6. Kết cấu của đề tài
2.3.5.1. Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nộibộ
tiền bán hàng tại Công ty
2.3.5.1. Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty thu và thu tiền bán hàng tại Công ty
a. Những thuận lợi trong việc tổ chức kiểm soát tại Công ty
Môi trường kiểm soát
Để có được kết quả như ngày hôm nay một phần cũng nhờ Công ty có một đội ngũ các nhà lãnh đạo có năng lực và tâm huyết với Công ty. Các nhà lãnh đạo luôn quan tâm đến uy tín của Công ty đối với khách hàng cũng như luôn cố gắng để đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng vì điều này quyết định đến sự sống còn của Công ty. Do vậy các vấn đề kiểm
tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Những người lãnh đạo Công ty đã có quá trình hoạt động tại Công ty khá dài cho nên rất am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho nên thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp với tình hình thực tế của Công ty và tương đối chặt chẽ. Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh và hiệu quả.
Bên cạnh đó những nhân viên và công nhân đang làm việc tại Công ty đã được tuyển chọn kỹ càng, là những người có năng lực và đạo đức tốt vì thế các chính sách và thủ tục đề ra được họ thực hiện tốt. Ngoài ra họ còn tư vấn và đề xuất nhiều ý tưởng hay và thiết thực cho ban lãnh đạo của Công ty để từ đó những nhà lãnh đạo có các quyết định đúng đắn trong công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Sự quan tâm của Công ty đối với đời sống người lao động và những chính sách đãi ngộ đối với người tài cũng làm cho người lao động yên tâm cống hiến hết mình cho công việc không tìm cách để gian lận làm tổn hại đến Công ty.
Về cơ cấu tổ chức, Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mọi phòng ban trong Công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Hơn nữa giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, hàng năm Công ty tổ chức thuê Công ty kiểm toán độc lập đến để thực hiện kiểm toán các Báo Cáo Tài Chính. Một mặt đảm bảo tính trung thực của thông tin kế toán mặt khác còn đảm bảo tính minh bạch của thông tin đối với Công ty CP.
Hệ thống kế toán.
sự phân công phân nhiệm rõ ràng, không có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong tác hạch toán và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty cũng như các đối tượng bên ngoài Công ty.
Việc áp dụng hình thức ghi sổ là nhật ký chứng từ khá phù hợp trong điều kiện áp dụng kế toán máy và với khối lượng các nghiệp vụ nhiều như tại Công ty.
Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát tại Công ty được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các quy chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện.
Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chẩn.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: tại Công ty, mọi phòng ban đều được phân chia trách nhiệm khá rõ ràng và cụ thể. Chẳng hạn như phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho phó giám đốc về hoạt động của thị trường trong và ngoài nước trên cơ sở đó dự báo về nguồn hàng, khả năng tiêu thụ, vạch kế hoạch kinh doanh, tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh kinh doanh. Từ đó, phó giám đốc sẽ trình lên giám đốc kế hoạch tiếp thị mới nhằm đảm bảo ổn định giá cả và thị trường.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được Công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt, hay thủ kho không đồng thời là kế toán hàng tồn kho.
- Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: tại Công ty, phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, phó giám đốc là người được phân công phụ trách phòng kinh doanh theo uỷ
quyền của giám đốc, hay phó phòng kế toán là người thay thế kế toán trưởng khi vắng mặt.
Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa là kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển.
b. Những ưu điểm của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ
- Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Giày Bình Định được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến Công ty về nhiều mặt.
- Công ty đã đưa ra một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, theo dõi các khoản doanh thu, công nợ, tiền….
- Việc phân chia trách nhiệm của các nhân viên trong Công ty khá rõ ràng. Đặc biệt với việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
- Việc lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối mỗi tháng sẽ giúp cho Công ty dễ dàng phát hiện ra những sai phạm như trường hợp khách hàng đã trả nợ nhưng nhân viên cố tình ghi sổ trễ hoặc không ghi sổ để phục vụ cho lợi ích cá nhân.
- Bên cạnh đó, việc Công ty phân công trách nhiệm cho một nhân viên quản lý và thu hồi công nợ khách hàng cho một nhóm mặt hàng cụ thể là rất tốt. Việc này sẽ tạo điều kiện cho việc theo dõi các khoản nợ một cách chặt chẽ hơn.
bớt các rủi ro hình thành các khoản thu khó đòi.
- Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc .