7. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Thực trạng tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền
2.2.3.1. Thực trạng tổ chức thông tin xử lý đơn đặt hàng
Hình 2.5 bên dƣới thể hiện quy trình xử lý đơn đặt hàng tại Công ty CP Giày Bình Định đối với cả khách hàng trong nƣớc và khách hàng nƣớc ngoài. Phòng Kinh doanh thực hiện tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Đối với những khách hàng quen thuộc thì thƣờng công ty sẽ làm hợp đồng nguyên tắc vào đầu năm cung cấp sản phẩm cho khách hàng, và hợp đồng này có hiệu lực trong vòng 1 năm, trong hợp đồng không thỏa thuận giá cố định là bao nhiêu mà chỉ quy định giá cả sẽ theo từng thời điểm khách hàng đặt hàng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Những khách hàng này thƣờng khi muốn đặt hàng đều gọi qua điện thoại đặt hàng hoặc chuyển fax hoặc email đến cho Phòng Kinh doanh của công ty. Ví dụ về một Đơn đặt hàng gửi công ty đƣợc thể hiện ở Phụ lục 1.
Đối với khách hàng mới trong nƣớc hay các đơn đặt hàng từ nƣớc ngoài thì sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh thực hiện xem xét đơn đặt hàng có chữ ký, đóng dấu của khách hàng hay không, các thông tin trên đơn đặt hàng nhƣ số lƣợng, quy cách sản phẩm, đơn giá, thời gian giao hàng, phƣơng thức và địa điểm giao hàng, thời gian và phƣơng thức thanh toán… có đầy đủ và phù hợp với yêu cầu đóng gói không. Nếu không phù hợp thì liên hệ với khách hàng để thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
52
Hình 2.5. Quy trình xử lý đơn đặt hàng tại Công ty
Nguồn: Công ty CP Giày Bình Định
Nhập dữ liệu đơn đặt hàng vào phần mềm quản lý bán hàng, sau đó truy cập dữ liệu hàng tồn kho để kiểm tra lƣợng hàng tồn kho đảm bảo hàng có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng. Nếu hàng tồn kho đủ đáp ứng, nhân viên kinh doanh thông báo xuống Bộ phận kho để bộ phận này soạn hàng, khi hàng đƣợc soạn xong phản hồi thông tin hàng tồn kho có đủ để tiếp nhận đơn đặt hàng.
Đồng thời với việc xét duyệt nhu cầu mua hàng, công ty còn cân nhắc khả năng thanh toán hay sự tín nhiệm của khách hàng để phê chuẩn việc bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Nhân viên Phòng Kinh doanh tiến hành kiểm tra công nợ khách hàng để đảm bảo đúng định mức công nợ tín dụng.
53
Nếu khách hàng đã trả nợ, và chấp nhận yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày của công ty thì Trƣởng Phòng Kinh doanh sẽ duyệt cho khách hàng mua chịu cho lô hàng tiếp theo. Nếu khách hàng chƣa trả hết số tiền còn nợ lô hàng trƣớc thì Phòng Kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng trả hết số tiền đó rồi mới cho nợ tiếp. Đối với những khách hàng mới có yêu cầu mua chịu thì việc phê duyệt này phải đƣợc Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh ký duyệt thông qua việc ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng trong đó có điều khoản cam kết khách hàng phải trả nợ cho công ty, và yêu cầu khách hàng thế chấp tàì sản. Đối với khách hàng nƣớc ngoài, là khách hàng quen, thƣờng xuyên, có uy tín thì công ty đồng ý bán chịu và chấp nhận hình thức thanh toán TT (trả sau hoặc trả trƣớc). Đối với khách hàng lạ, không thƣờng xuyên, công ty yêu cầu họ thanh toán trƣớc một phần hoặc thanh toán bằng L/C và việc chọn ngân hàng mở L/C do chính công ty quyết định. Nhƣ vậy, nhân viên kinh doanh trình Trƣởng Phòng Kinh doanh xem xét và phê duyệt đơn hàng thông thƣờng; riêng đối với các đơn đặt hàng khách hàng nợ quá hạn thì Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt.
Sau khi thực hiện kiểm tra đơn đặt hàng, hàng tồn kho, công nợ khách hàng, nhân viên kinh doanh đƣa ra đƣợc đơn đặt đặt hàng đạt yêu cầu và đơn đặt hàng không đạt yêu cầu. Trong trƣờng hợp đơn đặt hàng không đạt yêu cầu, nhân viên đó phải làm việc với khách hàng yêu cầu khách hàng chỉnh sửa thông tin trên đặt hàng hay thanh toán nợ lô hàng trƣớc. Kết thúc việc xử lý đơn đặt hàng, một nhân viên Phòng Kinh doanh lập xác nhận đơn đặt hàng gửi tới khách hàng. Sau đó chuyển đơn đặt hàng cho Trƣởng Phòng Kinh doanh xét duyệt Một bản sao đơn đặt hàng đã ký duyệt đƣợc chuyển tới Phòng Kế toán tài vụ của Công ty.
Nhân viên kinh doanh tiến hành gửi email hợp đồng kinh tế, thỏa thuận với khách hàng về các điều khoản mua bán hàng hóa, trách nhiệm và quyền
54
hạn của mỗi bên. Sau khi hợp đồng đƣợc soạn thảo xong trình Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh ký kết. Sau khi ký kết, hợp đồng mua bán hàng hóa này là căn cứ để thực hiện việc mua bán và xử lý các tranh chấp phát sinh. Đối với sản phẩm đƣợc sản xuất theo đơn đặt hàng, Phòng Kinh doanh sẽ thực hiện cân đối nguyên phụ liệu, lập đơn đặt hàng và tiến hành hợp đồng mua nguyên vật liệu để sản xuất kịp thời lƣợng hàng khách hàng đã đặt. Sau đó thông báo cho đơn vị sản xuất nhập nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng.
Nhân viên phụ trách đơn hàng căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian xuất hàng để thông báo thời gian để khách hàng săp xếp lịch kiểm tra hàng hóa. Khi kiểm tra hàng hóa hoàn tất, khách hàng đồng ý mua hàng, Phòng Kinh doanh tiến hành thủ tục lập lệnh xuất hàng.
Căn cứ vào hợp đồng, đơn đặt hàng đã đƣợc ký duyệt và giấy giới thiệu nhận hàng, nhân viên kinh doanh in lệnh xuất hàng từ phần mềm ra. Lệnh xuất hàng đƣợc in thành 3 liên: 1 liên gửi cho đơn vị sản xuất làm thủ tục lập phiếu xuất kho, 1 liên chuyển cho Phòng Kế toán tài vụ theo dõi và lập hóa đơn, 1 liên lƣu tại Phòng Kinh doanh.
55
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
LỆNH XUẤT HÀNG
Theo hợp đồng số 02-2019/HĐ-GBĐ-MA
Yêu cầu: Nhà máy 2 - Lô A36 đƣờng số 15 KCN Phú Tài, TP. Quy Nhơn. Xuất cho đơn vị: Công Ty TNHH Thời Trang Minh Anh. Địa chỉ: Số 12 Trần Hƣng Đạo, TP. Quy Nhơn
Các loại sản phẩm sau: TT Tên hàng ĐVT Số lƣợng Đơn giá (VAT) Thành tiền 1 Giày nữ thời trang NUTR021 đôi 400 40.000 16.000.000
2 Giày vải nam NAMV012 đôi 300 45.000 13.500.000 3 Giày vải trẻ em TREV104 đôi 300 39.000 11.700.000
Tổng cộng 1.000 41.200.000
Tên ngƣời nhận hàng: Số điện thoại: Địa điểm nhận hàng:
Xác nhận số lƣợng thực xuất:
Quy Nhơn, ngày 15/02/2019 Thủ kho Ngƣời đề nghị Giám đốc
2.2.3.2. Thực trạng tổ chức thông tin giao hàng
Khi Phòng Kinh doanh thông báo lịch kiểm tra hàng hóa, đơn vị sản xuất cùng với phòng quản lý chất lƣợng và khách hàng thực hiện kiểm tra sản phẩm. Phiếu xuất kho đƣợc nhân viên kinh doanh lập 3 liên, 1 liên lƣu ở Phòng Kinh doanh (bộ phận bán hàng), 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng lƣu chuyển nội bộ, tức là sẽ chuyển cho thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho bộ phận kế toán.
56
Hình 2.6. Quy trình xử lý giao hàng tại Công ty
Nguồn: Công ty CP Giày Bình Định
Phiếu xuất kho sau khi đƣợc bộ phận bán hàng tại Phòng Kinh doanh lập sẽ đƣợc đƣa cho Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh công ty để ký duyệt, việc ký duyệt này tạo ra tác dụng kiểm soát đó là việc xuất hàng đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền. Tiếp theo, phiếu xuất kho (2 liên) chuyển cho thủ kho, thủ kho phải ghi số lƣợng mà thủ kho thực xuất, rồi ký vào, đồng thời ngƣời nhận hàng (khách hàng) cũng phải ký vào, thủ tục này là để kiểm soát số lƣợng hàng thực xuất và để xác nhận khách hàng hoặc ngƣời nhận hàng đã ký nhận hàng; sau đó thông tin về lƣợng hàng này đƣợc nhập vào chƣơng trình để cập nhật lƣợng hàng tồn kho hiện có.
57
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
Nhà máy 2 - Lô A36 đƣờng số 15 KCN Phú Tài, TP. Quy Nhơn
PHIỀU XUẤT KHO NỘI BỘ Số: 100/2019 Ngày 15 tháng 02 năm 2019
Bên bán: Công ty CP Giày Bình Định Nội dung: Xuất kho thành phẩm giày
Bên mua: Công Ty TNHH Thời Trang Minh Anh
TT Mã vận tải Mặt hàng ĐVT Số lƣợng Đơn giá (gồm VAT) Thành tiền
1 M1# NUTR021 NUT021 đôi 400 40.000 16.000.000 2 M1#NAMV012 NAV012 đôi 300 45.000 13.500.000 3 M1#TRV104 TRV104 đôi 300 39.000 11.700.000
Tổng tiền 1.000 41.200.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn mƣơi mốt triệu hai trăm nghìn đồng.
Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán Giám đốc
Căn cứ vào Phiếu xuất kho nội bộ, kế toán tiến hành ghi Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Tại thời điểm này thủ thục xuất kho đã đƣợc hoàn tất, do vậy hệ thống cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho vào Sổ giá vốn hàng bán để phục vụ hạch toán tổng hợp, cập nhật các số liệu chi tiết về xuất kho của từng loại hàng hóa trên tập tin Phiếu xuất kho cập nhật dữ liệu vào “Số lượng tồn kho hiện tại” của từng loại hàng hóa trên tập tin Danh mục hàng h a. Dữ liệu sau khi đƣợc cập nhật và xử lí trên các tập tin cơ sở dữ liệu, kế toán tiến hành ghi Sổ chi tiết giá vốn hàng bán và Sổ chi tiết hàng tồn kho.
58
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 6321 - Giá vốn hàng hóa Tháng 02/2019 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu tháng Phát sinh trong tháng 15/02 PXK 100/2019 15/02 Bán cho Công Ty TNHH Thời Trang Minh Anh 156 41.200.000 17/02 PXK 121/2019 17/02
Bán cho Công ty May
Able 156 55.500.000 … … … … ... … 25/02 PXK 192/2019 25/02 Bán cho Công ty Cổ phần Toàn Phƣớc 156 162.300.000 28/02 28/02 Kết chuyển cuối tháng 911 420.556.000 Tổng số phát sinh trong tháng 420.556.000 420.556.000 Số dƣ cuối tháng Ngày 28 tháng 02 năm 2019
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Cuối tháng, từ chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi nhận vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 632.
59
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 05/2019 Tháng 02/2019 Chứng từ Tr ch yếu SHTK Số tiền Ghi ch Số hiệu Ngày tháng Nợ Có PXK 100/2019 15/02 Bán cho Công Ty TNHH
Thời Trang Minh Anh 632 156 41.200.000
… … … … … … PXK 192/2019 25/02 Bán cho Công ty Cổ phần Toàn Phƣớc 632 156 162.300.000 TỔNG CỘNG 420.556.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2019
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
SỔ CÁI
Tên tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tháng 02/2019
NT GS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dƣ đầu tháng 15/02 15/02 Bán cho Công Ty TNHH
Thời Trang Minh Anh 156 41.200.000
… … … … … … 25/02 25/02 Bán cho Công ty Cổ phần Toàn Phƣớc 156 162.300.000 31/08 30/08 Kết chuyển giá vốn 911 Tổng SPS trong tháng 420.556.000 420.556.000 Số dƣ cuối tháng 0 Ngày 28 tháng 02 năm 2019
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Công ty có thể sử dụng xe của công ty để chở hàng tới địa điểm mà khách hàng yêu cầu hay thuê các công ty vận chuyển. Trƣờng hợp thuê đơn vị
60
vận tải chuyển hàng do trƣởng Phòng Kinh doanh ký hợp đồng thuê vận chuyển. Các công ty vận chuyển có trách nhiệm chuyển hàng tới khách hàng theo đúng yêu cầu ghi trong hợp đồng vận chuyển. Sau khi đã vận chuyển hàng đến cho khách hàng đơn vị vận chuyển sẽ xuất hóa đơn vận chuyển gửi về công ty xác nhận đơn vị vận chuyển đã hoàn thành công việc.
