7. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Qua phân tích thực trạng tổ chức dữ liệu của chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty CP Giày Bình Định cho thấy cơ sở dữ liệu trong Công ty còn rời rạc, chƣa có sự chia sẻ và tích hợp thông tin giữa các bộ phận chức năng.Vì vậy, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mềm kế toán cần phải đƣợc tích hợp, kết nối với các phần mềm quản lí của các hệ thống chức năng trong toàn công ty. Khi đó hệ thống thông tin của công ty sẽ chia sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất, cho phép ngƣời sử dụng truy vấn dữ liệu mọi nơi, mọi lúc theo phân quyền truy cập. Các nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức đƣợc cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nhất của công ty thông qua hệ thống mạng máy tính nội bộ. Một hệ thống nhƣ vậy đƣợc gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Theo đó, nếu công ty sử dụng hệ thống ERP công ty không cần phải sử dụng nhiều loại phần mềm song song độc lập cho nhiều công việc khác nhau.
78
Việc ứng dụng ERP không thể thực hiện ngay lập tức. Vì vậy, đầu tiên công ty hoàn thiện hệ thống quản lý trong đó có hệ thống các quy trình tác nghiệp phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản trị của công ty. Bƣớc tiếp theo hoàn thiện phần mềm kế toán công ty đang sử dụng. Để đạt mục tiêu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP, công ty cần phải xây dựng một lộ trình gồm các giai đoạn triển khai một cách cụ thể, tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình kinh doanh, chuẩn hóa dữ liệu trên phạm vi toàn công ty.
Thứ hai, bộ mã đối tƣợng kế toán hiện hành chƣa đảm bảo vai trò trong xử lý, nhận diện đối tƣợng do nguyên tắc xây dựng bộ mã chƣa đƣợc chú trọng. Công ty cần phải thay đổi bộ mã hiện hành và thống nhất trong công ty. Khi đó, việc xử lý báo cáo số liệu theo dạng thống kê tập trung cuối tháng, cuối kỳ không còn phù hợp vì dữ liệu đầu vào luôn đƣợc cập nhật khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, báo cáo sẽ đƣợc lập nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Thứ ba, việc hoàn thiện phải đảm bảo thích ứng với các điều kiện hiện tại và những thay đổi trong tƣơng lai, tối ƣu hóa đƣợc các nguồn lực. Trƣớc mắt hoàn thiện phần mềm kế toán hiện có, về lâu dài ứng dụng ERP cần đƣợc đề cập đến. Mục tiêu này chỉ có thể thực hiện đƣợc nếu công ty tiến hành xem xét và cân nhắc kỹ lƣỡng các yếu tố liên quan đến con ngƣời và đầu tƣ hạ tầng tƣơng ứng.
Nếu công ty sử dụng hệ thống ERP, công ty không cần phải sử dụng nhiều loại phần mềm song song độc lập cho nhiều công việc khác nhau. Các chức năng chính trong hệ thống ERP:
- Thiết lập giá trị sản phẩm tại kho: Khai báo hàng hóa đƣợc nhập vào tại kho khai báo tỷ lệ hao hụt hàng hóa khi đã có lệnh xuất kho. Chƣơng trình
79
cho phép hỗ trợ khai báo nhanh bằng tính năng sao chép danh mục hàng tồn kho hoặc nhập dữ liệu từ các số liệu hàng xuất đi trong file excel.
- Đơn đặt hàng: Dữ liệu đơn hàng thông thƣờng do bộ phận kế toán kinh doanh lập căn cứ vào yêu cầu trực tiếp từ khách hàng hoặc từ kế hoạch dự trữ hàng hóa. Bộ phận kế hoạch đƣợc quyền truy cập vào dữ liệu đơn hàng để xem thông tin đơn hàng và lập kế hoạch đặt hàng cho phù hợp. Chƣơng trình phần mềm sẽ có nhắc nhở đơn hàng mới cho các bộ phận có liên quan.
- Lập kế hoạch nhập xuất hàng: Kế thừa dữ liệu từ đơn đặt hàng để lập kế hoạch xuất bán hàng hóa với đơn hàng, tính toán dự kiến thời gian kết thúc đơn hàng. Chức năng này cho phép bộ phận lập kế hoạch quản lý đƣợc thông tin kế hoạch hàng hóa ở đơn vị. Phân hệ lập kế hoạch nhập kho sản phẩm đƣợc tích hợp với phân hệ hoạch định nhu cầu xuất hàng bán để tính toán nhu cầu khách hàng lấy sàn phẩm để dự trữ hàng hóa trong kho. Lệnh xuất bán sẽ đƣợc lập từ dữ liệu đơn đặt hàng của khách hàng
- Hoạch định nhu cầu hàng hóa: Hỗ trợ việc tính toán các yêu cầu từ các đơn đặt hàng của khách hàng để tính toán số liệu hàng tồn kho tối thiểu đảm bảo lƣợng hàng hóa có trong kho đủ đáp ứng cho nhu cầu các đơn đặt hàng khác, Bộ phận cung ứng có thể truy cập vào phân hệ này để xem nhu cầu hàng hóa đang thiếu hụt sản phẩm gì và thực hiện quá trình cung ứng.
- Quản lý hàng hóa: cho phép bộ phận kế toán tại kho luôn có đƣợc số liệu hàng hóa trong tùng ngày, từng ca làm việc và từ các công đoạn khách nhau của quá trình nhập xuất hàng hóa. Chức năng này cho phép ghi chép tất cả sản phẩm xuất ra cho các đơn hàng tại mỗi công đoạn nhập hàng hóa ở mỗi thời điểm nhất định, hàng hóa luôn đƣợc cập nhập giá thành, kiểm tra hàng hóa còn hạn hay không, tồn tại kho bao lâu
- Tập hợp chi phí giá thành hàng hóa: Chƣơng trình sẽ tự động tập hợp và phân bổ hàng hóa tại kho, mỗi sản phẩm sẽ có mỗi mức giá khác nhau, nên
80
yêu cầu kế toán trong kho phải cập nhập đúng giá thành hàng hóa tại thời điểm đó.. sản phẩm nhập kho phải có báo cáo hàng nhập lƣu trữ đúng số liệu, không đƣợc để sai sót để tránh quá trình nhập kho bị thiếu hụt sản phẩm
- Chức năng báo cáo: Chƣơng trình sẽ tự động thiết lập Báo cáo nhu cầu hàng hóa, Báo cáo tiến độ đơn đặt hàng, Báo cáo số lƣợng sản phẩm nhập kho, Báo cáo giá thành từng sản phẩm…
Với cách tổ chức này, dữ liệu đƣợc cập nhật một lần và sử dụng trong suốt chu trình, thông tin không bị chồng chéo, trùng lắp; giảm bớt khới lƣợng lƣu trữ, thời gian xử lý và khối lƣợng công việc của các bộ phận. Hệ thống cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận chức năng sẽ đƣợc liên kết chặt chẽ, thống nhất nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác phục vụ công tác lập đặt hàng, kiểm soát hàng hóa và đánh giá đƣợc quá trình kinh doanh trong ngày một cách tối ƣu. Trên cơ sở phần mềm Bravo đang đƣợc sử dụng, Công ty có thể tiến hành nâng cấp và mở rộng phạm vi sử dụng đồng bộ ở tất cả các bộ phận chức năng của toàn công ty. Đồng thời thực hiện phân quyền quản lý và sử dụng CSDL phù hợp với chức năng của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên.