2.3.2.1. Quản lý đầu tư trang thiết bị y tế
Căn cứ lập kế hoạch
Đầu năm các khoa trong Bệnh viện lên kế hoạch mua sắm TTBYT cho cả năm trình Ban giám đốc Bệnh viện duyệt và gửi cho Phòng vật tư, thiết bị xem xét tập hợp. Phòng vật tư, thiết bị sẽ lên kế hoạch mua sắm.
Trong những năm gần đây, để xác định kế hoạch mua sắm TTBYT cho toàn Bệnh viện, trưởng các khoa, phòng ban của Bệnh viện đều thực hiện đánh giá, báo cáo tình trạng TTBYT và tình hình sử dụng cho ban quản lý Bệnh viện, mà trực tiếp là Phòng vật tư thiết bị y tế. Căn cứ vào kết quả quá trình đánh giá TTBYT, các khoa sẽ trình Giám đốc Bệnh viện kế hoạch mua sắm. Dựa vào báo cáo tài chính hằng năm tư phòng kế toán cùng với các khoản viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Giám đốc Bệnh viện có cơ sở để xác định những TTBYT cần được ưu tiên mua để ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị y tế cần thiết.
Thủ tục và phương pháp lập kế hoạch mua sắm
Quy trình cụ thể của khâu lập kế hoạch được thực hiện theo các bước sau:
(Nguồn: Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng)
Bước 1: Khi có nhu cầu về mua sắm thiết bị, tài sản phục vụ cho công tác chuyên môn, thì Trưởng các khoa trong Bệnh viện ghi rõ các yêu cầu về tên thiết bị, vật tư, quy cách, nhãn hiệu tình trạng, số lượng, đơn vị tính theo biểu mẫu có sẵn nộp cho Phòng Tài chính kế toán (TCKT).
Bước 2: Phòng TCKT, Phòng vật tư thiết bị y tế (VTTBYT) xem xét các phiếu đề nghị của khoa nếu yêu cầu không phù hợp thì Phòng VTTBYT sẽ thảo luận lại với các trưởng bộ phận. Nếu yêu cầu phù hợp thì Phòng TCKT, VTTBYT sẽ trình danh mục mua sắm để Giám đốc Bệnh viện xem xét phê duyệt. Giám đốc Bệnh viện triệu tập Hội đồng Khoa học & Công nghệ (KH&CN) Bệnh viện, phòng TCKT, VTTBYT để quyết định danh mục mua sắm phù hợp với kinh phí hiện TBYT có. Nếu yêu cầu phù hợp, Giám đốc sẽ ký duyệt và giao cho Phòng TCKT, VTTBYT phối hợp với các đơn vị được trang bị soạn thảo cấu hình kỹ thuật đảm bảo đúng theo yêu cầu sử dụng và phù hợp với khả năng kinh phí cho phép để lên kế hoạch và lập bảng dự trù mua sắm vật tư, thiết bị.
Bước 3: Sau khi Phòng TCKT, VTTBYT lập kế hoạch xong trình Giám đốc phê duyệt. Nếu yêu cầu phù hợp thì Giám đốc sẽ ký duyệt và phòng TCKT tiến hành làm thủ tục mua sắm, đấu thầu.
Căn cứ vào nguồn vốn đầu tư mua sắm thiết bị y tế và thủ tục hồ sơ thanh toán Phòng TCKT, VTTBYT chia ra các bước thực hiện như sau:
Đối với nguồn vốn liên doanh liên kết: Bệnh viện không thực hiện. Đối với nguồn vốn từ ngân sách nhà nước: Trước hết, Bệnh viện sẽ thành lập tổ quản lý mua sắm TTBYT, trong đó bao gồm đại diện lãnh đạo các Khoa và Phòng tài chính kế toán, Phòng VTTBYT. Tiếp đến, Tổ quản lý sẽ lập kế hoạch đấu thầu và trình UBND Thành phố phê duyệt kế hoạch đấu thầu.
Đối với nguồn vốn tự chủ: Căn cứ yêu cầu mua sắm đột xuất của các khoa ban, đơn vị quản lý TTBYT tổng hợp nhu cầu mua sắm, chuẩn bị các báo giá cần thiết và dự thảo quyết định chỉ định nhà cung cấp (nếu cần thiết). Giá các trang thiết bị, vật tư được dự trù chỉ được dao động < 10% giá thị
trường. Nếu dự trù cao hơn 10% giá thị trường, tùy mức độ, Giám đốc Bệnh viện sẽ xem xét trách nhiệm người phụ trách đơn vị quản lý trang thiết bị và cá nhân lập dự trù
Trình tự, thủ tục chào hàng cạnh tranh và đấu thầu khi thực hiện mua sắm TTBYT ở các nguồn đều giống nhau và có các bước như sau:
(Nguồn: Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng)
Hình 2.3. Thủ tục chào hàng cạnh tranh và đấu thầu mua sắm TTBYT
Bước 1: Bệnh viện sẽ thành lập tổ quản lý mua sắm TTBYT (tổ chuyên gia đấu thầu) để tiến hành lập Hồ sơ yêu cầu, chấm thầu, đánh giá kết quả chào hàng cạnh tranh và thuê tư vấn thẩm định hồ sơ.
Bước 2: Thông báo mời chào hàng cạnh tranh: đăng trên báo Đấu thầu (03 kỳ báo liên tiếp).
Bước 3: Tổ chức mở thầu: tối thiểu 10 ngày sau kỳ đăng báo mời thầu đầu tiên, không kể ngày nghĩ, lễ. Lập biên bản đóng thầu, biên bản mở thầu.
Bước 4: Tổ chuyên gia đấu thầu chấm thầu, lập Báo cáo đánh giá hồ sơ dự chào hàng cạnh tranh, ban quản lý mua sắm trang thiết bị xét thầu, lập biên bản đề xuất Giám đốc Bệnh viện phê duyệt đơn vị trúng thầu.
Bước 5: Ra quyết định của Giám đốc về việc phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh mua sắm thiết bị, thông báo đơn vị trúng thầu và không trúng thầu, làm Biên bản thương thảo hợp đồng với đơn vị trúng thầu, ký Hợp đồng cung cấp.
Bước 6: Nhà cung cấp gửi thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng cam kết bảo hành sản phẩm và thư xác nhận về nguồn gốc và chất lượng hàng hoá cùng với hợp đồng, Phòng TCKT xem xét các điều khoản trình Giám đốc ký duyệt.
Bước 7: Phòng TCKT cử nhân viên tiến hành giám sát và giao hàng có xác nhận tiếp nhận tài sản, làm biên bản bàn giao, nghiệm thu (có bộ phận nhận ký xác nhận) và biên bản thanh lý hợp đồng trình Giám đốc phê duyệt.
Bước 8: Phòng Tài chính kế toán thanh toán lưu hồ sơ.
Nhìn chung, việc lập kế hoạch mua sắm trang trang thiết bị y tế tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng được thực hiện theo đúng trình tự và quy định của Bộ y tế. Giám đốc bệnh viên chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho phòng TCKT và phòng VTTBYT theo dõi, thực hiện công tác mua sắm TTBYT. Quản lý đầu tư, mua sắm được thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu, luật đầu tư công, các Luật liên quan, các Nghị định, các Thông tư sửa đổi - hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Y Tế và các Bộ - Ngành liên quan.
Song song với quá trình nhập các TTBYT mới về, bệnh viện cũng tiến hành điều chuyển một số TTBYT từ khoa này sang khoa khác, bảo đảm việc sử dụng các TTBYT một cách hiệu quả và khai thác triệt để tính năng cũng như hiệu suất của từng trang thiết bị đã mua sắm
Trong quá trình lập kế hoạch mua sắm TTBYT, sự tham gia của các cán bộ, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo các khoa có vai trò quan trọng. Sự tham gia của nhóm đối tượng này vào công tác lập kế hoạch sẽ giúp kế hoạch mua sắm TTBYT của Bệnh viện sát với thực tế và nhu cầu sử dụng hơn. Đồng thời tránh được những chi phí mua sắm không cần thiết. Từ đó góp phần giúp đơn vị tiết kiệm được nguồn kinh phí.
Kế hoạch mua sắm trang thiết bị Y tế hằng năm
Bệnh viện đã căn cứ trên lượng máy móc trang thiết bị hiện tại để xây dựng được kế hoạch mua sắm thêm máy móc phân bổ hợp lý cho các khoa chuyên môn. Đối với những khoa hiện tại có trang thiết bị về cơ bản đáp ứng đủ nhu cầu thì chưa cần thiết phải mua sắm thêm, đối với những khoa có số
lượng bệnh nhân nhiều hơn và điều trị những loại bệnh khó thì nhất thiết phải đầu tư thêm máy móc và trang thiết bị hiện đại.
Bảng 2.7 cho thấy kế hoạch đầu tư vào mua sắm trang thiết bị phục vụ nhu cầu khám chữa bệnh của bệnh viện qua các năm không đồng đều, tập trung vào năm 2017-2018 với tổng số tiền lần lượt là 13.418,52 triệu đồng và 15.588,93 triệu đồng, trong đó nhiều nhất nhóm I (Thiết bị chẩn đoán hình ảnh) và nhóm IV (Thiết bị cấp cứu hồi sức, gây mê, phòng mổ). Năm 2017, kế hoạch mua sắm TTBYT của toàn Bệnh viện tăng 175.61% so với cùng kì năm trước. Qua năm 2018, khi TTBYT khá đầy đủ và đồng bộ thì kế hoạch mua sắm giảm lại, chỉ tăng 16,17% so với năm 2017. Năm 2019 thì kế hoạch mua sắm TBVTTBYT giảm 38,50 % so với năm 2018, tổng số tiền đạt 9.586,43 triệu đồng. Sang năm 2020 nguồn kinh phí cho kế hoạch mua sắm tăng 1.049,02 triệu đồng tập trung vào nhóm III thiết bị xét nghiệm.
Đối với nhóm TTBYT chẩn đoán hình ảnh và cấp cứu hồi sức, gây mê, phòng mổ, đòi hỏi hàm lượng kỹ thuật cao nên các TTBYT này đòi hỏi nhập khẩu từ các nước có nền y tế tiên tiến và giá khá cao. Nhu cầu về khám chữa bệnh về chẩn đoán hình ảnh như siêu âm, X-quang, MRI, CT và phẫu thuật gây mê hồi sức trong thời gian tới có xu hướng tăng nên sự đầu tư là cần thiết. Nếu năm 2017 bệnh viện dự kiến đầu tư TTBYT cho nhóm I và IV 11.822,72 triệu đồng thì tới năm 2020 vẫn tiếp tục đầu tư thêm 8.130,60 triệu đồng để mua sắm trang thiết bị.
Đối với một số nhóm TTBYT khác Bệnh viện cũng sẽ tiếp tục lập kế hoạch trang bị thêm các loại máy móc mới nhằm đồng bộ hệ thống khám chữa bệnh của bệnh viện.
2.2.3.2. Tình hình đầu tư trang thiết bị y tế của Bệnh viện
Những năm gần đây, việc tăng cường đầu tư mua sắm TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng đã được ban Giám đốc quan tâm và tạo nhiều điều kiện về kinh phí. Tổng giá trị đầu tư đều có xu hướng tăng lên theo các năm.
chính, bao gồm: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của Bệnh viện, Ngân sách Nhà nước cấp; vốn tài trợ, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Bảng 2.4 thể hiện tổng nguồn vốn đầu tư cho mua sắm TTBYT tại Bệnh viện tăng qua các năm. Nếu như năm 2016, tổng vốn đầu tư cho mua sắm TTBYT tại Bệnh viện hơn 10,7 tỷ đồng thì đến năm 2018 con số đó vượt lên trên 14,3 tỷ đồng và đến năm 2020 đạt 17,4 tỷ đồng.
Trong đó, nguồn mua sắm TTBYT từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp vẫn là nguồn chủ yếu. Hằng năm, Bệnh viện trích một lượng lớn nguồn vốn này dành cho mua sắm TTBYT nhằm góp phần đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về TTBYT của bệnh viện. Nguồn quỹ này tăng đều với tốc độ tăng bình quân/năm đạt 202,45%. Năm 2016, Bệnh viện đã trích 4.536,64 triệu đồng từ quỹ này, đến năm 2018 tăng lên 13.060,38 triệu đồng và năm 2020 đạt 15.803,06 triệu đồng. Đây là nguồn vốn mua sắm có sự tăng trưởng ổn định qua các năm và chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu kinh phí dành cho mua sắm TTBYT ở Bệnh viện.
Ngoài nguồn vốn từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, Bệnh viện phụ sản Hải Phòng còn có kinh phí mua sắm từ nguồn ngân sách Nhà nước cấp hằng năm. Tuy nhiên nguồn vốn này có xu hướng giảm và chiếm tỷ lệ thấp trong cơ cấu mua sắm TTBYT, trung bình 30%/năm. Đến năm 2018, ngân sách Nhà nước không còn cấp kinh phí để mua sắm TTBYT nữa. Điều đó cho thấy Bệnh viện phụ sản Hải Phòng đang dần tự chủ nguồn kinh phí trong việc mua sắm TTBYT phục vụ khám chữa bệnh.
Trong các nguồn vốn hình thành TTBYT tại Bệnh viện thì nguồn vốn tài trợ, viện trợ chiếm tỷ trọng nhỏ nhất so với hai nguồn vốn đầu tư, mua sắm TTBYT còn lại và có xu hướng biến động tăng giảm không đồng đều. Nếu như năm 2016 là 1,5 tỷ đồng thì năm 2018 chỉ đạt 1,3 tỷ đồng. Năm 2020 tăng lên đạt giá trị 1,6 tỷ đồng
Bảng 2.4. Nguồn vốn nguồn vốn hình thành TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng Đơn vị tính: Triệu đồng Loại nguồn vốn 2016 2017 2018 2019 2020 Bình quân 5 năm Tốc độ phát triển bình quân Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Hoạt động sự nghiệp 2.268,32 38,07 8.082,66 62,80 13060,38 90,76 14.350,22 90,75 15.803,06 90,76 13.391,16 162,46 NSNN 2.189,52 36,75 3.553,60 27,61 - 0,00 - 0,00 - 0,00 1.435,78 0,00 Tài trợ, viện trợ 1.500,00 25,18 1.235,00 9,60 1329,23 9,24 1.462,15 9,25 1.608,37 9,24 1.783,69 101,76 Tổng cộng 5.957,84 100,00 12.871,26 100,00 14.389,61 100,00 15.812,37 100,00 17.411,43 100,00 16.610,63 130,75
Bảng 2.5: Kế hoạch mua sắm TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng Đơn vị tính: Triệu đồng Nhóm TTBYT 2016 2017 2018 2019 2020 Bình quân 5 năm Tốc độ phát triển bình quân Nhóm I 0 3.030,16 6.251,04 3.853,88 4.150,39 3.457,09 0 Nhóm II 97,78 90,88 231,68 141,35 155,89 143,52 112,37 Nhóm III 2.191,84 0 880 531,87 890,5 898,84 0 Nhóm IV 0 8.792,56 5.979,36 3.734,03 3.980,21 4.497,23 0 Nhóm V 0 0 124,89 81,22 90,58 59,34 0 Nhóm VI 242,08 300,92 285,02 170,1 190,52 237,73 94,19 Nhóm VII 833,12 243,48 353,48 215,15 255,52 380,15 74,42 Nhóm VIII 0 0 33,6 20,19 23,33 15,42 0 Nhóm IX 783,92 0 249,7 152,08 169,89 271,12 0 Nhóm X 720 960,52 1.200,16 686,57 728,62 859,17 100,3 Tổng cộng 4.868,74 13.418,52 15.588,93 9.586,43 10.635,45 10.819,61 121,57
