7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác quản lý tín dụng và công nợ
Hầu hết các nghiệp vụ bán hàng của công ty phần lớn là các nghiệp vụ bán chịu, trong đó, rủi ro thƣờng xuyên gặp phải đó là nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Để tăng cƣờng công tác truy thu hay thu hồi nợ một cách nhanh chóng cũng nhƣ việc phát triển thị trƣờng mới, công ty cần xây dựng một chính sách bán hàng hợp lý và đầy đủ hơn. Do đó cần phải xây dựng chính sách bán chịu và hệ thống kiểm tra tín dụng khách hàng hiệu quả. Công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lƣợng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn
81
mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thƣờng có rủi ro không trả đƣợc nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thƣờng xuyên. Cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên đƣợc tách biệt khỏi cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng.
Đồng thời, đối với các khách hàng nƣớc ngoài, để tránh rủi ro tín dụng, Công ty nên áp dụng dùng L/C đối với tất cả khách hàng nƣớc ngoài và quy định trong hợp đồng thƣơng mại với các khách hàng nƣớc ngoài; ngoài ra, Công ty cần lựa chọn ngân hàng phát hành L/C phải lớn và có uy tín.
3.2.2.2. Hoàn thiện mẫu đơn đặt hàng
Việc khách hàng đặt hàng không theo mẫu đơn đặt hàng nào sẽ xảy ra rủi ro trong việc chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng với những điều khoản, yêu cầu không chính xác.
Vì vậy, công ty nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng chuẩn của công ty. Khách hàng sẽ lấy mẫu đơn đặt hàng này trên website của công ty hoặc do công ty gửi đến cho khách hàng, trên đơn đặt hàng thể hiện rõ tên, địa chỉ khách hàng, quy định chi tiết về mẫu mã, quy cách, số lƣợng sản phẩm, khách hàng đặt hàng theo mẫu nào trong catalogue (công ty nên in catalogue trong đó có tất cả hình ảnh sản phẩm mà công ty có thể sản xuất, và đánh mã số cho mỗi sản phẩm). Nhƣ vậy sẽ giúp cho việc xử lý đơn hàng đƣợc nhanh chóng, chính xác. Mẫu đơn đặt hàng cần thể hiện rõ tên đầu mối liên hệ để thuận tiện cho quá trình trao đổi.
82
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày...tháng...năm...
Tên công ty (cơ sở, cửa hàng kinh doanh):... Địa chỉ:... SĐT:... Số Fax:... Mã số thuế:... Họ và tên nhân viên đặt hàng:... Địa chỉ:...Số ĐT:... Ngày đặt hàng:... STT Tên hàng ĐVT Số lƣợng Mẫu mã quy cách Mã số Ghi chú Phƣơng thức giao hàng:... Tại địa chỉ:... Ngày giao hàng:...(có thể chậm nhất sau:...ngày)
Đại diện khách hàng (Ký tên đóng dấu)
3.2.2.3. Hoàn thiện chức thông tin giao hàng
Việc phê chuẩn xuất thành phẩm là có cơ sở dựa trên kiểm tra chất lƣợng sản phẩm hoàn tất, khách hàng đã đồng ý cho xuất hàng nên công ty hạn chế đƣợc các nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm đƣợc thực hiện căn cứ vào Lệnh xuất hàng đã đƣợc duyệt do đó hạn chế đƣợc việc giao nhầm hàng hoặc giao hàng không đúng thời điểm. Việc đối chiếu các chứng từ với nhau đảm bảo thông tin đƣợc phản ánh đúng đắn. Tuy nhiên việc xuất hàng đƣợc thực hiện tại đơn vị sản xuất gây khó khăn cho việc kiểm soát số hàng thực xuất. Mặt khác, thành phẩm xuất kho gửi đi bán không đƣợc quản lý có thể dẫn đến các mất mát và hƣ hại trong quá trình vận chuyển.
Bên cạnh đó, để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho và ngƣời nhận hàng, Công ty cần thành lập
83
đƣợc bộ phận gửi hàng riêng, khi giao hàng cho ngƣời vận chuyển thì sẽ có một phiếu giao hàng đã đánh số thứ tự trƣớc, ngƣời gửi hàng và ngƣời vận chuyển cùng ký xác nhận là đã giao nhận số hàng đó. Phiếu giao hàng đƣợc lập căn cứ vào phiếu xuất kho. Phiếu giao hàng lập thành 2 liên, mỗi bên giữ một liên. Sau khi đã vận chuyển hàng đến cho khách hàng đơn vị vận chuyển sẽ xuất hóa đơn vận chuyển gửi về công xác nhận đơn vị vận chuyển đã hoàn thành công việc.
3.2.2.4. Hoàn thiện tổ chức thông tin quản lý công nợ và chính sách chiết kh u
Việc kiểm soát trƣớc khi ghi nhận nợ phải thu của công ty tƣơng đối chặt chẽ, tuy nhiên công việc quản lý công nợ khách hàng thì chƣa tốt lắm. Công ty nên quy định kế toán công nợ lập báo cáo tình hình công nợ khách hàng hằng tuần, hằng tháng, việc này giúp công ty kiểm soát đƣợc chặt chẽ hơn khoản tiền khách hàng còn nợ, số tiền khách hàng nợ đã quá hạn, số tiền đã thanh toán. Nhờ vậy mà có thể phản ánh thông tin nhanh đến nhà quản lý, kiểm soát đƣợc trƣờng hợp nếu khách hàng đã trả tiền mà kế toán không ghi sổ, hoặc bỏ sót nghiệp vụ khi vào cuối kỳ mới lập báo cáo, và kiểm soát khi kế toán thanh toán gian lận che dấu các khoản phải thu trong tuần. Để phục vụ tốt cho công tác quản lý thì doanh nghiệp cần thiết phải thiết kế Báo cáo công nợ khách hàng theo thời hạn nợ.
