7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát. Một hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả là phải đảm bảo được chất lượng thông tin và truyền đạt nó từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các phòng ban với nhau được thông suốt và kịp thời. Khi hệ thống này hoạt động hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý cập nhật các sự kiện xảy ra để có biện pháp giải quyết kịp thời. Đồng thời có những chính sách phù hợp với từng thời kỳ, từng hoạt động. Ngoài ra, nó còn giúp nhân viên hiểu rõ các quy định của bản thân ngân hàng và văn bản pháp luật khác của Nhà nước.
Hệ thống kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống thông tin của NHTM, góp phần kiểm soát rủi ro tín dụng vì kế toán là công cụ ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất các nghiệp vụ tín dụng. Thông tin do kế toán cung cấp đáp ứng yêu cầu công tác thanh tra, kiểm soát và điều chỉnh mọi hoạt động trong ngân hàng nhằm đảm bảo báo cáo tài chính đáng tín cậy, sự phát triển ổn định, an toàn trong hệ thống và cả nền kinh tế.
Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin đối với quản lý và kinh doanh, SeABank đã đầu tư rất lớn vào hệ thống thông tin và truyền thông, giúp cho việc đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của ngân hàng, khách hàng… SeABank đã trang bị phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh tương đối hiện đại, vừa giúp cho việc phục vụ khách hàng được chu đáo, vừa đảm bảo ở Hội sở có thể quản lý thông tin về khách hàng của từng chi nhánh, và
giữa các chi nhánh, đơn vị trong hệ thống của ngân hàng có thể khai thác thông tin, chia xẻ cơ sở dữ liệu cho nhau. Mặc khác, với phần mềm này có thể đảm bảo tính bảo mật thông tin trong toàn ngân hàng. Tuy nhiên, vấn đề thông tin và truyền thông có một số điểm hạn chế sau:
+ Do hệ thống thông tin chủ yếu được truyền qua mạng nên khi mạng bị sự cố dẫn đến công việc bị ùn tắc, nhân viên phải tăng ca để nhập dữ liệu (chủ yếu rơi vào cuối năm).
+ Ngân hàng chưa có hệ thống phân tích tín dụng để cung cấp thông tin cho nhà quản lý để đánh giá hiệu quả, rủi ro của hoạt động cho vay, mà những thông tin này do nhân viên tín dụng tự soạn thảo và báo cáo.
+ Sự truyền đạt thông tin trong chi nhánh chưa mang lại hiệu quả cao. Mỗi khi có sự thay đổi chính sách hoạt động của ngân hàng hoặc từ NHNN, các văn bản hướng dẫn chưa cập nhật một cách đầy đủ và kịp thời. Kết quả hoạt động của ngân hàng đôi khi cũng chưa được báo cáo kịp thời cho ban lãnh đạo nên có nhiều trường hợp đã xảy ra hậu quả nặng nề rồi nhà quản lý mới biết đến và tiến hành xử lý. Giữa các bộ phận, phòng ban trong ngân hàng chưa có sự kết nối chặt chẽ nên chưa có sự hỗ trợ cho nhau trong một số trường hợp.
+ Đã thiết lập kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo các hành vi bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng. Mục đích là giúp chi nhánh nắm bắt kịp thời những phản hồi của các nhân viên về những hành vi sai trái và phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ để ngân hàng có những điều chỉnh kịp thời. Tuy nhiên, kênh thông tin này đôi khi chỉ là hình thức chứ chưa thực sự hiệu quả vì các nhân viên thường bao che nhau khi có sai phạm hoặc những phản hồi này không đến được nhà quản lý và nhiều khách hàng vẫn chưa thực sự quan tâm đến nó.
tích cẩn thận vì việc thu thập các thông tin để kiểm chứng những thông tin đó gặp nhiều khó khăn, đồng thời khối lượng hồ sơ tín dụng nhiều nên đôi khi các báo cáo do cán bộ tín dụng lập không được soát xét lại. Điều này sẽ dễ dẫn đến những gian lận, nhầm lẫn xảy ra nhưng không được kiểm soát và xử lý kịp thời.
+ Kênh thông tin bên ngoài cũng chưa được ngân hàng cập nhật thường xuyên. Có nhiều biến động trong môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng như: sự thay đổi về chính sách của Nhà nước, khủng hoảng, chiến lược của đối thủ cạnh tranh,... chưa được phân tích kịp thời nên những thông tin mà ngân hàng thu thập được dễ bị lạc hậu dẫn đến quyết định cho vay sai lầm. Ngoài ra, ngân hàng chưa xây dựng được hệ thống thông tin đầy đủ và đảm bảo độ chính xác cao để có thể đưa ra cảnh báo đối với những rủi ro mà ngân hàng có thể gặp phải.