7. Những đóng góp của đề tài
2.2.2. Xác định các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một đơn vị nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và cơ cấu tổ chức bộ máy, phân cấp cơ chế, quản lý tài chính mà mỗi đơn vị hoạt động có các trung tâm trách nhiệm khác nhau. Các trung tâm trách nhiệm tạo thành một hệ thống thang bậc từ cấp quản trị thấp đến cấp quản trị cao.
2.2.2.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát về chi phí mà không có quyền kiểm soát về nguồn thu, chênh lệch thu, chi hay các khoản đầu tư. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ như các khoa chuyên môn đối với bệnh viện, trường học hoặc các xưởng, phòng thí nghiệm đối với các viện nghiên cứu,… Một trung tâm chi phí có thể là tương đối nhỏ hoặc cũng có thể khá lớn. Một trung tâm chi phí có thể bao gồm một số trung tâm chi phí nhỏ hơn. Ví dụ trong trường học, các khoa trực tiếp đào tạo cho sinh viên là trung tâm chi phí, trong đó mỗi bộ môn trong khoa là một trung tâm chi phí trong khoa có thể chia thành cả tổ chuyên môn nhỏ hơn là các trung tâm chi phí nhỏ. Nhiệm vụ của trung tâm chi phí bao gồm:
+ Lập dự toán chi phí
+ Phân loại chi phí thực tế phát sinh
+ So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn Trung tâm chi phí thường được chia thành 2 loại:
Trung tâm chi phí dự toán: Là trung tâm chi phí mà các yếu tố được dự toán và
đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao chung, không thể xác định cụ thể cho từng công việc của trung tâm. Nhà quản trị của trung tâm này có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự toán đồng thời đảm bảo hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao. Đặc điểm của các trung tâm chi phí này là đầu ra không thể đo lường bằng các chỉ tiêu tài chính, rất khó có thể đo lường kết quả đầu ra với chi phi đầu vào đơn vị bỏ ra. Các trung tâm này bao gồm: Phòng kế toán, phòng
hành chính, phòng tổ chức - cán bộ…
Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: Là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và các
mức hao phí về nguồn lực được sử dụng để tạo ra một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều được xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm chi phí tiêu chuẩn có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh để đảm bảo kế hoạch đã đề ra. Trung tâm tiêu chuẩn được nhận biết trên cơ sở có thể đo lường, xác định một cách chắc chắn đầu ra và có thể xác định được định mức các đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Do vậy, nhà quản trị không chịu trách nhiệm về những biến động gây ra bởi các mức độ hoạt động cao hơn tiêu chuẩn của trung tâm. Trung tâm chi phí tiêu chuẩn thường gắn với cấp quản trị cơ sở. Tại đây, nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về tính hiệu quả và tính hiệu suất trong phạm vị hoạt động của mình. Mục tiêu cơ bản của trung tâm chi phí là phải quản lý chặt chẽ chi phí, giảm thiểu tối đa chi phí. Điều này gắn với trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm chi phí, họ phải xây dựng được kế hoạch chi phí trong ngắn hạn và dài hạn đồng thời xác định được mức chênh lệch chi phí thực tế với kế hoạch…
Trong mỗi đơn vị, vai trò của trung tâm chi phí được đánh giá rất cao bởi nếu kiểm soát được các khoản chi phí từ trung tâm này sẽ có thể gia tăng lợi nhuận cho đơn vị. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế phát sinh để hoàn thành khối lượng công việc được đặt ra.
