7. Kết cấu của luận văn
2.2.6. Đánh giá tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán
hàng và thu tiền tại công ty
HTTTKT trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định đƣợc tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, theo quy trình từ hoạt động tiếp nhận đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn, đến việc tổ chức số kế toán theo dõi doanh thu, giá vốn, theo dõi thanh toán và báo cáo hoạt động bán hàng. Từ thực trạng trên tại công ty, tác giả đƣa ra một số đánh giá về kế quả đạt đƣợc và những hạn chế còn tồn tại để có cơ sở hoàn thiện tổ chức HTTTKT trong chu trình bán hàng và thu tiền.
2.2.6.1. Kết quả đạt đ ợc
HTTTKT đã cung cấp đƣợc các thông tin để lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, phân tích tình hình tài chính và giúp nhà lãnh đạo của công ty
72
đƣa ra quyết định hiệu quả và góp phần không nhỏ giúp kiểm soát tài sản của công ty. Những kết quả đạt đƣợc tổ chức HTTTKT của Công ty CP Giày Bình Định:
- Các công việc trong chu trình đƣợc phân công cho các bộ phận, phòng ban rất rõ ràng, chặt chẽ, đảm bảo không có sự chồng chéo công việc lên nhau. Tuy mỗi bộ phận, phòng ban có các chức năng khác nhau nhƣng các bộ phận, phòng ban luôn có mối liên hệ với nhau, cùng hỗ trợ và kiểm soát nhau để thực hiện tốt nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty. Mỗi nhân viên trong các bộ phận, phòng ban đã đƣợc phân công chức năng và nhiệm vụ riêng, theo nguyên tắc không kiêm nhiệm.
- Chứng từ sử dụng trong khâu bán hàng tuân theo quy định của Bộ Tài chính về lập và luân chuyển chứng từ hợp lý có đánh số thứ tự, cũng nhƣ đƣợc phê chuẩn trƣớc khi chuyển giao giúp công ty có thể kiểm soát tốt công việc thực tế cũng nhƣ công tác ghi sổ kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ cũng đƣợc công ty thiết lập rất chặt chẽ, gọn nhẹ, kiểm soát tốt.
- Hệ thống tài khoản đƣợc xây dựng theo quy định của Bộ Tài chính; tài khoản 131 đƣợc xây dựng chi tiết để theo dõi từng đối tƣợng khách hàng của từng địa bàn khác nhau và theo từng sản phẩm; tài khoản 511 đƣợc xây dựng chi tiết theo từng sản phẩm để theo dõi kiểm tra.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đầy đủ theo quy định hiện hành giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ hoạt động tác nghiệp và điều hành quản lý của nhà quản trị trong các hoạt động tại công ty.
- Cuối kỳ, luôn có sự kiểm tra đối chiếu giữa các phòng ban với nhau, Phòng Kế toán tài vụ với Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán tài vụ với Bộ phận kho thông qua công việc kiểm kê thƣờng xuyên, Bộ phận kho với Phòng Kinh doanh, giữa các nhân viên kế toán với nhau, kế toán với thủ quỹ, kế toán
73
với khách hàng, nhân viên kế toán với ngân hàng. Việc thực hiện kiểm tra, đối chiếu thƣờng xuyên cũng là một công cụ kiểm soát hiệu quả.
- Quy trình bán hàng, thu tiền của công ty đƣợc thiết lập khá chặt chẽ, phân công, phân nhiệm giữa các bộ phận rõ ràng nên thông tin thu thập từ hoạt động bán hàng tƣơng đối đầy đủ, kịp thời. Việc thực hiện công tác công khai tài chính khá tốt đã góp phần đảm bảo tính minh bạch trong vấn đề công bố thông tin, từ đó củng cố niềm tin và nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ.
- Hệ thống báo cáo trong chu trình đƣợc tiến hành định kỳ, hằng tháng, hằng quý, hằng năm hoặc khi nào có yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Các báo cáo cung cấp khá đầy đủ các thông tin cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý ra quyết định kịp thời nhƣ các báo cáo.
2.2.6.2. Hạn chế, tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, HTTTKT của Công ty CP Giày Bình Định vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:
- Công ty không có bộ phận tín dụng khách hàng để phân tích tình hình tài chính khách hàng, bộ phận này thu thập thông tin, phân tích và đi sâu tìm hiểu tình hình tài chính của khách hàng, từ đó có thể cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng, nhờ đó mà có thể giảm đƣợc rủi ro khi thực hiện bán chịu cho khách hàng mà khách hàng không có khả năng thanh toán. Vì vậy trong quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng thì nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Công ty chƣa xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nếu khách hàng trả tiền trƣớc hoặc trả sớm, do đó không khuyến khích đƣợc khách hàng. Ngoài ra chính sách chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán cũng không có quy định rõ ràng, chỉ khi nào khách hàng mua với giá trị lớn và khách hàng yêu cầu thì công ty mới thực hiện. Chính vì vậy mà khách
74
hàng của công ty vẫn chủ yếu là khách hàng truyền thống.
