7. Những đóng góp của đề tài
5.3. KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
- Thứ nhất: Về sự phân quyền quản lý
Kết quả nghiên cứu cho thấy phân quyền quản lý là nhân tố có tác động mạnh nhất đến công tác kế toán trách nhiệm tại Trường Đại học Quy Nhơn. Trên cơ sở cơ cấu tổ chức, Ban Giám hiệu cần thực hiện ủy quyền cho các viên chức quản lý của các trung tâm trách nhiệm với nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng hơn để quản lý và cũng như chịu trách nhiệm về phương diện quản lý đối với kết quả cuối cùng của trung tâm trách nhiệm của mình. Ban Giám hiệu cần mạnh dạn giao quyền phù hợp với bản chất của các hoạt động và phù hợp với trách nhiệm cần thiết để đưa ra các quyết định liên quan đến trách nhiệm của các trung tâm. Ngoài ra, khi xây dựng lòng tin trong phân quyền, giao việc cho viên chức, lãnh đạo Nhà trường nên thực hiện theo những quy trình phân nhiệm để có thể kiểm soát và đánh giá trách nhiệm công việc đã thực hiện như bảng mô tả công việc và trách nhiệm của viên chức, người lao động với từng công việc cụ thể. Điều này sẽ giúp viên chức biết được mục tiêu và trách nhiệm để làm việc hiệu quả hơn và các nhà quản trị cũng đánh giá được kết quả làm việc của cấp dưới công bằng và minh bạch hơn. Mặc dù phân quyền quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện kế toán trách nhiệm trong tổ chức, nhưng nhà lãnh đạo Nhà trường cần nghiên cứu, tính toán kỹ lưỡng để phân quyền mang đến kết quả tốt nhất
cho đơn vị.
Có thể khái quát việc phân quyền như sau:
+ Đối với viên chức quản lý cấp cao (Ban Giám hiệu): Quản lý một cách chung nhất các hoạt động của Trường, bao gồm: Hoạch định các mục tiêu chiến lược; Xác định kết quả cuối cùng cần đạt được; Phê duyệt các đường lối, chính sách lớn của Nhà trường; Thông qua cơ cấu tổ chức, kế hoạch nhân sự, các kế hoạch đào tạo, chương trình hành động lớn nhằm đạt được mục tiêu đề ra; Lựa chọn các viên chức quản lý phù hợp để giao trách nhiệm, ủy quyền; Xác định những khó khăn lớn và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp giải quyết,… Đồng thời viên chức quản lý cấp cao phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các quyết định của mình.
+ Đối với các viên chức quản lý cấp trung gian (Trưởng, Phó các đơn vị trực thuộc Trường): Quản lý các hoạt động trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, bao gồm: Nắm vững quyền hạn và trách nhiệm được giao, xác định các hoạt động cần thiết thực hiện để đạt được kết quả; Nắm vững mục tiêu của Nhà trường, mối quan hệ giữa các đơn vị để phối hợp thực hiện; Đề nghị những chương trình kế hoạch hành động và mô hình tổ chức thích hợp để thực hiện công việc; Lựa chọn viên chức, người lao động giao công việc theo năng lực, phê chuẩn các thủ tục làm việc trong phạm vi quyền hạn của mình trên cơ sở đường lối phát triển của Nhà trường; Báo cáo kết quả đạt được của bộ phận lên cấp trên theo đúng sự phân quyền.
+ Đối với viên chức quản lý cấp cơ sở (Tổ trưởng, Trưởng Bộ môn của các đơn vị trực thuộc): Quản trị quá trình làm việc, các hoạt động cụ thể hàng ngày của viên chức, người lao động trong tổ, bộ môn. Với tư cách là viên chức quản lý nhiệm vụ, họ là những người hướng dẫn, đốc thúc công việc hàng ngày để hoàn thành mục tiêu riêng của đơn vị và mục tiêu chung của Nhà trường. Các viên chức quản lý này cũng trực tiếp tham gia vào các công việc cụ thể như những viên chức, người lao động khác.
- Thứ hai: Về phân chia cơ cấu tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm
Mặc dù đây là nhân tố ảnh hưởng quan trọng thứ 2 đến công tác kế toán trách nhiệm, tuy nhiên Trường Đại học Quy Nhơn không thực hiện phân chia cơ cấu tổ chức
thành những trung tâm trách nhiệm, chỉ quản lý dựa vào chức năng và nhiệm vụ đã phân công cho từng đơn vị. Vì vậy, căn cứ vào sứ mệnh và tầm nhìn, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, Nhà trường cần thực hiện việc tái cơ cấu tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm khác nhau dựa trên bản chất hoạt động của từng đơn vị theo hướng tinh gọn và có cơ chế quản trị linh hoạt. Có thể nhận diện các trung tâm trách nhiệm bao gồm:
+ Trung tâm đầu tư: Gắn với cấp quản lý cao nhất đó là Ban Giám hiệu, gắn với chức năng là phụ trách chung, chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của nhà trường từ kế hoạch tuyển sinh, quá trình đào tạo, thu chi tài chính,nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ bản, khen thưởng và kỷ luật,....Đầu vào là đo lường chi phí, đầu ra là đo lường kết quả tài chính, hiệu quả sử dụng các nguồn lực để tăng tỷ lệ trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, tăng thu nhập và trích lập các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi,...
+ Trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí của Trường có thể phân thành 2 nhóm:
Nhóm trung tâm chi phí định mức: gắn với Trưởng các Khoa/Tổ bộ môn với chức năng đào tạo các chuyên ngành cụ thể và nghiên cứu khoa học, nơi phát sinh các chi phí trực tiếp. Về đào tạo, đào tạo sinh viên nhóm ngành xã hội, đầu vào chỉ có giờ giảng (thù lao trả cho giảng viên), tuy nhiên đối với nhóm ngành kỹ thuật còn có hóa chất, vật liệu thí nghiệm, ngoài ra còn có các chi phí như văn phòng phẩm, nước uống phục vụ giảng viên trực tiếp giảng dạy, chi phí sửa chữa trang thiết bị,... Về công tác nghiên cứu khoa học, đầu vào đo lường chi phí trả thù lao cho giảng viên. Nhóm trung tâm chi phí dự toán: gắn với các phòng chức năng: Phòng Đào tạo đại học, phòng Đào tạo sau đại học, phòng Tổ chức - Cán bộ, phòng Kế hoạch –Tài chính, phòng Công tác sinh viên, phòng Thanh tra - Pháp chế, phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng,...., các Trung tâm chức năng như Trạm Y tế, Trung tâm Thông tin -Tư liệu, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông,... là nơi phát sinh các chi phí gián tiếp. Đầu vào đo lường chi phí: chi phí lương chuyên viên/người lao động, văn phòng phẩm, trang thiết bị, công tác phí, tiếp khách,... Đầu ra là cung cấp dịch vụ phục vụ cho sinh viên, giảng viên, Ban Giám hiệu.
+ Trung tâm lợi nhuận: Gắn với các Trung tâm cung cấp dịch vụ ngoài nhiệm vụ được giao như các Trung tâm đào tạo dài hạn (Phòng Đào tạo đại học, Phòng Đào
tạo sau đại học), Trung tâm đào tạo ngắn hạn (Tin học, Ngoại ngữ, Ngôn ngữ và Văn hóa Nhật Bản,...) nơi phát sinh cả doanh thu và chi phí. Giám đốc trung tâm là người chịu trách nhiệm quyết định mức học phí, tuyển sinh, cấp chứng chỉ ngắn hạn, tiền lương trả cho cộng tác viên và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của trung tâm. Lợi nhuận chịu ảnh hưởng trực tiếp từ doanh thu (nguồn thu học phí) và chi phí, nên Trưởng phòng, Giám đốc các trung tâm thuộc trung tâm lợi nhuận.
- Thứ ba: Về thực hiện lập dự toán tại các trung tâm trách nhiệm
Nhà trường cần thực hiện liên kết giữa thành quả kế hoạch với thành quả thực tế của các năm học trước và tình hình hoạt động hiện tại nhằm thiết lập dự toán ngân sách. Đồng thời, cần khuyến khích tất cả viên chức, người lao động tại các trung tâm trách nhiệm cùng tham gia vào việc lập dự toán để nâng cao vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân nhằm đảm bảo dự toán khả thi và có thể đạt được mục tiêu chung của toàn trường khi áp dụng vào thực tế. Điều này cũng giúp Nhà trường thu hút và tập trung được trí tuệ cũng như kinh nghiệm của các phòng, ban khác nhau vào quá trình lập dự toán.
Với nguồn tài chính từ ngân sách Nhà nước cấp và một phần nhỏ nguồn thu từ hoạt dộng sự nghiệp của Trường thì việc lập dự toán nhằm kiểm soát các khoản chi phí là rất cần thiết. Theo đó, các khoản chi mới được dự toán một cách chi tiết với số liệu có độ tin cậy cao, đáp ứng cho việc phân tích biến động chi phí. Vì vậy, để phục vụ cho việc phân tích sự biến động của chi phí, đòi hỏi dự toán phải được lập bắt đầu từ các phòng ban và chi tiết cho từng nội dung chi, ví dụ như:
+ Phòng Tổ chức - Cán bộ: Căn cứ vào số lượng viên chức, người lao động và dự kiến số lượng tăng, giảm trong năm kế hoạch cung cấp cho bộ phận lập dự toán tổng hợp, cụ thể là phòng Kế hoạch - Tài chính, để bộ phận này dự toán tiền lương và các khoản thu nhập theo lương.
+ Phòng Cơ sở vật chất: Căn cứ vào tình hình và nhu cầu sử dụng tài sản của đơn vị để dự toán kinh phí sửa chữa tài sản, kinh phí mua sắm tài sản cho năm kế hoạch.
+ Trung tâm Thông tin - Tư liệu: Căn cứ vào số lượng đầu sách hiện còn, số lượng sinh viên năm kế hoạch và danh mục, loại sách, tạp chí chuyên ngành cần thiết
cho giảng viên, sinh viên tham khảo do các khoa, bộ môn gửi về sẽ tiến hành lập dự toán cho năm tiếp theo.
+ Phòng Đào tạo đại học: Căn cứ số lượng sinh viên hiện tại và số lượng sinh viên dự kiến tuyển sinh để lập dự toán tổng số lượng sinh viên của năm kế hoạch để lập dự toán các khoản chi phục vụ học tập và giảng dạy,….
Thông qua phân tích tình hình biến động của chi phí, Nhà trường mới có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí, thông qua đó xác định các xu hướng và giải pháp để kiểm soát chi phí nhằm mang lại hiệu quả tối ưu.
Mặt khác, hiện nay, khoản chi trả thu nhập tăng thêm được thực hiện theo Quy chế chi tiêu nội bộ vẫn còn hạn chế. Khoản thu nhập tăng thêm này được chi theo thời gian lao động, hiệu quả và kết quả hoạt động, tuy nhiên việc xếp loại kết quả lao động đối với khối giảng dạy và khối quản lý và phục vụ đào tạo vẫn chỉ mang tính hình thức, chưa đúng với thực tiễn. Do đó, Nhà trường cần sử dụng một công cụ hữu hiệu trong việc lập dự toán cũng như so sánh giữa dự toán với thực tế, đó là phương pháp chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI (Key Performence Indicator). Đây là công cụ quản lý, được sử dụng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị sự nghiệp công lập. Khi một đơn vị sự nghiệp công lập đã thiết lập sứ mạng, tầm nhìn và các mục tiêu thì phải theo dõi, đo lường được mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra.
Các chỉ số KPI do khoa/phòng/ban/bộ phận tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện rõ nét được chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. KPI giúp cho việc thiết lập và đạt được các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở các cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân. Theo dõi các chỉ số hiệu quả trọng yếu để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được các mục tiêu và hiệu quả công việc tăng hay giảm. Có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các đơn vị khác nhau trong Trường. Đặc biệt, mỗi phòng trong đơn vị cũng thiết lập các KPI và từ đó hỗ trợ đạt được mục tiêu chung của Nhà trường.
Để đánh giá kết quả đạt được cũng như đánh giá trách nhiệm của các viên chức quản lý tại các trung tâm trách nhiệm trong Trường, kế toán trách nhiệm nên sử dụng dự toán để kiểm soát và đo lường kết quả đạt được của Nhà trường. Trường Đại học Quy Nhơn cần đánh giá kết quả đạt được thực tế so với dự toán một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng những thông tin cho Ban Giám hiệu ra quyết định một cách kịp thời. Bên cạnh đó, cần có sự đánh giá thẳng thắn, khách quan, xác định rõ ràng trách nhiệm của các chênh lệch không mong muốn thuộc về viên chức, người lao động cụ thể để có biện pháp xử lý thích hợp.
Trong quá trình sử dụng hệ thống KPI, Nhà trường cần sử dụng 08 nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc là: Thực hiện các mục tiêu theo SMART (Sepecific: mô tả một cách rõ ràng cụ thể, chi tiết về mục tiêu phải đạt được; Mensurable: có thể định lượng được; Action – oriented: phải mô tả các hoạt động phải làm và kết quả là gì?; Reulistic: Kết quả đạt được phải mang tính thực tiễn; Time-boind: Xác định rõ thời gian kết quả đạt được); Đánh giá đầy đủ các khía cạnh của công việc; Có thang điểm, trọng số cụ thể; Gắn kết quả của cá nhân với tập thể; Đánh giá nhiều đối tượng khác nhau; Kết quả đánh giá gắn kết với quyền lợi của cán bộ nhân viên; Cam kết của lãnh đạo; Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc đánh giá KPI.
Các nhiệm vụ phát sinh cũng được đánh giá để tránh trường hợp các công việc không có trong mục tiêu thì viên chức/người lao động không làm. Trong công việc luôn có 20% điểm để chấm cho việc phát sinh thêm nhằm thúc đẩy viên chức/người lao động quan tâm thêm nhiệm vụ. Trong quá trình đánh giá năng lực của viên chức/người lao động thì Trưởng đơn vị có thể để xảy ra hai trường hợp quá khắt khe hoặc dễ dãi. Do vậy để đánh giá mang tính khách quan đối với các cá nhân thì không thể lấy hết thông tin từ ý kiến của người phụ trách. Ngoài ra, cần linh hoạt thay đổi các tiêu chí định lượng đo lường KPI theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị.
Đồng thời, Nhà trường cần có phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin nhằm kết nối mục tiêu và đánh giá hiệu quả. Sử dụng phần mềm giúp định lượng đo lường KPI theo cách chuyên nghiệp, giúp phân bổ mục tiêu của Nhà trường thành mục
Định hướng chiến lược của Trường theo giai đoạn (Đảng ủy và Hội đồng Trường)
Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng
Mục tiêu chất lượng của các cấp trực thuộc đơn vị
(Bộ môn thuộc Khoa, Tổ thuộc Phòng)
tiêu tương ứng của từng đơn vị, giúp có được căn cứ để đánh giá xếp loại thi đua của đơn vịtheo mục tiêu của Trường.
Việc xây dựng bản mô tả công việc do viên chức quản lý trực tiếp của các cá nhân/đơn vị, phối hợp với phòng Tổ chức - Cán bộ thực hiện. Quy trình triển khai thực hiện đánh giá KPI như sau:
Không có đơn vị trực
thuộc
1
2 Mục tiêu chất lượng của Trường theo năm học
(Ban Giám hiệu)
3 Mục tiêu chất lượng của từng đơn vị
(khoa/phòng/ban/viện/trung tâm) 6 Phòng Tổ chức - Cán bộ 7 4
Sơ đồ 5.1: Quy trình thực hiện hệ thống đánh giá theo KPI
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Khối 1 và 2 sẽ tổ chức họp 2 lần trong 1 năm học nhằm đưa ra các định hướng chiến lược cho các giai đoạn phát triển của Nhà trường. Hai khối này cần có cơ chế thảo luận và thống nhất chung để khối 1 có thể đưa ra định hướng chiến lược của Trường theo giai đoạn và khối 2 đưa ra mục tiêu chất lượng của Trường theo năm học.
Khối 3, 4, 5, các đơn vị/cá nhân sẽ xây dựng các kế hoạch mục tiêu chất lượng và kế hoạch hoạt động của cá nhân sao cho đáp ứng kế hoạch mục tiêu chất lượng của cấp lãnh đạo trực tiếp.
Khối 6, 7 là các đơn vị phối hợp, hỗ trợ, giám sát, báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện hệ thống đánh giá chỉ số năng lực thực hiện KPI cho toàn trường.
Kế hoạch mục tiêu chất lượng và kế hoạch hoạt động của cá nhân tại tất cả các