7. Những đóng góp của đề tài
2.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
2.2.1. Phân cấp quản lý
Phân cấp quản lý là việc người quản lý giao quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong quá trình hoạt động của đơn vị và cấp quản lý thấp hơn đó chỉ được ra quyết định trong phạm vi của mình. Tùy theo quy mô của đơn vị mà mức độ phân chia có thể khác nhau từ một cấp đến nhiều cấp và phạm vi quyết định rộng hay hẹp.
2.2.1.1. Nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung hay phân quyền trong một đơn vị
- Yếu tố bên trong đơn vị:
+ Các chính sách và chế độ chính trị nếu được thống nhất sẽ giúp so sánh được tính hiệu quả của từng bộ phận trong một đơn vị. Căn cứ vào điều này, một đơn vị sẽ quyết định việc phân quyền hay tập trung.
+ Yếu tố văn hóa của một đơn vị: Đây là yếu tố quan trọng trong việc ra quyết định một đơn vị có nên tập trung quyền lực hay không vì thái độ và ý thức của nhân viên sẽ giúp việc tham gia vào các hoạt động trong đơn vị có hiệu quả hơn.
+ Thái độ của các nhà quản trị: Nhà quản trị cấp cơ sở, cấp trung và cấp cao đều là những nhà quản trị lãnh đạo của một đơn vị. Nếu họ có thái độ sẵn sàng và đồng thuận sẽ giúp cho việc phân cấp, phân quyền và giao nhiệm vụ diễn ra thuận lợi hơn.
+ Chi phí cho việc ra các quyết định tập trung hay phân quyền: Việc so sánh chi phí bỏ ra cho 2 lựa chọn tập trung hay phân quyền là điều quan trọng hơn cả trong việc ra các quyết định của nhà quản trị.
- Yếu tố bên ngoài đơn vị như tác động của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng
của các đơn vị bên ngoài cũng liên quan đến việc ra quyết định tập trung hay phân quyền của một đơn vị, ví dụ cơ chế kiểm soát, hành lang quản lý của cơ quan Nhà
nước hay mức độ phân cấp phân quyền trong các đơn vị cùng cấp…
2.2.1.2. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản lý
Khi xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức trong một đơn vị thể hiện sự phân cấp, phân quyền trong quản lý, các nhà quản trị cần tìm hiểu các yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp:
Thứ nhất là yếu tố khách quan: Những yếu tố khách quan là những yếu tố bất biến,
đơn vị khó có thể dự đoán và kiểm soát được. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, đơn vị có thể tự thay đổi cho phù hợp với những yếu tố này, khi đó đơn vị sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằm phát huy tối đa hiệu quả. Các yếu tố này gồm:
- Những quy định của nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của đơn vị. - Khối lượng công việc đơn vị được giao.
- Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động. - Địa bàn hoạt động của đơn vị.
- Môi trường hoạt động của đơn vị.
Thứ hai là yếu tố chủ quan: Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ
chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình. Các yếu tố này gồm:
- Kinh nghiệm, năng lực của các nhà quản trị và đội ngũ lao động cũng là một trong những yếu tố cần xem xét khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý trong đơn vị.
+ Các cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc mà ít sử dụng những mô hình phân tán.
+ Các nhân viên có trình độ cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều phòng ban, bộ phận được phân công chuyên môn rõ ràng để tạo cơ hội phát huy năng lực của họ.
- Mối quan hệ của các cá nhân người lao động bên trong đơn vị. - Mục tiêu, phương hướng hoạt động của đơn vị.
2.2.1.3. Các mô hình phân cấp quản lý
hình cơ cấu tổ chức quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và được phân công trách nhiệm cũng như quyền hạn nhất định, được bố trí theo các cấp, các khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của đơn vị. Một bộ máy cơ cấu tổ chức ổn định thống nhất ở các cấp, các khâu, các bộ phận liên kết, ràng buộc với nhau sẽ giúp các nhà quản trị điều hành tốt mọi hoạt động. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu về tính tối ưu, tính linh hoạt, đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động và đảm bảo tính kinh tế của quản lý. Có thể phân loại mô hình cơ cấu tổ chức các đơn vị sự nghiệp có thu công lập theo các nhóm sau đây:
- Nhóm 1: Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến
Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, ra đời sớm nhất vào khoảng thế kỷ thứ 10. Theo mô hình này, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước 1 người quản lý trực tiếp cấp trên.