2.2.2.2. Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chịu trách nhiệm về các khoản thu được tạo ra, không chịu trách nhiệm về lợi nhuận hay vốn đầu tư. Trung tâm doanh thu có thể phân biệt được với trung tâm lợi nhuận: Trung tâm doanh thu chỉ chịu trách nhiệm một phần nhỏ trong tổng chi phí sản xuất và chi phí bán hàng trong khi đó trung tâm lợi nhuận chịu trách nhiệm hết tất cả các chi phí bao gồm chi phí sản xuất và các chi phí có liên quan đến hoạt động tạo ra các khoản thu của đơn vị. Trung tâm doanh thu thường gắn với bậc quản lý cấp trung và cấp cơ sở. Khi xác định các chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu, cần xem xét đến giá vốn của hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ để khuyến khích trung tâm này tạo ra lợi nhuận chứ
không chỉ đơn thuần là tạo ra các nguồn thu. Trong một số trường hợp, trung tâm doanh thu không được tách biệt mà phải ghép chung với trung tâm lợi nhuận vì việc khuyến khích tăng nguồn thu nhằm mục đích tăng chênh lệch thu, chi trong đơn vị. Trong hoạt động quản lý của đơn vị, trung tâm thu có thể quyết định việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ trong đơn vị, đây là cơ sở quan trọng để các nhà quản trị lên kế hoạch và lập dự toán tiêu thụ sao cho phù hợp với điều kiện hoạt động và lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
2.2.2.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chịu trách nhiệm về cả các khoản thu và chi phí. Hay nói cách khác, trung tâm trách nhiệm chịu trách nhiệm về hoạt động có thu của đơn vị sự nghiệp cũng như việc tiêu thụ hay “đầu ra” của hoạt động sự nghiệp có thu đó. Trung tâm lợi nhuận được hình thành theo sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị sự nghiệp có thu. Hiệu quả của trung tâm được đánh giá dựa vào mức chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế so với lợi nhuận dự toán. Tuy nhiên, lợi nhuận được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau được dùng để đo lường mức độ hoàn thành. Thông thường chênh lệch thu, chi được thiết lập theo dạng số dư đảm phí, trên cơ sở đó xác định các nguyên nhân chủ quan, khác quan làm biến động các khoản lợi nhuận. Trong hoạt động quản lý của đơn vị, trung tâm lợi nhuận có tác dụng đánh giá được sự kiểm soát về nguồn thu, các khoản chi phí cũng như phần đóng góp của từng bộ phận vào lợi nhuận chung của đơn vị. Nhiệm vụ chính của trung tâm lợi nhuận là theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo toàn và phát triển vốn được đầu tư đảm bảo tăng lợi nhuận trên tổng nguồn thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng khoản chênh lệch.
2.2.2.4. Trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chịu trách nhiệm về cả các nguồn thu và chi phí, xác định vốn hoạt động và những quyết định đầu tư vốn. Nhà quản lý của trung tâm đầu tư là nhà quản trị cấp cao nhất. Toàn đơn vị như một tổng thể chi nhánh hoạt động, nhóm hoạt động, bộ phận. Nhà quản trị trung tâm đầu tư có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát mọi hoạt động có thu của đơn
vị trong đó có hoạt động đầu tư vốn. Đặc trưng của việc đo lường trung tâm đầu tư là tỷ lệ hoàn vốn đầu tư và lợi nhuận còn lại. Phương pháp đo lường này chịu ảnh hưởng của các khoản thu, chi phí và vốn kinh doanh. Bởi vậy trung tâm đầu tư phản ánh trách nhiệm của nhà quản trị đối với lợi nhuận tính trên vốn đầu tư. Trong hoạt động quản lý của đơn vị, trung tâm đầu tư có nhiệm vụ đảm bảo việc đầu tư vốn vào các lĩnh vực, loại hình sản phẩm, dịch vụ có hiệu quả. Thật vậy, các trung tâm trách nhiệm là một trong những yếu tố cơ bản và quan trọng trong việc thực hiện nội dung của kế toán trách nhiệm. Đơn vị cần tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm như trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Điều này phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của đơn vị, mức độ phân cấp, phân quyền, quy mô hoạt động của từng đơn vị cũng như thái độ và quan điểm của nhà quản trị cấp cao.