- Dữ liệu chƣa đƣợc chia sẻ giữa các phòng ban, nên khi cần thông tin để ra quyết định phải tập hợp thông tin từ nhiều nguồn. Cụ thể, nhân viên kinh doanh tự xác định tình trạng công nợ của khách hàng mà phải thực hiện thông quan nhân viên kế toán, dẫn đến tốn thời gian và thiếu sự chủ động trong công việc. Đồng thời, dẫn tới việc lập báo cáo tổng hợp cung cấp cho lãnh đạo thƣờng chậm trễ, mất nhiều thời gian.
- Công ty chƣa xây dựng bộ phận gửi hàng riêng, do đó, có thể xảy ra rủi ro sai sót hoặc gian lận trong khâu xuất hàng giữa thủ kho và ngƣời nhận hàng.
- Công ty tập trung vào các báo cáo tài chính, chƣa vận dụng kế toán quản trị vào lập báo cáo bán hàng và thu tiền để phục vụ thông tin cho nhà lãnh đạo. Hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán bán hàng và thu tiền thiếu nhiều thông tin nên chƣa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm soát.
2.2.6.3. Nguyên nhân của hạn chế
- Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty hiện tại chƣa lớn và nhận thức của Ban giám đốc Công ty về hệ thống thông tin kế toán còn chƣa cao, dẫn đến tổ vẫn còn một số tồn tại nêu trên.Ban giám đốc Công ty chƣa nhận thức đƣợc sự cần thiết phải tổ chức thông tin kế toán xuyên suốt, khoa học, hiểu quả để cung cấp thông tin chuẩn xác và minh bạch.
- Trình độ nhân viên kế toán còn nhiều hạn chế, ban giám đốc chƣa có chính sách khuyến khích, khen thƣởng các nhân viên có những đề xuất khả thi nhằm cải thiện các hạn chế trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
75
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong Chƣơng 2, tác giả đã giới thiệu hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán. Tác giả tập trung mô tả thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định, từ quy trình tổ chức hoạt động tiếp nhận đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn, đến việc tổ chức số kế toán theo dõi doanh thu, giá vốn, theo dõi thanh toán và báo cáo hoạt động bán hàng.
Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng, tác giả cũng đƣa ra những đánh giá về việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty, trong đó đƣa ra những kết quả đạt đƣợc và những hạn chế, tồn tại ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ những đánh giá trên, tác giả thấy rằng việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định là hết sức cấn thiết.
76
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY BÌNH ĐỊNH
3.1. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
Với việc nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền đã đề cập ở Chƣơng 2, để nâng cao hiệu quả tổ chức thông tin kế toán tại công ty nói chung, tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng thì phải chú trọng theo các định hƣớng sau:
- Ứng dụng CNTT trong quản lý là xu hƣớng tất yếu trong bối cảnh hiện nay. Do đó, để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mềm kế toán cần phải đƣợc tích hợp, kết nối với các phần mềm quản lí của các hệ thống chức năng trong toàn công ty, một giải pháp quan trọng đƣợc sử dụng là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Việc ứng dụng ERP, trong đó các phần hành đƣợc tổ chức tích hợp để hình thành hệ thống quản trị thông tin xuyên suốt, quản lý nhanh chóng, chính xác và toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện quy trình hoạt động trong chu trình bán hàng và thu tiền phải xác định rõ trách nhiệm giữa các phòng ban trong chu trình. Các quy trình đƣợc chuẩn hóa và đƣợc kiểm soát chặt chẽ, việc phối hợp truyền tải số liệu giữa các bộ phận trong Công ty dễ dàng, tiết kiệm thời gian, số liệu thống nhất, giảm thiểu sai sót. Công ty có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đơn hàng, tiến độ giao hàng, thanh toán,… đồng thời có khả năng tối ƣu hóa các nguồn lực trong doanh nghiệp nhƣ nhân công, máy móc thiết bị,… để thực hiện hoạt động kinh doanh.
77
- Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý và đúng theo quy định hiện hành. Hệ thống sổ sách, báo cáo phải thể hiện đƣợc một cách rõ ràng, chính xác tình hình nguồn lực trong Công ty cũng nhƣ tình hình kinh doanh giúp nhà lãnh đạo của Công ty có những quyết định đúng đắn trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự để có thể bố trí đúng ngƣời đúng việc, đặc biệt là trong công tác kế toán phân công trách nhiệm rõ ràng đảm bảo không lãng phí nhân sự và có thể tận dụng đƣợc tối đa năng lực của nhân viên.