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến
(Nguồn: [1])
Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ
chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ Nhà lãnh đạo cấp cao nhất Nhà lãnh đạo cấp A1 Nhà lãnh đạo cấp B1 Nhà lãnh đạo cấp B3 Nhà lãnh đạo cấp B4 Nhà lã nh đạo cấp A2 Nhà lãnh đạo cấp B2
quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ. Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp.
Ưu điểm: Mô hình này là đề cao vai trò người quản lý, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng. Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, thông tin trực tiếp, nhanh chóng và chính xác.
Nhược điểm: Người quản lý phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ
phận quản lý chuyên môn; hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý; khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa 2 đơn vị, hoặc 2 cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh đã định. Vì thế cơ cấu này thường chỉ áp dụng ở các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp, không phù hợp cho quy mô lớn.
- Nhóm 2: Cơ cấu tổ chức quản lý chức năng
Người sáng lập ra mô hình cơ cấu tổ chức quản lý chức năng là Taylor, mô hình này ra đời vào khoảng đầu thế kỷ 20, khi xã hội chuyển từ nền sản xuất nhỏ sang nền sản xuất lớn. Theo mô hình này, từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Cơ cấu tổ chức quản lý chức năng được minh họa qua sơ đồ sau:
Nhà lãnh đạo cấp cao nhất
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức quản lý chức năng
(Nguồn: [1])
Ưu điểm: Thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý, thu hút được các
chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề. Các quyết định đưa ra có cơ sở khoa học và độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến.
Nhược điểm: Mô hình cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng
nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên do dễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp. Trong thực tế, cơ cấu này ít được sử dụng, hầu như chỉ có ý nghĩa về mặt lý thuyết.
- Nhóm 3: Mô hình cơ cấu tổ chức kết hợp, có các loại mô hình chủ yếu sau Mô hình cơ cấu trực tuyến-tham mưu: Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc quản lý trực
tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo có bộ phận tham mưu (phòng, ban tổ hoặc cá nhân) để giúp người lãnh đạo ra quyết định.
Cơ cấu trực tuyến - tham mưu được minh họa theo sơ đồ sau: Nhà lãnh đạo
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức trực tuyến-tham mưu
(Nguồn: [1])
Đặc điểm: Trong cơ cấu trực tuyến - tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định
và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếp của mình. Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định, đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện. Bộ phận tham mưu không có quyền ra quyết định.
Ưu điểm: Đảm bảo được nguyên tắc 1 thủ trưởng, thống nhất trong quản lý,
đồng thời vẫn thu hút được đội ngũ chuyên gia có trình độ chuyên môn cao để tham mưu giúp thủ trưởng lãnh đạo quản lý; chế độ trách nhiệm rõ ràng; bảo đảm sự thống nhất trong toàn tổ chức (mang tính tập trung cao, chính xác).
Nhược điểm: Bộ phận tham mưu phân tán, ít có sự phối hợp chung nên không
phát huy sức mạnh tổng hợp của bộ phận này. Mối quan hệ giữa những người lãnh đạo các tuyến và những người tham mưu có thể trở nên căng thẳng đến mức gây bất lợi cho tổ chức (phối hợp không tốt sẽ gây bất lợi cho tham mưu và lãnh đạo).
Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến - chức năng: Là kiểu cơ cấu tổ chức phối hợp
hữu cơ 2 loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
Những người lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những người ở các tuyến. Mô hình này ra đời năm 1930, hiện nay đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới cũng như ở nước ta.
