6. Kết cấu của đề tài
3.2.1.5. Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ
- Để tạo điều kiện cho việc tra cứu, kiểm tra, kiểm soát được dễ dàng đồng thời tránh sự thất lạc chứng từ, các hợp đồng cung cấp sản phẩm cần được đánh số liên tục; các Hoá đơn cần được đánh số thứ tự liên tục và trùng với Bảng kê chi tiết.
- Trên Bảng kê chi tiết và Hóa đơn cần bổ sung thêm nội dung: tiền khuyến mãi, chiết khấu nhằm thông báo cho khách hàng biết số tiền khuyến mãi, chiết khấu khách hàng được hưởng, tránh trường hợp nhân viên gian lận tiền khuyến mãi của khách hàng.
báo cáo theo ngày, theo tuần để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu tại đơn vị kịp thời. Đồng thời đơn vị phải có biện pháp xử lý đủ mạnh đối với các trường hợp chậm trễ, gây cản trở tiến độ hoàn thành công việc tại đơn vị.
Đối với đơn đặt hàng: Quy định rõ bộ phận văn thư Phòng kinh doanh là người tiếp nhận đơn hàng của khách hàng, sau khi tiếp nhận thì đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo dõi và chuyển cho Trưởng Phòng kinh doanh xử lý, sau khi có ý kiến của Trưởng Phòng kinh doanh, đơn hàng sẽ được chuyển về cho bộ phận văn thư và bộ phận văn thư sẽ chuyển tiếp cho các bộ phận liên quan thực hiện.
Đối với hóa đơn bán hàng: Hóa đơn GTGT phải được lập ngay sau khi hoàn tất việc giao hàng. Phòng kinh doanh chuyển hóa đơn bán hàng đã phát hành (liên 2) về Phòng kế toán 10 ngày một lần để ghi nhận doanh thu, khi chuyển giao hóa đơn phải lập bảng kê hóa đơn theo trình tự thời gian, bộ phận lập hóa đơn Phòng kinh doanh, kế toán bán hàng Phòng kế toán tiến hành đối chiếu và ký xác nhận.