6. Kết cấu của đề tài
3.2.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng
- Hoàn thiện công tác thẩm định khàng hàng: Thẩm định khách hàng là một khâu rất quan trọng trong việc xác định phương thức bán hàng. Việc quyết định bán chịu đúng đắn là do công tác đánh giá uy tín khách hàng đạt hiệu quả. Với mục tiêu giảm bớt rủi ro do bán hàng nhưng không thu được nợ do không đánh giá đúng uy tín thanh toán của khách hàng. Thiết nghĩ phải tăng cường công tác thẩm định khách hàng trước khi ra quyết định bán hàng.
Sơ đồ 3.1:Sơ đồ quy trình thẩm định khách hàng
- Hoàn thiện báo cáo nội bộ kiểm soát nợ phải thu khách hàng: Hiện nay một số báo cáo công nợ không còn phù hợp, không cung cấp những thông tin cần thiết để đánh giá đúng đắn các khoản nợ để có biện pháp thu nợ phù hợp.
Mặt khác, việc một số đơn vị trực thuộc tự ý cấp vượt hạn mức tín dụng cho phép đối với khách hàng sẽ làm gia tăng nợ phải thu khách hàng, làm cho Công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng.Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản.
Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không. Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng
trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì Công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần quy định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược… Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Mặt khác, thì người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín dụng và hạn mức tín dụng nên được tách biệt khỏi bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng. Công ty nên có một bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên và thật sự nghiêm túc. Nhìn chung Công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên.
Đối với các khách hàng nước ngoài thì phương pháp tín dụng tốt nhất là sử dụng phương pháp thanh toán bằng L/C vì do khoảng cách về địa lý cho nên Công ty khó có thể tìm hiểu về chất lượng tín dụng của khách hàng.
Tổ chức công tác truy thu công nợ là việc làm cần thiết. Cuối tháng, kế toán công nợ cần xác định số dư nợ của các khách hàng sau đó lọc ra những khách hàng có số dư nợ vượt quá mức tín dụng cho phép.
Sau đó lập danh sách những khách hàng có số nợ vượt quá mức tín dụng cho phép để gửi Giấy đề nghị thanh toán.
Công ty nên xây dựng lại các mẫu báo cáo công nợ phù hợp nhằm cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng giúp công tác kiểm soát công nợ tốt hơn.