Đặc điểm của kiểu cơ cấu tổ chức quản lý trực truyến - chức năng là quan hệ
giữa cấp trên và cấp dưới vẫn theo nguyên tắc trực tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo chung có bộ phận chức năng giúp việc, là đội ngũ những chuyên gia giỏi về chuyên môn giúp người lãnh đạo những luận cứ khoa học trước khi ra các quyết định. Các cơ quan chức năng có nhiệm vụ giám sát việc thực hiện quyết định ở cấp dưới. Cơ cấu trực tuyến - chức năng được minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng
(Nguồn: [1])
Ưu điểm: Tận dụng được hết ưu điểm của 2 kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến và
cơ cấu tổ chức chức năng như: Đảm bảo được nguyên tắc 1 thủ trưởng, tính thống nhất trong quản lý; song người lãnh đạo vẫn có thể chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng để quản lý tốt hơn; thu hút được nhiều nhân tài ở các lĩnh vực cho hệ thống tổ chức. Nhà lãnh đạo cấp 1 Nhà lãnh đạo chức năng A1 Nhà lãnh đạo chức năng A3 A Nhà lãnh đạo chức năng A2 Nhà lãnh đạo cấp 2 Nhà lãnh đạo chức năng B1 Nhà lãnh đạo chức năng B3 Nhà lãnh đạo chức năng B2
Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý
3 Đối tượng quản lý 2
Nhược điểm: Do có nhiều cơ quan chức năng nên dễ làm bộ máy cồng kềnh.
Các cơ quan chức năng có quyền ra những quyết định chức năng thuộc thẩm quyền mình quản lý nên dễ dẫn đến việc ra quyết định chồng chéo nhau. Vì thế, người lãnh đạo chung phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp, cục bộ… của các cơ quan chức năng.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chương trình - mục tiêu: Theo mô hình này, các ngành
có quan hệ đến việc thực hiện chương trình - mục tiêu được liên kết lại và có một cơ quan để quản lý thống nhất chương trình gọi là ban chủ nhiệm chương trình mục tiêu. Ban chủ nhiệm chương trình - mục tiêu có nhiệm vụ điều hoà phối hợp các thành viên, các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích,... nhằm đạt được mục tiêu của chương trình đã xác định. Cơ cấu tổ chức theo chương trình - mục tiêu có sơ đồ minh họa như sau:
Sơ đồ 2.5: Cơ cấu tổ chức theo chương trình- mục tiêu
(Nguồn: [1])
Ưu điểm: Đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các ngành, các địa phương tham
gia chương trình theo một mục tiêu nhất định mà không phải thành lập thêm một bộ máy mới. Cơ quan quản lý chương trình tổ chức gọn nhẹ. Sau khi hoàn thành chương trình, các bộ phận chuyên trách quản lý chương trình giải thể, các ngành, địa phương vẫn hoạt động bình thường.
Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định đó là sự
nắm bắt thông tin, trình độ xây dựng chương trình và sự điều hành của ban chủ nhiệm. Mặt khác cơ cấu theo chương trình - mục tiêu dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu
Nhà lãnh đạo chung
Ngành, địa phương Nhà lãnh đạo chương trình Ngành, địa phương
Dự án 2 Dự án 1
chương trình và mục tiêu của tổ chức.
Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Đây là mô hình quản lý hiệu quả, hiện đại. Cơ
cấu này được xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình - mục tiêu. Việc quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Nghiên cứu khoa học, khảo sát, thiết kế, sản xuất, cung ứng,... được xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến. Việc quản lý các chương trình được tổ chức phù hợp với cơ cấu chương trình-mục tiêu. Trong cơ cấu này, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo mục tiêu đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Sơ đồ 2.6: Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận
(Nguồn: [1])
Trong cơ cấu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai người lãnh đạo: Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình. Trong chương trình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chuyên gia không dưới quyền mình, họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến. Người lãnh đạo chương trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo chương trình cụ thể, còn những người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác.
Nhà lãnh đạo cao nhất
Trường phòng A Trưởng phòng B Trưởng phòng C Trưởng phòng D
…. ….. Dự án C Dự án B Dự án A ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …..
Ưu điểm: Giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho