6. Kết cấu của đề tài
2.3.2.2. Kiểm soát kế toán
a. Thu trực tiếp tiền mặt
Công ty có các khoản thu trực tiếp bằng tiền mặt không lớn, vì các khách hàng Công ty có mối quan hệ thân quen, nên khi mua hàng thì không thanh toán trực tiếp có khi vài ngày sau mới thanh toán hoặc thông qua ngân hàng. Nếu có các nghiệp vụ thu tiền mặt thì thường không lớn chủ yếu là các khách lẻ, mua các sản phẩm của Công ty với số lượng nhỏ hoặc các phế liệu. Khi mua hàng, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho thủ quỹ. Căn cứ để thu tiền mặt là Hoá đơn GTGT. Tại Công ty CP Giày Bình Định, khi khách hàng nộp tiền mua hàng hoá, thủ quỹ căn cứ vào số tiền trên hoá đơn sẽ kiểm tra và nhận đủ số tiền khách hàng nộp. Sau đó thủ quỹ ghi vào Sổ bán hàng thu tiền mặt.
Để chứng thực đã thu tiền cho khách hàng, thủ quỹ đóng dấu Đã Thu Tiền vào Hoá đơn GTGT và ký xác nhận. Cuối mỗi ngày kế toán tiền tiến hành ghi phiếu thu cho các khoản tiền bán hàng thu được trong ngày. Vì đã xác nhận thu tiền vào hoá đơn cho nên khách hàng không cần nhận thêm phiếu thu, vì thế mà kế toán tiền không viết phiếu thu ngay khi nhận tiền.
Cuối mỗi tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ thu tiền bán hàng và số liệu trên hoá đơn, kế toán tiến hành tách thuế và tiền hàng, sau đó kế toán công nợ
nhập số liệu vào máy thông qua phiếu thu tiền mặt. Cuối tháng, kế toán tiêu thụ in bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng thu tiền mặt để đối chiếu với từng hoá đơn. Từ đó có thể phát hiện ra được thủ quỹ có ghi thiếu các nghiệp vụ bán hàng hay không.
Công tác kiểm soát hoạt động bán hàng thu tiền mặt vẫn chưa được kiểm soát tốt, thủ quỹ khi nhận tiền không viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày có khi vài ngày mới viết, điều này không đúng nguyên tắc kế toán. Vì chứng từ được sử dụng để sao chụp nghiệp vụ phát sinh, việc ghi phiếu thu như vậy làm mất đi công dụng của chứng từ, bên cạnh đó có thể dẫn đến trường hợp thủ quỹ có thể không ghi sổ nghiệp vụ thu tiền nào đó.
b. Thu qua ngân hàng
Việc thực hiện thu tiền qua ngân hàng là một thủ tục kiểm soát hữu hiệu nhằm ngăn chặn trường hợp kế toán biển thủ tiền thu từ khách hàng, đồng thời đảm bảo các khoản tiền ghi sổ là khoản thu có thật và thực tế Công ty đã nhận được. Do đó, việc thu tiền qua ngân hàng cũng đồng thời giúp Công ty thường xuyên đối chiếu giữa sổ sách kế toán với số dư trên tài khoản tiền gửi, tránh được sự sai lệch về ghi chép số liệu.
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kiểm soát quy trình thu tiền qua ngân hàng
Đến hạn thanh toán, khách hàng phải chuyển tiền nộp vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng. Sau đó, ngân hàng sẽ lập giấy báo Có chuyển đến Công ty, kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy báo Có để vào sổ tiền gửi sau
NH của Công ty Kế toán Kế toán công nợ
Lập giấy báo Có Giấy báo Có, chứng từ liên quan Sổ phụ ngân hàng Nhận giấy báo Có, các chứng từ ngân hàng chuyển đến Giấy báo Có, chứng từ NH chuyển đến Nhận được lệnh chuyển tiền do NH khác chuyển trả Sổ tiền gửi
Sổ chi tiết phải thu KH Sổ Cái Nhật kí CT Tờ kê chi tiết TK131 Sổ Cái Nhật kí CT Tờ kê chi tiết TK 112 N N
đó máy sẽ tự động ghi vào tờ kê chi tiết TK 112, Nhật kí chứng từ và sổ Cái. Đồng thời, kế toán công nợ phải thu cũng căn cứ vào giấy báo Có để ghi giảm khoản nợ của khách hàng váo sổ chi tiết phải thu khách hàng, máy tính sẽ tự động vào tờ kê chi tiết TK 131.
c. Quản lí các khoản phải thu
Nợ phải thu là khoản mục rất dễ xảy ra các gian lận, sai sót: Nợ phải thu bị tham ô, bị thất thoát do không theo dõi được, ghi chậm hoặc ghi sai khách hàng thanh toán...Để hạn chế các sai sót này thì Công ty đã có các thủ tục kiểm soát:
Quản lý khách nợ
Khách hàng của Công ty đa phần là những khách hàng đã gắn bó với Công ty lâu năm, bên cạnh đó Công ty cũng chú trọng phát triển khách hàng mới, đối với những khách hàng lẻ thì Công ty không có chính sách cho nợ. Việc tìm hiểu khách hàng nợ mới không do phòng kế toán thực hiện. Phòng bán hàng sẽ đảm nhận việc tìm hiểu khách hàng mới, thoả thuận các điều kiện về các chế độ bán hàng, điều điện thanh toán nợ, phương thức thanh toán nợ. Sau khi khách hàng mới đủ các điều kiện để trở thành khách hàng nợ mới thì hai bên tiến hành ký hợp đồng làm nhà phân phối các sản phẩm của Công ty tại địa phương. Thông thường đối với những khách hàng mới muốn cung cấp các sản phẩm của Công ty thì phải ký cược một khoản tiền hoặc tài sản để đảm bảo việc thanh toán nếu có sự cố xảy ra. Nhằm ngăn chặn các rủi ro tín dụng cho Công ty.
