6. Kết cấu của đề tài
2.3.5.2. Những hạn chế và rủi ro trong công tác kiểm soát nộibộ
thu và thu tiền bán hàng tại Công ty
Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ thì vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát, những mặt còn tồn tại này nếu không sớm được hoàn thiện và khắc phục sẽ trở thành những trở ngại lớn cho công tác hạch toán kế toán nói riêng và quá trình phát triển của Công ty nói chung.
- Nhận và xử lí đơn đặt hàng: việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu
vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc kiểm ra và đối chiếu. Do số lượng và chủng loại của các mặt hàng rất đa dạng và phong phú, nhiều sản phẩm có tên gọi tương tự lẫn nhau, chỉ khác nhau một số đặc điểm nhỏ. Do vậy mà trong quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn. Dẫn đến việc kiểm tra số lượng sản phẩm để cung cấp có thể không đúng với thực tế, nhiều khi gây phiền toái cho khách hàng và chính nhân viên bán hàng. Vì Công ty chịu trách nhiệm chuyên chở sản phẩm cho các nhà phân phối cho nên một số khách hàng không trực tiếp nhận hàng, mà thông qua người chuyên chở, cho nên khi có sự nhầm lẫn xảy ra khách hàng không có đủ hàng để giao cho người tiêudùng và tốn thời gian và chi phí để đổi lại sản phẩm.
Ngoài ra, việc phê duyệt HĐKT giám đốc uỷ quyền cho phòng kinh doanh gây áp lực công việc cho phòng kinh doanh.
- Quản lí chứng từ sử dụng: Việc giao hoá đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ. Việc giao và nhận hoá đơn chứng từ là đồng thời chuyển giao trách nhiệm về bảo quản cũng
như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu kế toán rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay, khi giao nhận hoá đơn, chứng từ giữa hai phòng thì chỉ có xác nhận số lượng, số hoá đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do có sai sót thì không được xác nhận trên giấy tờ.
Mặt khác, đối với nghiệp vụ bán lẻ, phòng bán hàng không lập phiếu xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hai liên của hoá đơn, một liên
của khách hàng, một liên dùng ghi sổ kế toán, xuống kho để nhận hàng, các thủ kho có trách nhiệm thu lại liên 3 hoá đơn lưu lại và giao cho phòng kế toán. Nhưng do Công ty có khá nhiều kho và các nghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ không thường xuyên cho nên thường xảy ra tình trạng thất lạc hoá đơn lưu tại phòng kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng này.
- Công tác hạch toán: Thủ quỹ khi nhận tiền trong trường hợp bán lẻ, mua trả tiền ngay dựa vào hoá đơn. Kế toán không viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày có khi vài ngày mới viết, điều này không đúng nguyên tắc kế toán.
- Quản lí các khoản phải thu: công tác thu hồi công nợ chưa được
Công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc. Mặc dù đã quy định tỷ lệ nợ cho phép vào cuối kỳ đối với mỗi khách hàng, nhưng vẫn xảy ra nhiều trường hợp các khách hàng để tình trạng số dư nợ cuối kỳ vượt quá số dư nợ cho phép. Điều này làm tổn thất một khoản không nhỏ cho Công ty vì trong khi để cho khách hàng nợ thì Công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Các khoản giảm trừ doanh thu: Khi có phát sinh các nghiệp vụ về hàng đổi bù, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng được đổi sản phẩm một cách nhanh chóng, Công ty chỉ căn cứ vào biên bản kiểm tra của bộ phận KCS và phiếu nhập kho đã tiến hành xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng. Khoản thuế GTGT của hàng đổi bù Công ty tạm thời nộp cho Cơ quan Thuế, khi khách hàng giao hoá đơn GTGT của những sản phẩm trả về kế toán mới tiến hành làm bảng kê xin hoàn thuế. Tuy nhiên do không theo dõi chi tiết các hoá
đơn và khách hàng có hàng đổi bù cho nên một số trường hợp khách hàng không giao hoá đơn để hoàn thuế làm Công ty thất thoát khoản thuế đã nộp cho những hàng đổi bù này.
Những khoản chiết khấu bán hàng đã được trừ trên hoá đơn cho nên doanh thu hạch toán căn cứ trên hoá đơn là doanh thu đã được giảm trừ. Hiện nay, những khoản làm giảm trừ doanh thu chưa được kế toán theo dõi chi tiết.
- Quản lí dữ liệu: Quá trình sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng sang phòng kế toán trong quá trình thực hiện còn xảy ra tình trạng thiếu dữ liệu, tức là các yếu tố trong hoá đơn bán hàng trong phần mềm bị thiếu hoặc cập nhập sai so với hoá đơn bán hàng, điều này là do việc sử dụng không đồng bộ tên gọi cũng như mã của thành phẩm. Do vậy mà trong khi thực hiện sao chép, dữ liệu không cập nhập đầy đủ làm cho quá trình kiểm tra Hoá đơn gặp khá nhiều khó khăn cũng như trong công việc kiểm tra đối chiếu thành phẩm tồn cuối kỳ.
Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm kế toán thì một trong những nguyên tắc quan trọng là phân quyền sử dụng. Tuy nhiên việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực hiện, một người nhân viên đều có thể vào và chỉnh sửa số liệu trên tất cả các phần hành, kể cả kế toán tổng hợp. Điều này có thể tạo điều kiện cho một số đối tượng có điều kiện chỉnh sửa số liệu trên phần hành không phải do mình chịu trách nhiệm, từ đó nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra.
Trên đây là và những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ của Công ty CP Giày Bình Định. Đế kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng nói riêng hoạt động ngày càng hiệu quả và phát huy tốt tác dụng kiểm soát thì Công ty cần phải khắc phục được những hạn chế trên.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ của Công ty CP Giày Bình Định, có thể nói ban quản trị của Công ty đã thiết lập được kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên do hệ thống này mới đi vào hoạt động nên vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm làm dẫn đến các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động điều này làm cho hệ thống chưa đạt được hiệu quả tối ưu.
Trong quá trình hoàn thiện KSNB, Công ty CP Giày Bình Định đã có những thuận lợi như sau:
- Ban lãnh đạo Công ty có ý thức về tầm quan trọng của KSNB và có tâm huyết xây dựng một KSNB hoạt động hữu hiệu hiệu quả.
- Công ty đã có quy trình hoạt động đi vào quy củ và được làm thành văn bản
- Sự quản lý và công tác kế toán được hỗ trợ rất nhiều từ hệ thống phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý có liên quan. Hệ thống này giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh nhanh chóng đồng thời cung cấp các chứng từ lưu chuyển với số liệu đáng tin cậy.
Dựa trên cơ sở lý thuyết chương 1 đã trình bày và qua khảo sát thực trạng tại Công ty, chương tiếp theo tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần vận hành trôi chảy và nâng cao tính hữu hiệu cho KSNB chu trình bán hàng tại Công ty.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH