7. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền
Hình 1.4 thể hiện dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu tiền gồm 4 nút xử lý tƣơng ứng với 4 chức năng cơ bản sau: (1) tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền và (4) báo cáo phân tích tình hình tiêu thụ.
22
Mỗi nút trong sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình bán hàng và thu tiền là một công đoạn xử lý của chu trình bán hàng và thu tiền, và nhƣ thế sẽ xuất hiện những luồng dữ liệu bổ sung nối liền các nút này.
Hình 1.5. Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình bán hàng và thu tiền
Khách hàng Dữ liệu khách hàng 1.0 Lệnh bán hàng Đặt hàng Dữ liệu về công nợ Mã khách hàng và các dữ liệu khác Kiểm tra tín dụng Dữ liệu hàng tồn kho Chấp thuận đặt hàng 2.0 Giao hàng Khách hàng Hàng hóa phiếu gửi hàng 3.0 đơn Chứng từ gửi hàng Hóa đơn bán hàng 4.0 Phân tích & báo cáo
Các nhà quản lí Dữ liệu giá bán Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu gửi hàng Dữ liệu bán hàng
23
1.2.3.1. Tổ chức thông tin xử lý đơn đặt hàng
Tại nút xử lý này, thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng đƣợc doanh nghiệp nhập vào hệ thống máy tính bởi nhân viên bán hàng. Chƣơng trình sẽ tự động thực hiện việc kiểm tra số lƣợng hàng hóa tồn kho hiện có và công nợ hiện tại của khách hàng để thực hiện đơn đặt hàng. Một hệ thống tốt sẽ cho phép kiểm tra đồng thời số lƣợng hàng tồn kho và công nợ của khách hàng, hỗ trợ phản hồi đơn đặt hàng của khách hàng một cách nhanh chóng. Toàn bộ quy trình xử lý bán hàng đƣợc thể hiện qua hình 1.6 bên dƣới.
Hình 1.6. Tổ chức thông tin xử lý bán hàng
24
trong tập tin Danh mục hàng h a. Mỗi khi có sự biến động tăng hay giảm về số lƣợng của từng loại hàng hóa, số liệu của hàng hóa ngay lập tức đƣợc cập nhật. Nếu lƣợng hàng có sẵn của công ty không đủ để giao cho khách, nhân viên bán hàng phải thỏa thuận với khách về thời gian giao hàng và khai báo với hệ thống máy tính để chuẩn bị một đơn hàng giao trễ.
Thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại đƣợc cập nhật theo thời gian thực trên tập tin Danh mục khách hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng không làm cho số dƣ công nợ của khách hàng vƣợt quá hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ đƣợc chấp nhận và đƣa vào lƣu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng vƣợt quá hạn mức cho phép, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trƣởng phòng kinh doanh xem xét để đƣa ra quyết định cuối cùng.
Sau khi đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận thì dữ liệu sẽ đƣợc lƣu vào hai tập tin Đơn đặt hàng (các thông tin chung về đơn đặt hàng) và Chi tiết đơn đặt hàng (các thông tin cụ thể về loại hàng và số lƣợng hàng).
Căn cứ vào các thông tin cơ bản trên Đơn đặt hàng, tiến hành in lệnh bán hàng để lƣu vào hồ sơ của bộ phận bán hàng và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng, gồm: bộ phận quản lí kho chuẩn bị hàng và đóng gói, bộ phận lập hóa đơn khi nhận đƣợc đầy đủ các chứng từ giao hàng.
1.2.3.2. Tổ chức thông tin chuẩn bị hàng, giao hàng
Tại kho, sau khi nhận đƣợc lệnh bán hàng (phiếu đóng gói), bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành lấy hàng và đóng gói. Trong một số trƣờng hợp, lƣợng hàng thực tế tại kho không đủ để giao do bị hƣ hỏng, mất mát… hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tƣơng đƣơng thì lệnh bán hàng có thể phải đƣợc điều chỉnh, sửa đổi trƣớc khi thực hiện. Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay trở lại bộ phận bán hàng. Sau khi hàng hóa đƣợc chuẩn bị xong
25
ở kho, nhân viên giao hàng truy cập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng. Tại thời điểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã đƣợc hoàn tất, do vậy hệ thống cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho để phục vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết của từng loại hàng hóa và đồng thời cập nhật dữ liệu về tồn kho hàng hóa.
1.2.3.3. Tổ chức thông tin lập h a đơn
Sau khi hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng đƣợc chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Nhân viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng và đơn đặt hàng của khách hàng.
Hóa đơn GTGT là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho ngƣời mua và nghĩa vụ thanh toán của ngƣời mua. Trên đó ghi rõ số lƣợng, đơn giá của từng loại, tổng giá trị của hàng hóa tiêu thụ và các điều kiện thanh toán cũng nhƣ thuế GTGT. Việc lập hóa đơn thƣờng phải đợi khi hàng hóa thuộc quyền sở hữu của ngƣời mua để tránh sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa.