Sổ sách theo dõi khoản phải thu và các phương pháp kiểm tra đối chiếu định kỳ
Kế toán công nợ theo dõi chi tiết khoản phải thu của khách hàng và phần thanh toán trên sổ chi tiết công nợ. Sổ chi tiết công nợ của khách hàng vừa được thực hiện trên máy tính vừa được ghi chép bằng tay, tránh sai sót trong ghi chép khoản phải thu.
Cuối tháng, kế toán công nợ tiến hành cộng sổ và rút số dư mỗi tháng cho từng khách hàng. Qua đó có thể biết được khách hàng nào có số dư nợ vượt quá giới hạn cho phép cũng như làm căn cứ để tính các chế độ bán hàng cho khách hàng.
Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác của khoản phải thu khách hàng, cuối mỗi kỳ đều tiến hành đối chiếu công nợ giữa kế toán Công ty và khách hàng. Công việc đối chiếu này có thể phát hiện ra những khoản phải thu không có thật cũng như các khoản phải thu còn thiếu, ngăn chặn hành vi gian lận chiếm đoạt nợ phải thu. Biên bản đối chiếu công nợ ( Phụ lục I.3)
Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ để xác định chính xác khoản nợ phải thu của Công ty, giúp kế toán có thể kiểm tra đối chiếu và điều chỉnh những sai sót trong quá trình ghi sổ và nhập liệu. Nó cũng thể hiện trách nhiệm của khách hàng đối với khoản nợ với Công ty đồng thời bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.
Tổ chức công tác thu hồi nợ
Tại Công ty CP Giày Bình Định do có quy định về chế độ chiết khấu đối với khoản thanh toán của khách hàng (doanh thu thực tế) trong tháng, do vậy nếu khách hàng thanh toán càng nhiều thì hệ số chiết khấu càng lớn. Điều này có nghĩa nếu khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty càng lớn thì sẽ được Công ty chiết khấu cho khoản thanh toán sớm đó, mức chiết khấu tương ứng với khoản thanh toán được Công ty quy định cụ thể đối với mỗi khách hàng (Nhà phân phối) trong mỗi năm. Vì thế mà Công ty không tổ chức công tác thu hồi nợ vào cuối kỳ.
Xử lý các khoản thu khó đòi
Khi áp dụng chính sách tín dụng trong hoạt động tiêu thụ thì đồng nghĩa Công ty phải chấp nhận một tỷ lệ rủi ro khi có khách hàng vì lý do khách quan hoặc chủ quan không thể thanh toán nợ cho Công ty, vì vậy việc xác định được các khoản thu khó đòi nhằm phục vụ cho công tác lập dự
phòng và xử lý khoản nợ khó đòi đó.
Hiện nay, với các khách hàng có quan hệ mua bán đối với Công ty nhưng trong một thời gian dài không thanh toán các khoản nợ cho Công ty thì Công ty tạm ngừng việc bán hàng cho khách hàng đó. Sau khi khách hàng thanh toán nợ, nếu có nhu cầu tiếp thì Công ty sẽ đáp ứng nhưng các chính sách bán hàng sẽ thiết chặt hơn để đảm bảo khoản phải thu của khách hàng này.
Đối với những khách hàng không có khả năng chi trả các khoản nợ cho Công ty vì các lý do tài chính thì kế toán công nợ tổng hợp danh sách các khách hàng không có khả năng chi trả. Sau đó Công ty cử các nhân viên tới nơi khách hàng đó kinh doanh để tìm hiểu tình hình.
Căn cứ vào các giấy tờ xác minh, Công ty lập hội đồng xử lý nợ khó đòi. Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào quyết định của hội đồng để thực hiện lập dự phòng hoặc xoá nợ theo quy định. Nhằm ngăn chặn nhân viên của đơn vị chiếm đoạt các khoản phải thu, sau đó che giấu gian lận bằng cách đưa vào nợ phải thu khó đòi.
Quản lý công nợ hoạt động xuất khẩu
Đối với hoạt động xuất khẩu, Công ty không sử dụng các chính sách tín dụng như các khách hàng nội địa. Các khách hàng nước ngoài thường phải thanh toán bằng phương pháp L/C để đảm bảo không có những thiệt hại do việc không thu hồi được nợ do khoảng cách địa lý và sự khác biệt về pháp luật.
Nhìn chung việc quản lý công nợ đối với các khách hàng xuất khẩu được thực hiện không phức tạp bằng việc quản lý công nợ trong nước vì phương thức thanh toán chủ yếu được Công ty yêu cầu đối với khách hàng là tín dụng chứng từ nên đảm bảo khả năng thanh toán cao, tránh mất mát. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp cá biệt là Công ty cho phép một số khách hàng xuất khẩu thường xuyên được phép thanh toán một phần tiền hàng, phần
còn lại thanh toán trong một thời gian nhất định, chế độ này chỉ áp dụng cho một vài khách hàng và ít khi xảy ra.
Nhìn một cách tổng quát thì việc kiểm soát hoạt động bán chịu và thanh toán của khách hàng được thực hiện chưa được chặt chẽ, do khách hàng của Công ty đã có quan hệ lâu năm nên công tác quản lý nợ và thu hồi nợ không thực hiện triệt để, tình trạng dư nợ cuối kỳ vượt quá tỷ lệ cho phép xảy ra khá thường xuyên với khá nhiều khách hàng, vì vậy cần xiết chặt công tác kiểm soát hoạt động bán chịu hơn nữa để đảm bảo nguồn vốn của Công ty không bị khách hàng chiếm dụng.