7. Kết cấu của luận văn
3.2.2 Hoàn thiện xâydựng định mức và dự toán chiphí sảnxuất
Thực tế cho thấy, tại Công ty TNHH Thiên Nam chưa xây dựng hệ thống định mức và dự toán đầy đủ. Tại doanh nghiệp có rất nhiều chi phí phát sinh gây khó khăn trong công tác kiểm soát như: kiểm soát giá nguyên liệu đầu vào, chi phí phụ tùng thay thế, …Việc lập định mức làm căn cứ lập dự toán trong doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở bộ phận kỹ thuật. Bộ phận này có bóc tách các chi tiết để làm nên một sản phẩm hoàn thành, nhưng đây chỉ là tài liệu nội bộ không công khai cho toàn doanh nghiệp. Trong định mức chi phí chủ yếu do liên quan đến số lượng, chủng loại mà chưa có giá thành đính kèm.
Mặc dù công ty đã xây dựng một hệ thống định mức nhưng định mức này không tách được phần chi phí cố định và chi phí biến đổi. Vì vậy, khi xây dựng định mức chi phí không chỉ căn cứ vào định mức có từ trước mà nên căn cứ vào kế hoạch về khối lượng sản phẩm sản xuất để xây dựng cho phù hợp.
Về lập dự toán chi phí sản xuất: Việc xây dựng dự toán chi phí sản xuất giúp nhà quản trị có được bản kế hoạch chi tiết chi phí sản xuất, cung cấp toàn bộ thông tin về kế hoạch kinh doanh để nhà quản trị doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp phù hợp để thực hiện những dự định trong tương lai. Khâu lập dự toán chi phí sản xuất rất quan trọng, nếu lập định mức thì dự toán sẽ chính xác, giúp nhà quản trị kiểm soát và tiết kiệm chi phí. Thông qua việc kiểm tra và giám sát chi phí ở từng bộ phận, so sánh số dự toán và thực tế để tìm ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó, khắc phục những tồn tại này. Cụ thể quy trình lập dự toán như sau:
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Để xây dựng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể sử dụng công thức:
Dự toán chi phí NVLTT =
Số lượng SPSX x
Số lượng NVL tiêu hao tính cho 1 đơn vị SP x
Đơn giá NVL xuất dùng Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp là dự kiến tổng thời gian cần thiết để sản xuất hoàn thành sản phẩm và đơn giá giờ công. Dự toán chi phí NCTT = Số lượng SPSX x Định mức thời gian SX hoàn thành 1 SP x
Đơn giá giờ công
Dự toán chi phí sản xuất chung: Chi phí SXC gồm nhiều khoản chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. Khi lập dự toán cần tính riêng định phí, biến phí, sau đó, tổng hợp lại.Doanh nghiệp có thể lập dự toán chi phí SXC theo công thức sau:
Dự toán tổng chi phí
SXC =
Tổng thời gian lao động trực tiếp x
Đơn giá chi phí SXC
Do định phí SXC thường không thay đổi. Doanh nghiệp chỉ cần lập dự toán cho biến phí sản xuất chung, sau đó, tổng hợp ta được dự toán chi phí SXC.
Có thể khái quát trình tự lập dự toán linh hoạt như sau: Bước 1: Xác định phạm vi cho sản phẩm lập dự toán Bước 2: Phân loại chi phí thành biến phí, định phí Bước 3: Xác định biến phí trong dự toán
Biến phí đơn vị kế hoạch = =
Tổng biến phí kế hoạch Tổng mức hoạt động kế hoạch Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt
SX dự toán = đơn vị x sản xuất + dự toán
3.2.3 Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Hiện nay, những doanh nghiệp sản xuất đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng trên một thị trường với xu hướng toàn cầu.Để thành công trong môi trường mới này, họ phải thích ứng nhanh và sản xuất ra những sản phẩm với chi phí thấp đồng thời phải có chất lượng.Để ra được những quyết định chính xác, những nhà quản lý phải có những thông tin về chi phí đầy đủ, chính xác và được cập nhật. Hệ thống tính chi phí truyền thống dựa vào việc phân bổ chi phí theo sản lượng đã mất đi sự chính xác khi mà lao động trực tiếp không còn chiếm một tỉ trọng đáng kể như trước nữa. Những hệ thống tính chi phí truyền thống có xu hướng làm cho việc tính toán chi phí sản phẩm không được chính xác và dẫn đến những quyết định chiến lược không phù hợp. Công ty TNHH Thiên Nam tập hợp và tính toán chi phí theo phương pháp truyền thống, tính giá thành theo phương pháp trực tiếp cho từng đơn hàng.
Tác giả đề xuất doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp tính chi phí theo hoạt động (Phương pháp ABC - Activities Based Costing). Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp này sẽ có nhiều ưu điểm hơn phương pháp truyền thống.
Theo mô hình này, các chi phí sản xuất sắp xếp chặt chẽ hơn các hoạt động liên quan đến sản xuất sản phẩm.Điều này đòi hỏi từ bỏ việc phân chi chi phí truyền thống thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ thay vào đó là tìm kiếm những mối liên quan trực tiếp giữa hoạt động, chi phí và sản phẩm.Điều này có nghĩa là chi phí sản xuất sản phẩm bao gồm cả chi phí sản xuất tại phân xưởng và chi phí ngoài sản xuất.Nó còn có nghĩa là một số chi phí sản xuất sẽ không được tính vào chi phí sản xuất sản phẩm.Đây là điểm khác biệt so với phương pháp truyền thống.Lợi ích khác từ phương pháp ABC
là một sản phẩm chỉ chịu chi phí tương ứng với công suất sử dụng.Công suất nhàn rỗi sẽ không được tính vào sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo quan điểm truyền thống, chi phí liên quan đến công suất nhàn rỗi sẽ được tính vào giá thành sản phẩm, do đó làm sai lệch thông tin liên quan đến chi phí của sản phẩm. Điều này sẽ hạn chế khả năng của nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định chính xác và tốt nhất cho việc định giá sản phẩm và đưa ra mức sản xuất đạt được mục tiêu mong muốn.
3.2.4 Hoàn thiện phân tích biến động chi phí sản xuất
- Hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu:
Đặc trưng nguyên liệu là mua gỗ tròn nhập khẩu, gỗ xẻ nhập khẩu (nhiều cỡ loại) và dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm có kích cỡ và kiểu dáng khác nhau. Cùng quy trình công nghệ sản xuất nhưng có thể có những yêu cầu về chất lượng sản phẩm khác nhau do các đơn đặt hàng khác nhau. Điều này cho thấy tính phức tạp của chi phí sản xuất trong ngành chế biến lâm sản và việc xác định chi phí cho từng loại sản phẩm cuối cùng là khó đảm bảo tính chính xác.Định mức nguyên liệu đầu vào chịu ảnh hưởng rất lớn của chất lượng nguyên liệu, nếu nguyên liệu đúng kích cỡ, chất lượng thì định mức tiêu hao sẽ giảm và ngược lại. Do vậy, cán bộ thu mua nguyên liệu cần thiết phải có kinh nghiệm trong việc kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, nhằm hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp không những là định mức lượng tiêu hao ảnh hưởng mà nhiều khi còn ảnh hưởng đến việc tiêu thụ sản phẩm đầu ra. Bên cạnh đó, xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu và thường xuyên hoàn chỉnh định mức nguyên liệu. Việc hạch toán riêng được chi phí nguyên liệu đầu vào cho doanh nghiệp chế biến lâm sản là điều mà các nhà quản lý đều mong muốn. Tuy nhiên, do đặc điểm nguyên liệu đầu vào dùng chung cho sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhiều quy cách khác nhau nên việc hạch
toán riêng là điều khó thực hiện. Để làm được vấn đề này, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu cho từng sản phẩm sản xuất.Việc xâydựng định mức có thể được thực hiện thông qua phương pháp lịch sử, phương pháp kỹ thuật hoặc kết hợp.Vì nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành (từ 55% - 65%), nên công ty chỉ nên tập trung phân tích biến động của chi phí nguyên vật liệu chính (Bảng 3.2) để tìm ra nguyên nhân dẫn đến chênh lệch chi phí nguyên vật liệu giữa dự toán và thực tế, từ đó, tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn chế những biến động phát sinh làm ảnh hưởng đến chi phí sản xuất.
- Hoàn thiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
Tại Công ty TNHH Thiên Nam, việc tính lương cho lực lượng lao động trực tiếp theo lương sản phẩm. Hình thức tiền lương này tạo sự kích thích cao đối với người lao động, động viên mạnh mẽ họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo số lượng, chất lượng lao động gắn với thu nhập về tiền lương với kết quả sản xuất của mỗi công nhândo đó kích thích công nhân nâng cao năng suất lao động.Khuyến khích công nhân ra sức học tập văn hoá kỹ thuật nghiệp vụ, ra sức phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật cải tiến phương pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động, góp phần thúc đẩy cải tiến quản lý doanh nghiệp nhất là công tác lao động và thực hiện tốt công tác kế hoạch cụ thể.Khi doanh nghiệp bố trí lao động chưa hợp lý, việc cung ứng vật tư không kịp thời sẽ tác động trực tiếp đến kết quả lao động như năng suất lao động thấp kém dẫn đến thu nhập của người lao động giảm. Do quyền lợi thiết thực bị ảnh hưởng mà người công nhân sẽ kiến nghị, đề nghị bộ máy quản lý cải tiến lại những bất hợp lý hoặc tự họ tìm ra biện pháp để giải quyết.
Tuy nhiên tiền lương trả theo sản phẩm có thể không khuyến khích việc tiết kiệm nguyên vật liệu, bảo vệ máy móc thiết bị và có thể làm giảm tính tập thể giữa các nhân viên, hay có tình trạng dấu nghề, dấu kinh nghiệm.
Để phát huy đầy đủ tác dụng của công tác trả lương theo sản phẩm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao Công ty phải có những điều kiện cơ bản sau đây:Phải xây dựng được định mức lao động có căn cứ khoa học. Điều này tạo điều kiện để tính toán đơn giá tiền lương chính xác; Tổ chức sản xuất và tổ chức lao động phải tương đối hợp lý và ổn định. Đồng thời tổ chức phục vụ tốt lối làm việc để tạo điều kiện cho người lao động trong ca làm việc đạt hiệu quả kinh tế cao; Thực hiện tốt công tác thống kê, kiểm tra nghiệm thu sản phẩm xuất ra để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh làm bừa, làm ẩu, chạy theo số lượng; Bố trí công nhân vào những công việc phù hợp với bậc thợ của họ.
Bên cạnh đó, tại công ty nhân công trực tiếp khi vào làm tại phân xưởng sản xuất chỉ chấm công, công ty sẽ không thể quản lý thời gian lao động, năng suất lao động tại từng bộ phận. Công ty nên cấp cho công nhân mã thẻ tương ứng với từng bộ phận sản xuất và sẽ quét mã thẻ khi nhân công vào quy trình sản xuất nhằm cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng thời gian lao động để phục vụ tốt hơn trong việc tính lương.Tại công ty, nên lập bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp (Bảng 3.3) để xem xét tình hình biến động chi phí này và tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn chế những biến động phát sinh làm ảnh hưởng đến chi phí sản xuất.
Sau khi lập bảng phân tích, nhân viên làm công tác kế toán quản trị tại công ty sẽ thực hiện phân tích ảnh hưởng của các nhân tố về lượng và đơn giá ngày công đến sự viến động chi phí NCTT, xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp kiểm soát chi phí nhân công phù hợp.
Bảng 3.2: Báo cáo phân tích chi phí nguyên vật liệu chính Đơn hàng 138/2018 Tên vật liệu Dự toán Thực tế Chênh lệch Lý do Lượng định mức Đơn giá định mức Thành tiền Lượng thực tế Đơn giá thực tế Chi phí thực
tế Lượng Giá Thành tiền
Gỗ Teak Brazil 548 3.150.000 1.726.351.720 544 3.012.868 1.639.000.000 4 137.132 87.351.720 Gỗ Dillenia 1.804 2.916.701 5.261.728.191 1.799 2.940.019 5.289.093.871 5 (23.318) (27.365.680) Gỗ Săng đào 2.167 3.518.760 7.625.152.181 2.163 3.467.833 7.500.922.661 4 50.927 124.229.520 Gỗ ván dăm 1.620 2.879.659 4.665.048.192 1.617 2.945.073 4.762.182.910 3 (65.414) (97.134.718)
Bảng 3.3: Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp TT Tên sản phẩm Dự toán Thực tế Chênh lệch Lý do SP HT Đơn giá định mức Chi phí NC định mức SP HT Đơn giá
NCTT Chi phí NC TT SPHT Đơn giá Số tiền
1 Ghế Shella Sofa 100 1.558.570 155.857.000 100 1.846.050 184.605.000 0 (287.480) (28.748.000) 2 Ghế Shella Arm 900 1.228.494 1.105.644.900 900 1.106.202 995.581.900 0 122.292 110.063.000 3 Ghế Love hai mặt bàn 1.140 1.488.126 1.696.464.180 1.140 1.508.938 1.720.189.190 0 (20.811) (23.725.010) 4 Ghế bench 3 810 1.028.325 832.943.271 810 998.660 808.914.310 0 29.665 24.028.961 Cộng 3.790.909.351 3.709.290.400 81.618.951
- Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung tại công ty phát sinh tại phân xưởng sản xuất gồm: chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí CCDC phân bổ, chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí khác bằng tiền, … Trên thực tế, việc trích thừa hoặc thiếu số khấu hao TSCĐ còn diễn ra tại công ty do phòng kế toán chưa cập nhật những thay đổi về chế độ trích khấu hao và phân bổ chi phí CCDC. Việc phân bổ toàn bộ chi phí chung theo một tiêu thức phân bổ cố định như vậy không phù hợp bởi chi phí chung bao gồm nhiều khoản mục có bản chất khác nhau vào quá trình sản xuất khiến cho giá thành thực tế của sản phẩm bị phản ánh không chính xác dẫn đến các quyết định kinh tế của doanh nghiệp bị sai lệch. Chi phí nhân viên phân xưởng ngoài giờ do bộ phận làm ngoài giờ chấm, cần có sự giám sát của bảo vệ cơ quan về mặt thời gian để đảm bảo việc thanh toán tiền ngoài giờ cho nhân viên phân xưởng đúng và đủ. Vì vậy, việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung là cần thiết để nhà quản trị tìm ra các nguyên nhân khách quan hay chủ quan trong sự biến động này và tìm ra nguyên nhân cũng như biện pháp kiểm soát chi phí sản xuất chung.
Bảng 3.4: Bảng phân tích biến động chi phí sản xuất chung Đơn hàng 138/2018
TT Khoản mục chi phí phát
sinh Dự toán Thực tế Chênh lệch
Mức Tỷ lệ (%) I Biến phí sản xuất chung 1.078.897.114 940.591.752 138.305.362 0,87%
1 Chi phí vật liệu 526.178.102 402.161.728 124.016.374 0,76% 2 Chi phí khác bằng tiền 552.719.012 538.430.024 14.288.988 0,94% II Định phí sản xuất chung 3.024.774.694 3.050.506.316 (25.731.622) 1% 1 Chi phí CCDC 95.000.000 90.182.715 4.817.285 0,94% 2 Khấu hao TSCĐ 2.562.781.920 2.553.671.820 9.110.100 0,98% 3 Lương NVPX 98.126.000 91.390.000 6.736.000 0,93% Chi phí khác bằng tiền 268.866.774 315.261.781 (46.395.007) 1,1% Cộng 4.103.671.808 3.991.098.068 112.573.740 0,97%
3.2.5 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất
Tại Công ty TNHH Thiên Nam mới chỉ lập một số báo cáo mang tính chất liệt kê để kiểm soát chi phí một cách đơn giản, còn phần lớn là các báo cáo tài chính phục vụ cho kế toán tài chính. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị hầu như chưa được chú trọng nên đã làm hạn chế quá trình ra quyết định của nhà quản trị. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất để kiểm soát chi phí sản xuất là việc làm hết sức cần thiết và mang ý nghĩa thực tế. Việc hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty có thể thông qua một số báo cáo sau:
Báo cáo phục vụ cho quá trình kiểm tra, đánh giá: Báo cáo này được lập với mục đích kiểm soát tình hình thực hiện dự toán chi phí thông qua việc phân tích những chênh lệch giữa chi phí thực tế với chi phí định mức, từ đó, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ đánh giá sự tiết kiệm hay lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh để đề ra các biện pháp khuyến khích tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty.Công ty có thể lập các báo cáo kiểm soát chi phí theo mẫu sau:
Bảng 3.5: Báo cáo chi phí
A. Phần chi tiết chi phí dự toán
Loại chi phí Đơn hàng 138/2018 Đơn hàng 140/2018
Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch
1. Chi phí vật liệu 21.521.986.928 21.411.050.690 110.936.238 15.627.182.910 15.342.516.820 284.666.090 2. Chi phí nhân
công 3.790.909.351 3.709.290.400 81.618.951 2.009.128.190 2.180.500.000 (171.371.810)
Cộng 25.312.896.279 25.120.341.090 192.555.189 17.636.311.100 17.523.016.820 113.294.280
B.Chi phí dự toán chung
Loại chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch
Chi phí chung 7.013.872.837 6.882.127.248 131.745.589
Đơn hàng 138/2018 4.103.671.808 3.991.098.068 112.573.740 Đơn hàng 140/2018 2.910.201.029 2.891.029.180 19.171.849
Bảng 3.6: Báo cáo chi phí sản xuất
Đơn hàng 138/2018
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Mức độ ảnh hưởng
Do giá Do lượng 1. Biến phí 26.391.793.393 26.060.932.842 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 21.521.986.928 21.411.050.690 x x Chi phí nhân công trực tiếp 3.790.909.351 3.709.290.400 x x Biến phí sản xuất chung 1.078.897.114 940.591.752 2. Định phí sản xuất chung 3.024.774.694 3.050.506.316 Tổng cộng 29.416.568.087 29.111.439.158
Bảng 3.7: Báo cáo giá thành toàn công ty Năm 2018 Tên đơn hàng/ hợp đồng Tổng giá thành Dự toán Thực tế Chênh lệch Đơn hàng 138/2018 29.416.568.087 29.111.439.158 305.128.929 + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 21.521.986.928 21.411.050.690 110.936.238 + Chi phí nhân công trực tiếp 3.790.909.351 3.709.290.400 81.618.951 + Chi phí sản xuất chung 4.103.671.808 3.991.098.068 112.573.740 Đơn hàng 140/2018 20.546.512.129 20.414.046.000 132.466.129 + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 15.627.182.910 15.342.516.820 284.666.090