Riêng hàng hóa đƣợc sản xuất theo đơn đặt hàng từ các khách hàng nƣớc ngoài, thông thƣờng công ty bán hàng với giá FOB nên sau khi phía đơn vị sản xuất xuất hàng, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm ký kết các hợp đồng vận chuyển ra cảng và thực hiện thủ tục xuất khẩu. Sau đó chuyển bộ chứng từ xuất nhập khẩu về Phòng Kế toán tài vụ.
2.2.3.3. Thực trạng tổ chức thông tin lập hóa đơn
Việc lập hóa đơn cho số hàng bán ra do nhân viên phụ trách lập hóa đơn của Phòng Kế toán tài vụ lập. Sau khi đã có đơn đặt hàng đƣợc phê duyệt, lệnh xuất hàng từ Phòng Kinh doanh chuyển qua, phiếu xuất kho từ các đơn vị sản xuất chuyển lên, nhân viên phụ trách lập hóa đơn thực hiện kiểm tra số lƣợng hàng hóa trên phiếu xuất kho với các thông tin trên đơn đặt hàng, lệnh xuất hàng đã đƣợc phê duyệt tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng, truy cập dữ liệu khách hàng, hàng hóa, giá bán và thuế suất thuế giá trị gia tăng để in hóa đơn bán hàng dựa trên phần mềm.
61
Hình 2.7. Quy trình lập hóa đơn tại Công ty
Nguồn: Công ty CP Giày Bình Định
Nhƣ vậy, khi nhận đƣợc đơn đặt hàng đã đƣợc xét duyệt, lệnh xuất hàng từ Phòng Kinh doanh thì nhân viên phụ trách lập hóa đơn tiến hành in hoá đơn chứ không đợi hàng đƣợc vận chuyển đến ngƣời mua mới in. Hóa đơn bán hàng đƣợc in ra làm 3 liên:
Liên 1: màu trắng, lƣu ở Phòng Kế toán tài vụ để theo dõi doanh thu và nợ phải thu.
Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng.
Liên 3: màu xanh, chuyển cho Phòng Kinh doanh để theo dõi doanh thu và quản lý nợ phải thu để đối chiếu với Phòng Kế toán tài vụ.
Ví dụ về hóa đơn của Công ty đƣợc thể hiện ở Phụ lục 4.
Hóa đơn sau khi đƣợc lập sẽ chuyển cho Giám đốc ký duyệt. Sau đó giao cho khách hàng ký để xác nhận đã mua hàng và chấp nhận thanh toán. Căn cứ vào các hoá đơn đơn GTGT bán hàng phát sinh trong tháng, kế toán ghi vào
62
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Phụ lục 7).
Sau khi xuất ra Hóa đơn cho Khách hàng, nhân viên kế toán nhập tiếp vào hệ thống thông tin kế toán để theo dõi số liệu, tạo thành tập tin Hóa đơn bán hàng. Chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi nhận vào Sổ chi tiết TK 511; sau đó, cuối tháng, kế toán ghi nhận vào Sổ cái TK 511.
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: HT/11P Tháng 02/2019 Chứng từ Tr ch yếu SHTK Số tiền Ghi ch Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 11P 20/02 Bán cho SUPERME INTERNATIONAL IN 112 3.231.112.500 TỔNG CỘNG 3.231.112.500 Ngày 20 tháng 02 năm 2019
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
SỔ CHI TIẾT TK 51101 - Doanh thu giày Tháng 02/2019
NT GS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dƣ đầu tháng 20/02 HT/1 1P 20/02 Bán cho SUPERME INTERNATIONAL IN 112 3.231.112.500 25/02 HT/1 3P 25/02 Bán cho Công ty Cổ phần Toàn Phƣớc 111 87.158.600 28/02 28/02 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 531 16.255.000 Tổng SPS trong tháng 16.255.000 3.318.271.100 Số dƣ cuối tháng Ngày 28 tháng 02 năm 2019
63
CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH
40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn
SỔ CÁI
Tên tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tháng 02/2019
NT GS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dƣ đầu tháng 20/02 HT/1 1P 20/02 Bán cho SUPERME INTERNATIONAL INC 112 3.231.112.500 25/02 HT/1 3P 25/02 Bán cho Công ty Cổ