khai tài chính mới chỉ mang tính hình thức, thể lệ. Nguyên nhân do chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng, tính dân chủ và tính minh bạch công khai tài chính theo quy định của Kế toán trƣởng và Lãnh đạo Cục chƣa có biện pháp kiểm tra và chế tài xử lý những đơn vị trực thuộc chƣa thực hiện công khai báo cáo tài chính theo quy định.