7. Kết cấu của luận văn
2.2.5. Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
hàng và thu tiền tại công ty
Công ty đã xây dựng các thủ tục kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm thực hiện các mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định của nhà nƣớc. Cụ thể:
(1) Kiểm soát nhập dữ liệu: Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.3, mỗi nhân viên có user và mật khẩu riêng, có sự phân quyền trong việc truy cập và nhập dữ liệu. Phần mềm có khả năng liên kết các dữ liệu trong chu trình, công đoạn sau đƣợc dựa trên dữ liệu của công đoạn trƣớc nên giảm thiểu đƣợc trƣờng hợp nhầm lẫn, bỏ sót nhiệm vụ. Công ty lập lệnh xuất hàng và lập hóa đơn trên phần mềm, theo đó phần mềm sẽ tự truy cập giá bán và thuế suất, hạn chế sai sót trong công tác lập chứng từ. Nhân viên có thể lập các bảng kê nghiệp vụ, hóa đơn để kiểm tra xem đã nhập đầy đủ nghiệp vụ hay không.
(2) Quy trình xử lý đơn đặt hàng:
Theo nguyên tắc phân chia trách nhiệm, chỉ Phòng Kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. Theo đó, sau khi nhận đơn đặt hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh phải kiểm tra đơn đặt hàng (tính có thật của đơn đặt hàng, kiểm tra lƣợng hàng tồn kho). Ngoài ra đồng thời với việc xét duyệt nhu cầu mua hàng, Phòng Kinh doanh còn phải cân nhắc khả năng thanh toán
70
hay sự tín nhiệm của khách hàng để phê chuẩn việc bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Công ty có sự tách biệt giữa theo dõi công nợ tại Phòng Kế toán tài vụ và xét duyệt tín dụng khách hàng tại Phòng Kinh doanh nên tránh đƣợc các trƣờng hợp nhân viên Phòng Kinh doanh cố tình gian lận trong nghiệp vụ xem xét bán chịu cho khách hàng. Với các thủ tục kiểm soát mà công ty đã áp dụng về xét duyệt đơn đặt hàng, công ty đã thực hiện rất tốt, giảm thiểu đƣợc rủi ro khách hàng giả mạo, khách hàng ảo, tránh đƣợc trƣờng hợp nhận đơn hàng mà không có khả năng cung cấp, không đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng.
Xác nhận đơn hàng chỉ đƣợc gửi đi khi Trƣởng Phòng Kinh doanh đã xem xét đầy đủ các điều kiện về đơn đặt hàng và số lƣợng hàng còn để giao. Công ty đề ra thủ tục là đơn đặt hàng sau khi duyệt đƣợc sao một bản và chuyển đến Phòng Kế toán tài vụ, việc này tạo ra sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận và giúp kế toán theo dõi nghiệp vụ bán hàng từ lúc phát sinh, cũng là cơ sở để kế toán đối chiếu kiểm tra hóa đơn..
(3) Kiểm soát quá trình xuất kho, chuyển giao hàng hoá:
Trƣớc khi giao hàng, khách hàng, phòng quản lý chất lƣợng và đơn vị sản xuất đã tham gia kiểm tra hàng hóa trƣớc nên doanh nghiệp tránh đƣợc nhiều trƣờng hợp khách hàng trả lại hàng. Tuy nhiên, Công ty chƣa thành lập bộ phận gửi hàng riêng, do đó, có thể xảy ra rủi ro sai sót hoặc gian lận trong khâu xuất hàng giữa thủ kho và ngƣời nhận hàng.
(4) Lập hoá đơn và giao hoá đơn: Nhân viên bộ phận lập hóa đơn chỉ đƣợc lập hóa đơn sau khi đã kiểm tra các thông tin trên phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, lệnh xuất hàng phải khớp với nhau, hóa đơn GTGT đã có sẵn số thứ tự liên tục nên rất thuận lợi cho công việc kiểm soát. Để kiểm tra sự đầy đủ của việc vào sổ các hóa đơn chỉ cần lập bảng kê hóa đơn để kiểm tra tính liên tục của số hóa đơn.
71
Hoá đơn đƣợc lập phải có đầy đủ chữ ký của ngƣời bán hàng, ngƣời mua hàng, kế toán trƣởng, giám đốc mới hợp lệ.
(5) Kiểm soát theo dõi công nợ: Trong công ty có sự độc lập giữa kế toán và thủ quỹ nên tránh đƣợc các gian lận khi tiền bị thất thoát, chiếm dụng. Đối với trƣờng hợp bán chịu hàng hoá, kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 3) để ghi nhận nợ phải thu khách hàng.
Trong trƣờng hợp bán hàng thu tiền mặt, phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trƣởng, thủ quỹ, ngƣời lập phiếu, ngƣời nộp tiền mới hợp lệ. Cuối kỳ đối chiếu giữa sổ quỹ và bảng kê thu tiền mặt.
Định kỳ hàng tháng, căn cứ vào sổ chi tiết công nợ khách hàng, kế toán công nợ lập báo cáo tình hình công nợ về những khách hàng nào đã đến hạn trả nợ nhƣng chƣa trả, khách hàng nào đã quá hạn trả nợ sau đó trình kế toán trƣởng duyệt. Căn cứ vào báo cáo tình hình công nợ, nhân viên phòng kế toán tăng cƣờng công tác truy thu nợ nhƣ gọi điện, gửi thƣ yêu cầu khách hàng trả nợ.