6. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Thủ tục kiểm soát vật chất
Ở Công ty kiểm soát vật chất đối với nghiệp vụ bán hàng được thực hiện đảm bảo việc bảo vệ tài sản xuất và thực hiện các quy chế tại Công ty.
Khi xuất kho hàng hoá: ở Công ty khi hàng xuất hàng khỏi kho là đã được xác định là tiêu thụ, vì người nhận hàng nhận trực tiếp hàng tại kho nên sẽ kiểm tra hàng hoá cùng thủ kho để đảm bảo hàng hóa được giao đúng số lượng, mẫu mã tránh trường hợp nhầm lẫn gây mất uy tín đối với khách hàng, đồng thời tránh thất thoát tài sản của Công ty. Thủ kho chỉ xuất kho khi các chứng từ đầy đủ, hợp lệ.
Các hoá đơn, chứng từ đều được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng, tránh sự thất lạc mất mát hoá đơn chứng từ. Công ty đã sử dụng hệ thống máy tính để cập nhập hoá đơn, ghi chép các nghiệp vụ. Tuy nhiên các tài liệu trên máy vẫn chưa thực sự bảo mật vì chưa có sự kiểm soát việc tham khảo tài liệu điều này sẽ dẫn đến nhân viên có thể tự ý thay đổi số liệu.
Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng cho nhà phân phối, nên tránh được các sai sót xảy ra quá trình vận chuyển. Tuy nhiên một số Công ty
không cử nhân viên đến trực tiếp Công ty nhận hàng, nên một số trường hợp hàng hoá bị nhầm lẫn về quy cách mẫu mã, gây phiền toái trong việc đổi hàng cho khách hàng, và tăng chi phí đổi lại sản phẩm.
Đối với bộ phận kho hàng Công ty đã có riêng nhà kho bảo quản sản phẩm đảm bảo chất lượng trước khi xuất cho khách hàng. Công ty có quy chế ra vào kho hàng cụ thể: nhân viên ra vào kho hàng phải xuất trình thẻ. Đồng thời ban bảo vệ cũng có trách nhiệm kiểm tra việc các xe hàng ra vào cổng Công ty, tránh làm thất thoát tài sản của Công ty.
Các khoản chiết khấu:
Để khuyến khích tiêu thụ thì Công ty đã có chính sách chiết khấu bán hàng cụ thể thành văn bản đối với từng khách hàng ở mỗi thời kì khác nhau. Các quy định về chế độ bán hàng được gửi cho các đại lí, nhà phân phối bằng văn bản để khách hàng nắm bắt chính xác các ưu đãi của Công ty để có thêm động lực thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Văn bản quy định chế độ bán hàng áp dụng cho DNTN Thảo Loan - Bình Định: Phụ lục I.2
Bên cạnh quy định các chế độ đối với hoa hồng đại lý, chiết khấu bán hàng Công ty còn áp dụng chính sách khuyến mãi đối với các sản phẩm giày dép cho người lớn và trẻ em như sau: tỷ lệ khuyến mãi 3% đối với các sản phẩm giày dép người lớn và 2% đối với các sản phẩm giày dép trẻ em. Các sản phẩm khuyến mãi được ghi trên cùng HĐ GTGT và được ghi rõ là hàng khuyến mãi nên rất dễ kiểm soát.
Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại, hàng đổi bù: Công ty đã có lập ra bộ phận KCS để kiểm tra những hàng hoá khách hàng trả lại hay đổi bù, bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra các sản phẩm này xem có thoả mãn điều kiện được đổi lại hàng hay không về số lượng cũng như chất lưọng mặt hàng khi khách hàng đem đến, nhằm kiểm soát việc gian lận trong việc đổi lại hàng hoá. Tuy các nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng do Công ty muốn giải quyết nhanh cho khách hàng nên chưa yêu cầu khách hàng giao lại hoá đơn do vậy Công ty phải thanh toán khoản thuế GTGT của hàng trả về.