7. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Cục QLTT tỉnh
2.2.3.1. Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đƣợc sử dụng trong Cục QLTT tỉnh Bình Định đƣợc căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán đƣợc ban hành của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC, ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về việc Hƣớng dẫn Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Căn cứ vào hoạt động của Cục QLTT các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán trƣởng lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động, tiền lƣơng, chỉ tiêu vật tƣ, tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ. Đồng thời Kế toán trƣởng cũng là ngƣời trực tiếp luân chuyển đối với các loại chứng từ trong Cục QLTT, các loại chứng từ sẽ đƣợc xác định cụ thể cho từng loại chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ ở Cục QLTT tỉnh Bình Định đƣợc tiến hành qua 06 bƣớc (Sơ đồ 2.4)
Sơ đồ 2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
- Lập chứng từ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ Cục QLTT đã thực hiện đúng theo quy định tại Điều 19 của Luật kế toán số 03/2003/QH11. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu bắt buộc) và biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu hƣớng dẫn) theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC, ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính.
Căn cứ vào thực tế nghiệp vụ phát sinh, Kế toán trƣởng xem xét sử dụng các loại chứng từ nhƣ phiếu thu, phiếu chi, giấy rút sự toán ngân sách, ... cho phù hợp. Các thông tin trên chứng từ nhƣ trên, ngày tháng, số thứ tự, tên
67
địa chỉ cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế, số lƣợng và giá trị, chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm đã đƣợc Kế toán trƣởng phản ánh đầy đủ. Trên thực tế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán trƣởng theo chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm hƣớng dẫn ngƣời thanh toán lập chứng từ và vận dụng chứng từ cho phù hợp, đúng quy định đồng thời phổ biến đến các phòng, các Đội của Cục biết để làm thủ tục thanh toán.
Đối với các khoản chi tạm ứng, đơn vị sử dụng mẫu Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu C42-HD). Tuy nhiên, trong thực tế áp dụng rất khó quản lý việc dƣ nợ tạm ứng của cá nhân hoặc tập thể tính đến thời điểm tạm ứng, khi các cá nhân tạm ứng với lý do tạm ứng này nhƣng chƣa kịp thanh toán hoàn ứng thì lại tiếp tục tạm ứng với lý do khác, do đó dẫn đến số dƣ tạm ứng cuối kỳ của một cá nhân rất lớn, việc đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng rất khó khăn.
- Kiểm tra, ký chứng từ hoặc trình Lãnh đạo duyệt chứng từ theo quy định Công tác kiểm tra tại Cục QLTT đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, phát hiệp kịp thời những chứng từ lập không đúng thủ tục, thiếu sót về nội dung và con số phản ánh không rõ ràng chính xác. Cục QLTT tỉnh Bình Định thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán hai lần trong mét chu trình luân chuyển:
Kiểm tra lần đầu nhằm đảm bảo tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán và tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ. Trên thực tế khâu kiểm tra này rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp bởi kiểm tra ngày sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Kiểm tra lần sau nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán đồng thời cũng kiểm tra lại việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khâu khiểm tra này thƣờng đƣợc thực hiện khi việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc hoàn thành nên thƣờng bị mất tính thời sự và các giải pháp khắc phục thƣờng bị động.
68
Theo quy định hiện nay, mọi chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ các chữ ký theo các chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Cục QLTT đã tiến hành việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, kế toán trƣởng, Thủ trƣởng đơn vị (và ngƣời đƣợc ủy quyền). Do đó, khi thực hiện kiểm tra, Cục QLTT đã chú trọng hơn đến việc kiểm tra tính đầy đủ các chữ ký của những ngƣời liên quan trên chứng từ kế toán khắc phục tình trạng trƣớc đây chứng từ thƣờng bị thiếu chữ ký.
- Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liên quan đã đƣợc các phòng, ban, Đội chuyển đến thanh toán, Kế toán trƣởng thực hiện kiểm tra, tiến hành phân loại và ghi chép vào sổ sách kế toán chi tiết, phân loại, định khoản và cập nhật vào chƣơng trình kế toán.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đƣa vào bảo quản, lƣu trữ có liên quan đến các phòng, ban trong Cục. Do đó, cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong Cục QLTT phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau, nhằm giúp cho các phòng chức năng có liên quan đối chiếu, kiểm tra chứng từ và ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ đã đƣợc phân công.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ thu bằng tiền mặt (Phụ lục 2.3) + Quy trình luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt (Phụ lục 2.4)
+ Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản (Phụ lục 2.5)
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Các chứng từ phát sinh hàng tháng sau khi đã đƣợc ghi số thì đƣợc đóng thành tập và ghi rõ bên ngoài tập chứng từ: Loại chứng từ, thời gian, số hiệu chứng từ, sau đó đƣợc đóng thành tệp/thùng lƣu trữ.
69
Các chứng từ kế toán đƣợc lƣu giữ tại các đơn vị nhằm phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ đƣợc chuyển sang lƣu trữ theo quy định, chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ lƣu trữ 20 năm, chứng từ không trực tiếp ghi sổ và lƣu trữ 10 năm.
Tuy nhiên, do còn khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, vận chuyển và lƣu trữ chứng từ chƣa đúng quy định, sau khi đã kết thúc quyết toán gần một năm mà chứng từ vẫn chƣa đƣợc đƣa vào kho lƣu trữ mà đƣợc lƣu tại các đơn vị hoặc lƣu trữ chung kho với các chứng từ khác nên dễ thất lạc. Việc lƣu trữ chƣa thật sự đƣợc chú trọng, chứng từ để chƣa ngăn nắp, không sắp xếp khoa học khiến việc tìm kiếm, tra cứu tốn thời gian.
2.2.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng tại đơn vị dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, thực tế thực hiện có điều chỉnh bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin của đơn vị.
Cục QLTT mở sổ kế toán hạch toán theo dõi chi tiết các khoản thu của đơn vị cũng nhƣ theo dõi các khoản chi theo từng nguồn kinh phí và theo Mục lục ngân sách để đảm bảo việc quản lý đƣợc các khoản thu phát sinh trong Cục, thực hiện các khoản chi hoạt động thống nhất với dự toán đã đƣợc duyệt và thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và các báo cáo kế toán. Riêng với TK 511 “Thu hoạt hoạt động”, TK 611 “Chi hoạt động” Cục QLTT mở các nhóm TK chi tiết tƣơng ứng với các nguồn kinh phí mà đơn vị hiện có nhằm mục đích quản lý chặt chẽ các hoạt động thu chi cả từng nguồn kinh phí.
Khi Cục QLTT nhận đƣợc quyết định giao dự toán của Tổng cục QLTT chi hoạt động của năm, Kế toán trƣởng Cục sẽ ghi thẳng vào TK ngoài
70
bảng: Nợ TK 008 “Dự toán chi hoạt động”. Khi Cục QLTT thực hiện rút dự toán để sử dụng thì căn cứ vào giấy rút dự toán chi thƣờng xuyên hoặc dự toán chi không thƣờng xuyên và một số chứng từ liên quan và ghi bên Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” và hạch toán vào TK 511 “Nguồn kinh phí hoạt động”. Tài khoản 511 “Nguồn kinh phí hoạt động” sẽ bao gồm các nguồn kinh phí nhƣ: Nguồn NSNN cấp, một số các khoản thu khác theo quy định phải ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động của Cục QLTT.
Về chứng từ kế toán: Bảng thanh toán tiền lƣơng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng kê đề nghị thanh toán, Phiếu chi, ...về tài khoản kế toán: Cục QLTT vận dụng tài khoản cấp 1, 2, 3 theo quy định để hạch toán chi hoạt động.
2.2.3.3. Vận dụng sổ kế toán
Cục QLTT sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Hiện nay, Cục QLTT áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của đơn vị. Các mẫu sổ kế toán có thể không giống hoàn toàn với các sổ kế toán ghi tay nhƣng vẫn đảm bảo các nội dung quy định.
Cục QLTT đang sử dụng chƣơng trình phần mềm kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có tên “MISA Mimosa.Net” do Công ty Misa cung cấp.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, Kế toán trƣởng nhập số liệu vào máy tính, chƣơng trình phần mềm sẽ tự kết suất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thƣờng đƣợc mở theo chế độ kế toán quy định nhƣ Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gủi Ngân hàng, Kho bạc, công cụ, dụng cụ; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phí, sổ chi tiết các khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt động.
71
Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, sổ kế toán, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và đóng thành quyển, sau đó làm thủ tục pháp lý nhƣ sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2.3.4. Ứng dụng thông tin trong công tác kế toán
Hiện nay, Cục QLTT đã ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong Cục. Phần mềm kế toán đã giải quyết tốt các khâu của công tác kế toán, từ lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý nghiệp vụ và đƣa ra các báo cáo tài chính, nhƣng chỉ mới thực hiện đƣợc từng phần riêng lẻ nhƣ quản lý tài chính kế toán (phần mềm kế toán HCSN), phần mền kế toán tổng hợp.
Ngoài ƣu điểm giảm thiểu chi phí nhân công, tăng năng suất lao động, cập nhật thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác, phần mềm kế toán có các phần hành riêng lẻ, độc lập, do đó chƣa đạt hiệu quả trong quản lý toàn bộ hoạt động của Cục QLTT. Các phần mềm kế toán tiền lƣơng, kế toán TSCĐ, kế toán thanh toán còn riêng lẻ, độc lập, chƣa tích hợp với phần mềm kế toán tổng hợp, do đó công tác điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Cục QLTT thực sự khó khăn và hiệu quả.
2.2.3.5. Công tác lập báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách tại Cục QLTT Bình Định
a. Công tác lập báo cáo tài chính
(1)Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính
Hiện nay, đơn vị vận dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định chung của Bộ Tài chính đƣợc ban hành tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính. Ngoài hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc trên, hệ thống báo cáo của đơn vị còn có các báo cáo mang tính chất quản trị phục vụ cho lãnh đạo và các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý của đơn vị, phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát.
72
hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN; tình hình thu, chi của Cục QLTT trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của Cục, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nƣớc, Lãnh đạo Cục QLTT kiểm tra, giám sát, điều hành hoạt động thu, chi tài chính của Cục.
(2)Thuyết minh báo cáo tài chính
Thuyết minh báo cáo tài chính là rất quan trọng trong công tác kế toán tài chính của Cục, công tác này là phản ánh toàn bộ tình hình sử dụng kinh phí NSNN cấp và dự đoán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính trong tƣơng lai phục vụ nhu cầu quản lý của đơn vị, từ đó đƣa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Qua việc thuyết minh báo cáo tài chính sẽ đƣa ra các giải pháp tiết kiệm chi và nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí, trang thiết bị cơ sở vật chất của đơn vị.
Tuy nhiên, Cục QLTT vẫn chƣa thật sự chú trọng đến việc lập “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” do đó dẫn đến lúng túng trong việc quản lý điều hành công tác tài chính của đơn vị. Các chỉ tiêu nêu trong bản thuyết minh báo cáo tài chính mang tính chung chung, hình thức. Các chỉ tiêu nhƣ: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán, tình hình sử dụng tài sản, chấp hành các mức chi tiêu, chính sách, chế độ quy định, chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp, tiết kiệm chi, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí.
(3)Công khai báo cáo tài chính
Tại các buổi giao ban của Cục, Hội nghị CBCC mỗi năm, Cục QLTT thực hiện công tác công khai tài chính với mẫu biểu theo quy định theo thông tƣ số 61/2017/TT-BTC, ngày 15 tháng 6 năm 2017 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức đƣợc ngân sách nhà nƣớc hỗ trợ.
73
khai dự toán thu - chi NSNN, kể cả phần điều chỉnh giảm hoặc bổ sung (nếu có) đã đƣợc cấp có thẩm quyền giao và nguồn kinh phái khác.
Đối với quyết toán NSNN, đơn vị đã công bố công khai quyết toán tình hình sử dụng kinh phí NSNN, kinh phí khác đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tuy nhiên việc thực hiện công khai tài chính còn nặng tính hình thức,
chƣa thật sự mang lại hiệu quả thiết thực, các chỉ tiêu, số liệu công khai còn chung chung, chƣa cụ thể đến từng hoạt động.
b. Công tác quyết toán Ngân sách
Cục QLTT là đơn vị dự toán cấp II có trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán, Tổng cục QLTT trực tiếp xét duyệt quyết toán.
Báo cáo vào báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tổng hợp quyết toán, căn cứ vào hồ sơ tổng hợp quyết toán của Cục QLTT trình, Tổng cục QLTT sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và khớp đúng giữa các số liệu. Số liệu trên sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán phải khớp đúng với chứng từ và số liệu của KBNN về số tiền thực rút trong năm, đồng thời phải đúng cả về chi tiết chƣơng, loại, khoản, mục theo mục lục ngân sách.
Qua thực tế kiểm tra công tác quyết toán ngân sách của Cục QLTT đã đƣợc coi trọng, hệ thống biểu mẫu sổ sách, chứng từ chi tiêu của đơn vị tuân thủ đúng quy định, các bút toán đã đƣợc hạch toán đầy đủ và đúng chế độ. Tuy nhiên công tác quyết toán ngân sách của Cục QLTT vẫn còn những mặt hạn chế: Đơn vị chƣa nâng cao ý thức quản lý sử dụng vốn tiết kiệm, có hiệu quả, việc chấp hành cơ chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu NSNN còn phát