7. Kết cấu của luận văn
2.2.2. Thực trạng xây dựng chứng từ và hệ thống sổ kế toán
* Hệ thống chứng từ kế toán
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tƣ 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính và Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
Các chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền thể hiện cho các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và hoàn thành. Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong số các chu trình kinh doanh quan trọng. Do đó, việc quản lý chứng từ trong chu trình này cũng đóng một vai trò không nhỏ trong toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị.
Chứng từ phải đƣợc kiểm tra và phê chuẩn trƣớc khi thực hiện và lƣu chuyển qua các bộ phận. Ngoài các quy định chung đối với chứng từ theo quy định nhƣ chứng từ kế toán lập đủ số liên, ghi chép rõ ràng, trung thực, rõ ràng, công ty còn có một số yêu cầu bắt buộc đối với chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng chỉ đƣợc lập dựa trên cơ sở đơn đặt hàng đƣợc duyệt và lệnh xuất hàng đƣợc chấp nhận.
- Các chứng từ đƣợc lập phải qua một quy trình phê chuẩn và ký duyệt theo qui định, các chứng từ đƣợc lập mà thiếu một trong những chữ ký của những đối tƣợng phê duyệt có liên quan đều đƣợc xem là không hợp lệ.
48
- Việc đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự trƣớc, liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót dấu diếm vừa tránh trùng lắp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Định kỳ kiểm tra lại số thứ tự chứng từ tìm ra nguyên nhân của chứng từ bị thiếu.
Bảng 2.2. Hệ thống chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty
Nghiệp vụ Chứng từ Bộ phận lập Xử lý yêu cầu mua hàng. - Hợp đồng nguyên tắc, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán - Xác nhận đặt hàng - Lệnh xuất hàng - Phòng Kinh doanh Xuất hàng cho khách hàng
- Phiếu xuất kho. - Phiếu giao hàng - Hợp đồng vận chuyển - Đơn vị sản xuất - Phòng Kinh doanh - Phòng Kinh doanh Lập hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho - Đơn đặt hàng - Lệnh xuất hàng - Hóa đơn GTGT - Đơn vị sản xuất - Phòng Kinh doanh - Phòng Kinh doanh - Phòng Kế toán tài vụ Theo dõi công nợ
khách hàng
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Báo cáo phải thu khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ khách hàng - Phòng Kế toán tài vụ - Phòng Kế toán tài vụ - Phòng Kế toán tài vụ Nhận tiền khách hàng trả
- Giấy báo có của ngân hàng. - Phiếu thu
- Ngân hàng gửi. - Kế toán thanh toán.
49
Hình 2.4. Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Nguồn: Công ty CP Giày Bình Định
* Hệ thống tài khoản
Công ty xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định pháp luật hiện hành.
Để thuận lợi trong việc quản lý khách hàng, doanh thu, giá vốn, Công ty tổ chức tài khoản chi tiết một số tài khoản, cụ thể nhƣ sau:
- TK 131: khách hàng của công ty đa dạng và phức tạp nên công ty đã xây dựng tài khoản này theo nhóm những khách hàng theo từng khu vực: Đà
50
Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, TP. Hà Nội, khách hàng nƣớc ngoài, khách hàng khác. Trong từng nhóm đó sẽ tiến hành chi tiết theo tên từng khách hàng và theo từng sản phẩm. Cụ thể nhƣ sau:
TK 131_TP Đà Nẵng
TK 131_Minh Anh: phải thu chi tiết Công ty TNHH Thời trang Minh Anh. TK 13101: khách hàng giày TK 13102: khách hàng dép. TK 13103: khách hàng khác. TK 131_TP HCM TK 131_TP HN TK 131_Nƣớc ngoài. TK 131_Khách hàng khác
- TK 511: doanh thu đƣợc theo dõi chi tiết theo từng sản phẩm. TK 51101: doanh thu giày.
TK 51102: doanh thu dép. TK 51103: doanh thu khác
- TK 632: giá vốn hàng bán theo dõi chi tiết theo từng sản phẩm. TK 63201: giá vốn giày
TK 63202: giá vốn dép. TK 63203: giá vốn khác
* Hệ thống sổ sách
Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sổ sách sử dụng trong chu trình này bao gồm:
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái doanh thu, giá vốn
51
- Sổ cái phải thu khách hàng - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng