Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu t- 123docz.net

7. Kết cấu của luận văn

3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng

hàng và thu tiền

Qua thực trạng tổ chức kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty đƣợc nêu trong chƣơng 2, tác giả nhận thấy, không thể thực hiện kiểm soát tốt nếu không tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán nói chung, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng một cách bài bản. Thông qua việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế

Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán thanh toán

toán và chuẩn hóa dữ liệu của công ty đƣợc trình bày trong chƣơng 3, sẽ tăng cƣờng hạn chế, phát hiện sai sót, kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra. Ngoài ra, khi ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, các khâu trong chu trình bán hàng và thu tiền đòi hỏi phải đƣợc tuân thủ nghiêm ngặt. Các bƣớc kiểm tra, xét duyệt đƣợc thực hiện trực tiếp trên hệ thống, rút ngắn đƣợc thời gian luân chuyển chứng từ. Lệnh bán hàng đƣợc tạo ra trên hệ thống và tự động cập nhật đến các bộ phận liên quan. Các bộ phận khi tiếp nhận lệnh bán hàng liên quan đến nghiệp vụ của bộ phận mình sẽ tiến hành tạo các lệnh tiếp theo (phiếu giao hàng,…) ngay trên hệ thống. Kế toán căn cứ vào các thông tin từ các bộ phận nghiệp vụ cập nhật trên hệ thống gồm lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, hợp đồng,… để tiến hành xuất hóa đơn và ban giám đốc công ty chỉ cần dựa vào các thông tin trên hệ thống để phê duyệt hóa đơn bán hàng. Công nợ khách hàng sẽ tự động ghi nhận khi hóa đơn khách hàng đƣợc tạo ra. Trƣờng hợp giao dịch bị hủy thì bộ phận kinh doanh phải hủy lệnh bán hàng và khi thu hồi đƣợc nợ, kế toán kết khoản các khoản phải thu khách hàng.

Công ty cần phải xây dựng các quy định cụ thể trong quá trình hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo kiểm soát quá trình xử lý và kết xuất dữ liệu:

- Kiểm soát dữ liệu đầu vào: cần thực hiện giới hạn quyền truy cập vào hệ thống. Ngƣời dùng chỉ đƣợc truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà họ đã đƣợc cấp quyền xử lý.

- Kiểm soát quá trình lƣu trữ dữ liệu: thực hiện kiểm soát thiết bị lƣu trữ nhƣ đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa DVD…, dán nhãn, đặt tên đĩa và lƣu trữ theo thứ tự thời gian trƣớc sau. Thay thế các thiết bị lƣu trữ định kỳ và hủy các thiết bị lƣu trữ khi không còn sử dụng.

- Kiểm soát sao lƣu dự phòng dữ liệu: Dữ liệu hàng ngày tại Công ty sẽ phát sinh rất nhiều. Nhằm hạn chế sự mất mát dữ liệu do các nguyên nhân

khách quan hay chủ quan, cần tiến hành sao lƣu dự phòng tất cả các tập tin, dữ liệu dự phòng của tổ chức. Ban giám đốc cần ban hành và thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát việc lƣu trữ dữ liệu, trong đó mô tả về phƣơng pháp, thời gian, và quy trình sao lƣu, phục hồi dữ liệu.

- Kiểm soát truyền tải dữ liệu: Cần tổ chức giám sát thƣờng xuyên mạng máy tính nhằm phát hiện những điểm yếu về an ninh mạng, tăng cƣờng các bảo trì và sao lƣu dữ liệu. Kiểm soát truyền tải dữ liệu có thể đƣợc thực hiện thông qua các biện pháp nhƣ mã hóa dữ liệu, kiểm tra đƣờng truyền và thiết lập các phần mềm an ninh mạng khác.

- Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin đầu ra của hệ thống. Các biện pháp kiểm soát nhằm vào sự đảm bảo nội dung thông tin, hình thức phù hợp với yêu cầu ngƣời sử dụng; tiến hành đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát; chuyển giao thông tin đến đúng ngƣời sử dụng thông tin…

KẾT LUẬN CHƢƠNG 3

Công ty CP Giày Bình Định đang ngày càng phát triển, là một trong những doanh nghiệp sản xuất giày dép lớn ở khu vực miền Trung, với nhiều đối tƣợng khách hàng với nhiều giá bán khác nhau, mặt hàng của công ty rất đa dạng, hệ thống các báo cáo chi nhánh, đại lý ngày càng phức tạp và khổng lồ. Chính vì vậy, hoàn thiện quy trình quản lý, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền một cách bài bản sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh và chất lƣợng dịch vụ của công ty.

Trong chƣơng 3, tác giả đã trình bày sự cần thiết và định hƣớng hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định. Từ đó, đƣa ra một số đề xuất để hoàn thiện chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty CP Giày Bình Định theo các nhóm giải pháp: hoàn thiện tổ chức bộ máy, xây dựng hệ thống kiểm tra tín dụng, hoàn thiện mẫu đơn đặt hàng, hoàn thiện tổ chức thông tin giao hàng, thông tin quản lý công nợ và chính sách chiết khấu.

KẾT LUẬN

Sự phát triển của công nghệ thông tin và quá trình toàn cầu hóa đã tạo ra một môi trƣờng kinh doanh phức tạp, thay đổi liên tục với nhiều thách thức cũng nhƣ cơ hội cho các doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, để khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm của hệ thống quản lý lạc hậu, các bài toán quản lý ngày càng đƣợc tối ƣu hóa với sự hỗ trợ đắc lực của máy tính, giảm đƣợc thời gian cũng nhƣ chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh.

HTTTKT là nguồn cung cấp thông tin quan trọng đáng tin cậy cho các nhà quản trị trong việc quản lý doanh nghiệp và các đối tƣợng quan tâm khác. Theo mục tiêu đặt ra, luận văn đã nghiên cứu lý luận và thực tiễn HTTTKT tại Công ty CP Giày Bình Định với sự vận dụng của nhiều phƣơng pháp nghiên cứu khác nhau nhƣ thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp, so sánh dữ liệu và đạt đƣợc một số kết quả sau:

Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hóa, tổng hợp cơ sở lý luận về HTTTKT trong doanh nghiệp, tổ chức HTTTKT trong chu trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp.

Thứ hai, nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác tổ chức HTTTKT trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định; từ đó, phân tích, đánh giá những kết quả đạt đƣợc và hạn chế còn tồn tại trong tổ chức HTTTKT trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định.

Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Giày Bình Định để cung cấp thông tin nhanh chóng cho hoạt động quản trị; hàng hóa đƣợc ghi nhận chính xác, giao hàng đúng hạn; doanh thu đƣợc ghi nhận

kịp thời, với thủ tục hóa đơn chính xác.

Tác giả hy vọng những đề xuất của tác giả trong luận văn sẽ là những gợi ý để Công ty CP Giày Bình Định nghiên cứu vận dụng nhằm hoàn thiện HTTTKT trong doanh nghiệp mình, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập và cạnh tranh quốc tế.

Nhƣ vậy về cơ bản, luận văn đã đạt đƣợc các mục tiêu đề ra, là nền tảng để các nghiên cứu hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp thƣơng mại sau này. Tuy nhiên, với thời gian nghiên cứu không nhiều, sự phát triển của ngành có những biến động nên luận văn khó tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận đƣợc sự góp ý, chỉ dẫn của các Thầy, Cô giáo, các chuyên gia, các nhà nghiên cứu khoa học, các nhà quản lý và những ngƣời quan tâm để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

[1] Vũ Bá Anh (2015), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Luận án Tiến sĩ kinh tế tại Học viện Tài chính, Hà Nôi.

[2] Bộ Tài chính (2014), Thông tư 200/2014/TT-BTC về việc hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành ngày 22/12/2014, Hà Nội.

[3] Bộ Tài chính (2016), Thông tư 133/2016/TT-BTC về việc hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, ban hành ngày 22/12/2014, Hà Nội.

[4] Trần Thị Quỳnh Giang (2018), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất thép thuộc Tổng công ty thép Việt Nam, Luận án tiến sĩ của Học viện tài chính, Hà Nội.

[5] Phan Minh Hà (2019), Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Tổng hợp thương mại Gia Bảo, Luận văn thạc sỹ Kế toán của Trƣờng Đại học Quy Nhơn, Bình Định. [6] Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn (2013), “Tiếp cận tổng thể

và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kinh tế & Phát triển, 192, tr 80-86.

[7] Phạm Lê Hoài (2012), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymepharco, Luận văn thạc sĩ Kế toán của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng. [8] Nguyễn Thị Trúc Quỳnh (2017), Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty

TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thành, Luận văn thạc sĩ Kế toán Trƣờng Đại học Lao động xã hội, Hà Nội.

trong chu trình cung ứng tại Công ty Cổ phần Cẩm Hà, Luận văn thạc sĩ Kế toán của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng.

[10] Trần Thị Kim Thoa (2019), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán ttrong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại Gia Lai, Luận văn thạc sĩ Kế toán của Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng.

[11] Trần Mậu Thông (2010), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Lâm Đặc Sản Quảng Nam, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng.

[12] Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, NXB Tài Chính, Hà Nội.

Tiếng Anh

[13] Joseph W. Wilkinson and Michael J. Cerullo (1997), Accounting Information System, John Wiley & Sons, Inc.

[14] Marshall B. Romney and Paul John Steinbart (2006), Accounting

information systems, John Wiley & Sons, Inc.

[15] Steven M.Bragg (2006), Accouting Control Best Practices, John Wiley & Sons, Inc.

DANH MỤC PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 1. ĐƠN ĐẶT HÀNG ... - 1 -

PHỤ LỤC 2. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ ... - 2 -

PHỤ LỤC 3. SỔ ĐĂNG KÝ CHỪNG TỪ GHI SỔ ... - 3 -

PHỤ LỤC 4. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ... - 4 -

PHỤ LỤC 5. SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU KHÁCH HÀNG ... - 5 -

PHỤ LỤC 6. BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ ... - 6 -

PHỤ LỤC 7. BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA ... - 7 -

PHỤ LỤC 8. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ... - 8 -

PHỤ LỤC 9. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT ... - 9 -

- 1 -

PHỤ LỤC 1. ĐƠN ĐẶT HÀNG CÔNG TY TNHH THỜI TRANG MINH ANH

12 Trần Hƣng Đạo, TP. Quy Nhơn

ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 05/2019

Kính gửi: Công ty CP Giày Bình Định

Địa chỉ: 40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn

Công ty chúng tôi có nhu cầu đặt mua một số hàng hóa của Công ty, cụ thể:

STT Tên quy cách sản phẩm ĐVT Số lƣợng

1 Giày nữ thời trang đôi 400

2 Giày vải nam đôi 300

3 Giày vải trẻ em đôi 300

Tổng cộng đôi 800

Số hàng trên công ty chúng tôi đề nghị quý công ty chuyển hàng đến địa điểm sau: Công Ty TNHH Thời Trang Minh Anh, Số 12 Trần Hƣng Đạo, TP. Quy Nhơn. Hàng giao cần có biên bản kiểm tra chất lƣợng hàng. Thời gian công ty giao hàng cho chúng tôi là: trong ngày 15/02/2019. Đề nghị trả lời nếu chấp nhận đơn hàng của chúng tôi, cho biết giá cả cụ thể, thời gian thanh toán, vận chuyển và những yêu cầu khác.

Quy Nhơn, ngày 30/01/2019

Giám đốc

- 2 -

PHỤ LỤC 2. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH

40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ (sản phẩm hàng hoá) Năm 2019

Tài khoản: 1561 Tên kho: NM2

Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Thời gian S L TT SL TT SL TT a b c d 1 2 3=1*2 4 5=1*4 6 7=1*6 Số dƣ đầu kỳ 45.000 5.200 234.000.000 NAM V012

15/02 Xuất kho bán cho Công Ty TNHH Thời Trang Minh Anh

632 45.000 300 13.500.000 4.900 220.500.000

... ... ... ... ... ... ... ...

Tổng cộng tháng 45.000 4.500 202.500.000

Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .... Ngày mở sổ: ...

- 3 -

PHỤ LỤC 3. SỔ ĐĂNG KÝ CHỪNG TỪ GHI SỔ CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH

40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02/2019 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày 03/2019 15/02/2019 120.256.000 04/2019 22/02/2019 111.574.000 05/2019 28/02/2019 420.556.000 ... ... ... Cộng số phát sinh trong tháng 02/2019 ...

Cộng lũy kế đầu quý (năm) ...

Ngày 28 tháng 02 năm 2019

- 4 -

PHỤ LỤC 4. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH

40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn

Điện thoại: 84 256 3792492 / 3941065 Fax: 84 256 3841292

Mã số thuế/VAT Code: 4100258761

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 VAT INVOICE Ký hiệu/Serial No: HT/11P (Liên1: lƣu/1st copy : Archiver) Số hóa đơn/Invoice No: 000125

Ngày/Date: 20/02/2019 Tên đơn vị bán/ Seller’s Name:

Địa chỉ/Address: Mã số thuế/Tax code: Số tài khoản/Account No:

Tên ngƣời mua hàng/Buy’s name:

Tên đơn vị/ Company’s name: SUPERME INTERNATIONAL INC Địa chỉ/Address: 3000 NW 107th Avenue Miami Florida 33172 USA Mã số thuế/Tax code:

Số tài khoản/Account No:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

Tên qui cách sản phẩm hàng hóa Description ĐVT Unit Số lƣợng Quantity Đơn giá

Unit Price Thành tiền

Giày nữ thời trang #NUT021 Đôi 11.250 8,50 95.625 Giày nam vải #NAV012 Đôi 5.900 7.50 44.250 Tỷ giá/Exchange Rate: 23.100 VNĐ/USD Cộng tiền hàng: 3.231.112.500 VNĐ Thuế suất GTGT/VAT Rate: 0% Tiền thuế GTGT/VAT: 0 VNĐ

Tổng tiền TT: 3.231.112.500 VNĐ

Tổng tiền bằng chữ: Ba tỷ hai trăm ba mƣơi mốt triệu một trăm mƣời hai nghìn năm trăm đồng.

- 5 -

PHỤ LỤC 5. SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU KHÁCH HÀNG CÔNG TY CP GIÀY BÌNH ĐỊNH

40 Tháp Đôi, P. Đống Đa, TP. Quy Nhơn

SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 02 năm 2019

TK 131 - Phải thu khách hàng

Mã Tên khách hàng Dƣ đầu Phát sinh Dƣ cuối

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

MINH ANH

Công ty TNHH thời trang Minh

Anh 263.837.269 21.796.720 242.040.549 TIENG IANG Công ty CP May Tiền Giang 9.302.002 2.790.600 6.511.420 DUCT HO Tổng Công ty cổ phần Đức Thọ 1.595.030.681 3.698.083 1.494.905.809 103.822.955 532.951.830 532.951.830 ….. ….. ….. ….. ….. …… ….. …… Tổng cộng 47.648.129.488 3.655.714.087 88.549.772.500 83.549.764.386 56.187.872.360 7.195.448.845 Ngày 28 tháng 02 năm 2019

- 6 -

PHỤ LỤC 6. BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh ph c

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Hôm nay, ngày 01/01/2012, chúng tôi gồm:

I. Đại diện bên A: CÔN TY CỔ PH N MAY BÌNH ĐỊNH

Ông (bà) : Phạm Văn Quân Chức vụ: Giám đốc điều hành Ông (bà) : Huỳnh Thị Thanh Chức vụ: Kế toán công nợ

II. Đại diện bên B:CÔNG TY TNHH THỜI TRANG MINH ANH Ông (bà) : Ông (bà):

Ông (bà): Ông (bà):