84
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG THEO THỜI HẠN NỢ Ngày...tháng....năm... TT Khách hàng Địa chỉ Dƣ nợ hiện tại Thời hạn nợ Tổng cộng 1-30 (Ngày) 31-60 (Ngày) 61-90 (Ngày) > 90 (Ngày)
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Báo cáo này phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng). Báo cáo này đƣợc lập hàng tháng nhằm mục đích để xem xét về uy tín của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc chính sách tín dụng thích hợp; tạo căn cứ phân tích và xác định nợ phải thu khó đòi.
Ngoài ra, để kiểm soát số tiền bán hàng thu đƣợc qua ngân hàng, công ty nên yêu cầu kế toán thanh toán ghi hằng ngày vào Sổ ghi chép tiền thanh toán của khách hàng qua ngân hàng, sau đó cuối tháng tập hợp lại một lần.
85
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
SỔ GHI CHÉP TIỀN KHÁCH HÀNG TRẢ QUA NGÂN HÀNG Tháng....năm...
TT Giấy báo có
Tên KH Số TK Nội dung Số tiền Ngân hàng Ngày Số Tổng cộng Ngƣời lập Kế toán trƣởng (Ký họ tên) (Ký họ tên)
Nhằm giảm sai sót, tránh gian lận khi kế toán thanh toán hoặc thủ quỹ chiếm dụng tiền hàng, công ty yêu cầu một kế toán vào cuối mỗi tuần dựa vào sổ chi tiết theo dõi công nợ, sổ kế toán chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ ghi chép tiền khách hàng trả qua ngân hàng, sổ quỹ, lập bảng theo dõi thanh toán tiền hàng gởi cho khách hàng để thông báo cho khách hàng biết tình hình trả tiền cho công ty nhƣ thế nào, đồng thời cũng có thể đối chiếu số liệu có khớp hay không, phát hiện đƣợc gian lận của kế toán thanh toán hay thủ quỹ.
86
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
BẢNG THEO DÕI THANH TOÁN TIỀN HÀNG Ngày...tháng...năm... Tên khách hàng:... ST T Ngà y Tổng số tiền nợ Chứng từ Số tiền đã thu đƣợc Số tiền còn nợ Số Ngày Bằng tiền mặt Bằng TGNH
Xác nhận của khách hàng: Ngƣời lập Kế toán trƣởng
... (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thứ hai, Công ty cần xây dựng cơ chế về chiết khấu thanh toán, khoản tiền khách hàng đƣợc hƣởng nếu thanh toán trƣớc hạn. Chiết khấu thanh toán sẽ giúp cho Công ty thu hồi vốn nhanh hơn. Tuy nhiên hiện tại công ty có tỷ lệ chiết khấu thanh toán khá thấp làm cho không khách hàng nào thanh toán trƣớc hạn để hƣởng chiết khấu. Do đó công ty cần xây dựng cơ chế và tỷ lệ chiết khấu phù hợp, đảm bảo khuyến khích khách hàng thanh toán sớm nhƣng vẫn đảm bảo lợi nhuận của công ty không bị giảm.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Kế toán tài vụ của Công ty Cổ phần Giày Bình Định hiện tại có 07 nhân viên gồm: Kế toán trƣởng, kế toán, kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán tiền lƣơng, kế toán nguyên vật liệu và thủ quỹ.
87
phóng khỏi khâu cập nhật chứng từ, vì vậy có thể tăng cƣờng các hoạt động kiểm soát và có thể kiêm nhiệm nhiều công việc, giảm số lƣợng nhân sự. Khi áp dụng hệ thống ERP tất cả các thông tin đều đƣợc tập hợp về một hệ thống cơ sở dữ liệu chung nên đã hạn chế các khâu phải nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu, do đó thông tin đƣợc lấy tự động nên tiết kiệm thời gian mà độ chính xác sẽ cao hơn. Mỗi lần khách hàng thanh toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái thanh toán của khách hàng và ngƣời sử dụng cũng dễ dàng truy cập để hiểu chi tiết các lần thanh toán. Nhƣ vậy với việc áp dụng hệ thống ERP, tác giả đề xuất bộ máy kế toán của công ty theo sơ đồ bên dƣới.
Hình 3.1. Đề xuất hoàn thiện bộ máy kế toán của Công ty
Khi áp dụng hệ thống ERP, kế toán tổng hợp, kế toán nguyên vật liệu có thể kiêm nhiệm công việc đƣợc vì kế toán tổng hợp cần nắm rõ tình hình nguyên vật liệu hiện có, để đánh giá đƣợc chi phí đầu vào. Kế toán thanh toán có thể kiêm nhiệm nhiệm vụ của kế toán tiền lƣơng do kế toán tiền lƣơng chỉ chiếm khối lƣợng công việc không nhiều.