Bảng 2.6. Kinh phí được duyệt mua mới TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng Đơn vị tính: Triệu đồng Nhóm TTBYT 2016 2017 2018 2019 2020 Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu Giá trị kinh phí được duyệt Tỷ lệ % được duyệt Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu Giá trị kinh phí được duyệt Tỷ lệ % được duyệt Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu Giá trị kinh phí được duyệt Tỷ lệ % được duyệt Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu Giá trị kinh phí được duyệt Tỷ lệ % được duyệt Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu Giá trị kinh phí được duyệt Tỷ lệ % được duyệt Nhóm I 0 0 0 3.030,16 2.994,40 98,82 6251,04 6.181,65 98,89 3.853,88 3.849,21 99,88 4150,39 4.145,82 99,89 Nhóm II 97,78 78,51 80,29 90,88 87,23 95,98 231,68 227,79 98,32 141,35 140,36 99,3 155,89 155,58 99,8 Nhóm III 2191,84 1.977,48 90,22 0 0 0 880 861,43 97,89 531,87 525,85 98,87 890,5 884,83 99,36 Nhóm IV 0 0 0 8.792,56 8.431,19 95,89 5979,36 5.838,85 97,65 3.734,03 3.682,75 98,63 3980,21 3.945,17 99,12 Nhóm V 0 0 0 0 0 0 124,89 122,73 98,27 81,22 80,61 99,25 90,58 90,35 99,75 Nhóm VI 242,08 226,39 93,52 300,92 279,83 92,99 285,02 272,56 95,63 170,1 164,29 96,59 190,52 184,94 97,07 Nhóm VII 833,12 787,8 94,56 243,48 219,67 90,22 353,48 324,81 91,89 215,15 199,68 92,81 255,52 238,33 93,27 Nhóm VIII 0 0 0 0 0 0 33,6 33,01 98,23 20,19 20,03 99,21 23,33 20,84 89,33 Nhóm IX 783,92 699,41 89,22 0 0 0 249,7 247,48 99,11 152,08 152,24 100,1 169,89 154,41 90,89 Nhóm X 720 642,02 89,17 960,52 895,3 93,21 1200,16 1.148,43 95,69 686,57 663,55 96,65 728,62 707,71 97,13 Tổng cộng 4.868,74 4.411,61 90,61 13.418,52 12.907,61 96,19 15.588,93 15.258,74 97,88 9.586,43 9.478,57 98,87 10.635,45 10.527,98 98,99
Bảng 2.6 ta thấy rằng, trang thiết bị y tế của Bệnh viện cơ bản đáp ứng được nhu cầu thực tế phục vụ cho công tác khám chữa bệnh của các khoa phòng. Do chính sách thắt chặt tín dụng của Chính phủ thông qua hạn chế chi tiêu công. Các Bệnh viện trong cả nước nói chung và Bệnh viện phụ sản Hải Phòng nói riêng đều chịu ảnh hưởng lớn đến việc mua sắm trang thiết bị phục vụ khám chữa bệnh. Năm 2016, tổng mức dự toán được duyệt là trên 4.8 tỷ đồng, chiếm 90,61% so với nhu cầu. Sang năm 2017, tổng kinh phí được duyệt là 12.907,61 triệu đồng chiếm 96,19%. Năm 2018-2020, tỷ lệ % được duyệt tăng từ 97.89 lên 99.88%. Điều này cho thấy, tình trạng thiếu TTBYT phục vụ công tác chuyên môn tại các khoa, phòng vẫn còn diễn ra rải rác. Các TTBYT hiện đang sử dụng nằm trong tình trạng quá tải và qua hạn sử dụng vì vậy xuất hiện nhu cầu thay mới. Tuy nhiên, do nguồn kinh phí ngân sách có hạn nên kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế ở các khoa, các phòng ban chưa được tối đa.
Những năm gần đây bệnh viện đã được đầu tư trang bị thêm nhiều máy móc, trang thiết bị y tế cần thiết, hiện đại như: hệ thống phẫu thuật nội soi ổ bụng, các loại máy thở, monitor theo dõi bệnh nhân, máy siêu âm Doppler màu, Bơm tiêm điện, máy hấp tiệt khuẩn, máy tạo nhịp tạm thời, giường bệnh đa năng,…
Giá trị đầu tư máy móc thiết bị năm 2018 tăng so với những năm