Chƣơng trình tổ chức thông tin kế toán tốt sẽ tự động truy cập vào dữ liệu giá bán để truy xuất dữ liệu “Giá bán” và “Thuế suất GTGT” của từng loại hàng hóa. Tất cả những dữ liệu trên sẽ đƣợc lƣu trữ để phục vụ việc theo dõi quản lý thông tin trên hóa đơn và theo dõi công nợ.
26
Hình 1.7. Tổ chức thông tin lập hóa đơn
1.2.3.4. Tổ chức thông tin quản lý công nợ và thu tiền
Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại đƣợc cập nhật ngay trên tập tin Danh mục khách hàng để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ công tác kiểm tra tín dụng của khách hàng. Tổ chức thông tin theo dõi chi tiết công nợ cần phải theo dõi đƣợc thời hạn thanh toán của khách hàng đồng thời có thể tự động cập nhật số dƣ công nợ của khách hàng.
27
bán hàng, có thể tính toán, tổng hợp và báo cáo đƣợc tất cả các thông tin về tổng doanh thu; thuế GTGT phải nộp; số lƣợng và doanh thu của từng mặt hàng, ngành hàng; doanh thu theo từng khách hàng… Tƣơng tự nhƣ vậy, dựa vào dữ liệu trên tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho, có thể báo cáo tình hình xuất hàng hóa tiêu thụ theo từng mặt hàng, giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. Đây chính là các cơ sở số liệu để lập báo cáo tình hình và kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, ngành hàng, phục vụ cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán quản trị.
Nhận tiền thanh toán: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành thu tiền. Trƣờng hợp chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế toán và các khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời báo cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để câp nhật tình hình thanh toán của khách hàng.
Giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán: Hàng bị trả lại khi khách hàng không hài lòng, trả lại tất cả hoặc một phần hàng hóa đã nhận. Giảm giá hàng bán là sự điều chỉnh để đền bù cho khách hàng vì hàng hóa đã hƣ hỏng, kém phẩm chất hay thiếu hụt… Trong trƣờng hợp này biên bản đƣợc chuẩn bị để ghi nhận các thỏa thuận. Tuy nhiên, chúng chỉ đƣợc lập khi có bằng chứng rằng hàng bị trả lại đƣợc nhận lại hoặc các khoản giảm giá đƣợc các cấp thẩm quyền phê duyệt. Các biên bản này là cơ sở để ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu và số dƣ tài khoản phải thu khách hàng.
Xử lý các khoản nợ quá hạn: Việc xử lý các khoản nợ quá hạn xảy ra không thƣờng xuyên và chỉ liên quan đến những khách hàng chậm trả. Nhìn chung, quy trình này thƣờng bắt đầu bằng việc gửi thông báo đến khách hàng về khoản nợ quá hạn. Trong trƣờng hợp khách hàng mất khả năng chi trả các
28
khoản nợ, doanh nghiệp phải làm thủ tục để xử lý và hạch toán các khoản nợ không đòi đƣợc.
1.2.4. Kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát tổ chức thông tin đóng vai trò quan trọng đối với các mặt hoạt động của DN, giúp cho thông tin cung cấp đƣợc hiệu quả hơn, thiết thực hơn với nhà quản trị. Ngoài ra, kiểm soát có tác dụng rà soát quy trình hoạt động của HTTTKT từ khâu thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp thông tin làm cho quy trình này đƣợc hoạt động nhuần nhuyễn liên tục, có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tăng tính liên kết của HTTTKT, giúp giảm thiểu chi phí cho quá trình thu thập và truyền tải thông tin.
1.2.4.1. Mục ti u kiểm soát
Để ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong chu trình bán hàng và thu tiền cần thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát cụ thể sau:
- Tất cả hàng hóa đƣợc gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số lƣợng và chất lƣợng đƣợc đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên.
- Tất cả hàng hóa gửi bán đều đƣợc phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. - Hóa đơn phải đƣợc lập chính xác và doanh thu phải đƣợc ghi nhận trong kỳ kế toán thích hợp.
- Các khách hàng đƣợc phép mua chịu cần đƣợc xem xét kĩ về khả năng tài chính và phải là những ngƣời đáng tin cậy.
- Tất cả các hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khấu thƣơng mại đƣợc phê duyệt và ghi chép chính xác.
- Tất cả những khoản thu tiền bán hàng đƣợc ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ.
29
- Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng cần đƣợc phản ánh vào các tài khoản chi tiết về khách hàng.
- Tất cả chứng từ, sổ kế toán (các tập tin dữ liệu kế toán), hàng tồn kho và tiền đều đƣợc bảo quản an toàn.
- Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia vào chu trình.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu nói riêng và các chu trình khác nói chung.
1.2.4.2. Các sai s t, gian lận th ng gặp và biện pháp kiểm soát
Các nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong chu trình doanh thu thƣờng phức tạp và tiềm ẩn nhiều sai sót, gian lận ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của chu trình. Đó là bán hàng và thu tiền không đúng, không đủ, không kịp thời cũng nhƣ không ghi nhận và báo cáo đúng bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung báo cáo không đầy đủ, không kịp thời, mẫu biểu báo cáo không phù hợp và không thống nhất số liệu giữa các bộ phận. Những sai sót xảy ra trong chu trình này có thể do lỗi vô ý của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lí kho hàng, nhân viên giao hàng hoặc nhân viên kế toán. Tuy nhiên thực tế cũng có rất nhiều trƣờng hợp cố ý gian lận nhằm biển thủ tài sản của doanh nghiệp và che dấu bằng cách trì hoãn việc ghi sổ hoặc ghi khống, làm giả các chứng từ hoặc cố tình hạch toán sai… Bảng 1.1. thể hiện một số trƣờng hợp sai sót, gian lận thƣờng gặp trong chu trình doanh thu cũng nhƣ hậu quả của nó và các biện pháp kiểm soát.
30
Bảng 1.1. Các rủi ro, sai sót, gian lận thƣờng gặp và biện pháp kiểm soát trong chu trình doanh thu
TT Các rủi ro sai sót
và gian lận Biện pháp kiểm soát
I Khâu tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng
1
Chấp nhận đơn đặt hàng cho các khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không đáng tin cậy.
- Tổ chức công tác trong HTTTKT phải cung cấp kịp thời, chính xác thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng cho bộ phận kinh doanh (bán hàng) để thực hiện việc kiểm tra tín dụng của khách hàng trƣớc khi tiến hành chấp nhận đơn đặt hàng. - Công ty cần phải xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể căn cứ trên các thông tin đƣợc cung cấp về đánh giá và xếp hạng uy tín của khách hàng
- Các thông tin phục vụ phân tích công nợ theo thời hạn nợ phải đƣợc cung cấp kịp thời nhằm kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ quá hạn, khó đòi.
2 Chấp nhận đặt hàng đối với hàng hóa không có sẵn hoặc không thể sản xuất và cung ứng kịp thời theo tiến độ khách hàng yêu cầu.
Tổ chức HTTTKT trong đơn vị phải cung cấp kịp thời, chính xác số lƣợng tồn kho của từng loại hàng hóa, thành phẩm cho bộ phận kinh doanh, bán hàng để thực hiện việc kiểm tra hàng tồn kho trƣớc khi chấp nhận đơn hàng.
II Khâu chuẩn bị hàng vận chuyển hàng và giao hàng cho khách
1
Hàng gửi đi nhƣng không đƣợc ghi lại hoặc ghi lại không chính xác.
- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình từ khâu chấp nhận đặt hàng, xuất kho, gửi hàng, lập hóa đơn và theo dõi công nợ.
31
Giao hàng nhƣng không xuất hóa đơn hoặc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn bán hàng.
- Công đoạn sau của chu trình phải dựa trên dữ liệu của các công đoạn trƣớc, các công đoạn trƣớc phải theo dõi công việc của các công đoạn sau cho đến khi hoàn tất chu trình.
- Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lí theo chu trình cho phép hệ thống tự động kiểm soát hoạt động của toàn bộ chu trình, giảm thiểu trƣờng hợp nhầm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ.
2
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lƣợng, giao nhầm khách hàng, nhầm địa điểm hoặc quên giao các hàng đặt lại.
- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình, dữ liệu và thông tin phải đƣợc đồng bộ, xuyên suốt qua tất cả các khâu, các bộ phận.
- Kiểm tra kĩ trƣớc khi giao hàng cho khách.
III Lập hóa đơn theo dõi thanh toán và thu tiền
1
Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu
Tổ chức HTTTKT trong đơn vị sẽ cho phép tự động cập nhật đơn giá và tỉ lệ chiết khấu khi lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót do ngƣời lập hóa đơn nhớ sai đơn giá, tỉ lệ chiết khấu.
2
Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán (ghi nhận sớm). - Tuân thủ nguyên tắc phù hợp. - Có hƣớng dẫn cụ thể cho từng trƣờng hợp ghi nhận doanh thu. - Kiểm soát tự động bằng phần mềm. 3 Chấp nhận hàng trả lại và chiết khấu quá mức.
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng. - Phân quyền.
- Báo cáo chi tiết, kịp thời tình hình hàng bán bị trả lại và chiết khấu
4
Tự ý xóa nợ đƣợc thực hiện bởi những ngƣời
- Phân chia trách nhiệm rõ ràng
32 không có quyền hạn. toán 5 Số liệu không chính xác.
- Kiểm soát quá trình nhập liệu. - Đối chiếu số liệu giữa các bộ phận.
- Đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
- Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê hàng hóa thực tế trong kho và sổ kế toán.
- Đối chiếu công nợ khách hàng và đối chiếu số dƣ ngân hàng theo định kỳ.
6 Tiền bán hàng bị