Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý TTBYT là biện pháp cần thiết vì việc ứng dụng CNTT giúp tự động hóa trong việc quản lý trang thiết bị y tế, từ đó dễ dàng kiểm soát được các thiết bị mà không tốn quá nhiều giấy tờ, công đoạn. Tiết kiệm thời gian tối đa trong quá trình quản lý nhờ những tính năng vượt bậc. Tối ưu được vai trò quản lý cũng như dự tính trước những trường hợp phát sinh để có thể giải quyết kịp thời. Tiết kiệm được nguồn nhân lực vì chỉ cần rất ít nhân viên có chuyên môn cao kiểm soát hệ thống thông qua phần mềm. Theo dõi tình trạng sử dụng, số lượng, độ hao mòn của thiết bị và quá trình bảo hành, sửa chữa. Lập kế hoạch cho dự trù kinh phí thu mua thiết bị mới, thanh lý thiết bị không còn sử dụng được nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Thứ nhất, xây dựng kế hoạch tổng thể và triển khai từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trang thiết bị y tế. Lập kế hoạch dự trù kinh phí đầu tư xây dựng hệ thống công nghệ thông tin bằng cách trang bị phần mềm quản lý tài sản như: quản lý công tác đầu tư mua sắm, quản lý danh mục tài sản, quản lý công tác sử dụng, tính toán khấu hao và tuổi thọ thiết bị, quản lý công tác bảo trì, bảo dưỡng, quản lý công tác thanh lý tài sản. Thứ hai, xây dựng các biểu mẫu lấy ý kiến của cán bộ công nhân viên về những vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý TTBYT tại bệnh viện, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin để xử lý thống kê nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý.
Thứ ba, định hướng thế hệ kỹ thuật - công nghệ của thiết bị y tế cần trang bị cho từng tuyến, từng khu vực để đảm bảo việc nối mạng, truyền số liệu hình ảnh trong từng cơ sở, từng khu vực và trong toàn ngành, đáp ứng nhu cầu tư vấn chẩn đoán, điều trị và đào tạo từ xa.
Thứ tư, thành lập các diễn đàn qua mạng internet để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm trong quản lý, sử dụng, bảo quản và thanh lý TTBYT.
Thứ năm, cung cấp các tài liệu, hướng dẫn sử dụng TTBYT, các quy định, quy trình liên quan đến công tác quản lý TTBYT trên trang web của bệnh viện để tất cả cán bộ có thể tham khảo ở mọi thời điểm, mọi nơi khi có nhu cầu.
Thứ sáu, triển khai lắp đặt hệ thống ứng dụng quản lý trang thiết bị Ehis:
Quản lý kế hoạch mua sắm thiết bị và chức năng duyệt yêu cầu mua sắm:
Phần mềm cho phép lập kế hoạch dự trù mua sắm trang thiết bị hàng tháng, quý, năm theo mẫu dự trù quy định của Bộ Y tế, Sở Y tế ban hành.
Đối với các bộ quản lý sẽ xem xét, đánh giá kế hoạch dự trù là phù hợp hoặc không phù hợp. Trường hợp không phù hợp có thể tiến hành sửa chữa, thay đổi thêm vào danh sách dự trù hoặc xóa khỏi danh sách dự trù cho đúng với yêu cầu đặt ra. Sau đó tiến hành duyệt kế hoạch dự trù và tổ chức thực hiện.
Phần mềm tổng hợp và ghi nhận thông tin bảo hành theo hợp đồng cung cấp thiết bị. Trường hợp các bảo hành sắp hết thời hạn bảo hành (còn 1 tháng bảo hành), phần mềm sẽ tiến hành thông báo (cảnh báo) để người quản lý nắm rõ để đưa ra quyết định gia hạn hoặc kết thúc (sau 1 tháng) hợp đồng bảo hành trang thiết bị.
Khi trang thiết bị tiến hành công tác bảo trì, hoặc bị hỏng hóc và sửa chữa, người quản lý trang thiết bị đó chỉ cần tạo lập phiếu bảo trì hoặc bảo hành, sửa chữa trên phần mềm. Phần mềm sẽ tiếp nhận và gửi thông báo để gửi yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật thực hiện yêu cầu bảo trì, bảo hành, sửa chữa.
Báo cáo và quản lý chi tiết kết quả bảo hành.
Quản lý hợp đồng mua sắm trang thiết bị:
Quản lý hợp đồng với khách hàng Hợp đồng cung cấp thiết bị
Hợp đồng dịch vụ sửa chữa /bảo dưỡng /bảo trì Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp
Nhà cung cấp trong nước.
Nhập khẩu (có thể mở rộng nghiệp vụ Nhập khẩu).
(Nguồn: Điều tra của tác giả)
Hình 3.1. Ứng dụng phần mềm quản lý trang thiết bị Ehis tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng
Quản lý điều chuyển trang thiết bị
Xây dựng phiếu điều chuyển trang thiết bị, sử dụng cho việc điều chuyển trang thiết bị trong nội bộ cơ quan (từ khoa phòng – bộ phận sử dụng
này sang khoa phòng – bộ phận sử dụng khác) và điều chuyển trang thiết bị cho các bệnh viện khác sử dụng.
Quản lý thông tin cho thuê/ mượn trang thiết bị
Thông tin cho thuê/mượn trang thiết bị đối với: Các đơn vị, trung tâm hoặc bệnh viện cấp trên Các đơn vị, trung tâm hoặc bệnh viện ngang cấp Các đơn vị, trung tâm hoặc bệnh viện cấp dưới.
Quản lý chặt chẽ về đối tượng cho thuê/ mượn, thời gian và các điều kiện, thỏa thuận cụ thể, giúp người quản lý nắm rõ ràng, chính xác, minh bạch về công tác sử dụng trang thiết bị trong đơn vị.
Quản lý kho:
Quản lý danh mục mặt hàng.
Quản lý tồn kho: Thực tế / Kế hoạch (kế hoạch nhập / xuất trong tương lai). Quản lý yêu cầu xuất hàng/đặt hàng
Quản lý các báo cáo, thống kê:
Báo cáo dự trù thiết bị Báo cáo nhập mới thiết bị
Báo cáo danh sách thiết bị hiện có tại bệnh viện
Báo cáo danh sách thiết bị hiện có tại bệnh viện theo nhóm thiết bị Báo cáo cấp phát trang thiết bị cho khoa phòng
Báo cáo điều chuyển thiết bị
Báo cáo tình hình bảo dưỡng thiết bị Báo cáo thiết bị đã/đang sửa chữa Báo cáo danh sách thiết bị chờ thanh lý Báo cáo thiết bị đã thanh lý
Lý lịch thiết bị
KẾT LUẬN
Ngày nay, mối quan hệ của người bệnh với bệnh viện là mối quan hệ giữa người cung cấp dịch vụ và người trả giá cho những dịch vụ đó. Đồng thời, bệnh viện công nói chung không còn “độc quyền” như trước mà hệ thống dịch vụ y tế tư nhân được phép tự do hoạt động theo luật hành nghề y dược. Do đó, bên cạnh việc quản lý, thực hiện tốt công tác chuyên môn khám chữa bệnh để đảm bảo chất lượng chăm sóc sức khỏe nhân dân, đảm bảo an sinh xã hội thì quản lý trang thiết bị y tế cũng là một yếu tố quyết định sự tụt hậu hay phát triển của bệnh viện. Thực tế trên đòi hỏi bệnh viện cần có cơ chế quản lý trang thiết bị y tế phù hợp và yếu tố quan trọng góp phần quản lý có hiệu quả các chủng loại TTBYT trong bệnh viện đó là bộ phận nhân viên đủ trình độ, năng lực đáp ứng nhiệm vụ quản lý TTBYT và thực hiện tốt công tác tham mưu cho Ban giám đốc về hoạt động của bệnh viện.
Xuất phát từ lý luận và thực tiễn, tác giả nghiên cứu và lựa chọn đề tài: “Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng” với mong muốn tìm hiểu thực trạng công tác quản lý trang thiết bị y tế để chỉ ra những thành tựu, vấn đề còn tồn tại, những hạn chế cần khắc phục và nguyên nhân dẫn đến tồn tại trong công tác quản lý, sử dụng các trang thiết bị y tế. Từ đó, định hướng đề xuất một số gợi ý chính sách phát triển hệ thống trang thiết bị y tế theo hướng bền vững cho bệnh viện trong thời gian tới.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, hệ thống trang thiết bị y tế của các bệnh viện đã được nâng cấp. Nhiều thiết bị cơ bản và công nghệ cao được mua sắm. Bên cạnh sự đầu tư từ ngân sách Nhà nước và viện trợ, bệnh viện Phụ sản Hải Phòng đã từng bước mở rộng xã hội hóa, bước đầu đã tự chủ tài chính về mua sắm, sử dụng TTBYT. Đa phần các thiết bị nhập về được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả. Nhìn chung, công tác quản lý đầu tư mua sắm TTBYT khá chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch đến quản lý nguồn nhập máy móc thiết bị.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác quản lý TTBYT vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: tình trạng TTBYT ở bệnh viện Phụ sản Hải Phòng hiện nay vẫn còn thiếu, chưa đồng bộ; hầu hết TTBYT đang sử dụng tại bệnh viện chưa được định kỳ kiểm chuẩn, bảo dưỡng và sửa chữa; trình độ của đội ngũ cán bộ chuyên môn y tế chưa đủ để khai thác hết công suất TTBYT hiện có; chất lượng đào tạo, bố trí sử dụng nhân lực chuyên sâu về kỹ thuật y tế còn thấp so với nhu cầu; công tác bảo dưỡng tại bệnh viện gặp nhiều khó khăn vì không có cán bộ kỹ thuật chuyên trách công tác bảo dưỡng, vận hành, kiểm tra chất lượng trang thiết bị…
Từ những phân tích, đánh giá thực trạng về công tác quản lý TTBYT tại Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng, tác đã đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác này gồm:
Nhóm biện pháp hoàn thiện công tác quản lý trong đầu tư mua sắm TTBYT.
Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý trong quá trình sử dụng TTBYT Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý trong quá trình sửa chữa, bảo dưỡng TTBYT
Biện pháp tạo môi trường để TTBYT hoạt động đúng chức năng và được khai thác hết tính năng kỹ thuật
Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trang thiết bị y tế.
Những gợi ý nêu trên có giá trị thực tiễn trong quá trình triển khai thực hiện. Tuy nhiên, để các gợi ý trên có tính khả thi đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ, tổ chức một cách khoa học, phù hợp với điều kiện thực tiễn tại Hải Phòng.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bộ Y Tế (2007), Tổ chức và quản lý y tế, Nhà xuất bản Y học, Hà Nội trang 187 – 188.
[2]. Bộ Tài chính (2008), Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC, ngày 29 tháng 5 năm 2008 về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước.
[3]. Bộ Y Tế (2010), Hội nghị khoa học kinh tế y tế lần thứ nhất: Đổi mới cơ chế tài chính y tế - Thực trạng và biện pháp, Hà Nội.
[4]. Bộ Y tế (2011), Thông tư số 24/2011/TT – BYT ngày 21/6/2011 về việc hướng dẫn nhập khẩu TTBYT
[5]. Bộ Tài chính (2014), Thông tư 162/2014/TT-BTC, ngày 06/11/2014, Về việc Quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước, Hà Nội.
[6]. Bộ Y tế (2016), Quyết định số 4125/QĐ-BYT, ngày 29/7/2016, Phê duyệt kế hoạch triển khai các nội dung của Nghị định 36/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 của Chính phủ, Hà Nội.
[7]. Bộ Y tế (2016), Thông tư 39/2016/TT-BYT, ngày 28/10/2016, Về việc quy định chi tiết việc phân loại trang thiết bị y tế, Hà Nội.
[8]. Bệnh viện phụ sản Hải Phòng, Báo cáo của các phòng VT- TBYT, phòng Tổ chức cán bộ, phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng TCKT năm 2016 [9]. Bệnh viện phụ sản Hải Phòng, Báo cáo của các phòng VT- TBYT, phòng
Tổ chức cán bộ, phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng TCKT năm 2017 [10]. Bệnh viện phụ sản Hải Phòng, Báo cáo của các phòng VT- TBYT, phòng Tổ
chức cán bộ, phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng TCKT năm 2018
[11]. Bệnh viện phụ sản Hải Phòng, Báo cáo của các phòng VT- TBYT, phòng Tổ chức cán bộ, phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng TCKT năm 2019
[12]. Bệnh viện phụ sản Hải Phòng, Báo cáo của các phòng VT- TBYT, phòng Tổ chức cán bộ, phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng TCKT năm 2020
[13]. Chính phủ (2016), Nghị định số 36/2016/NĐ-CP, ngày 15/5/2016, Về quản lý trang thiết bị y tế, Hà Nội.
[14]. PGS. TS. Trần Văn Giao (2011), Quản lý tài chính công và công sản, Nhà xuất bản Học viện hành chính Quốc gia, Hà Nội.
[15]. Trương Thị Hồng Linh, 2018. Hoàn thiện công tác quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Quảng Trị. Luận văn thạc sĩ. Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
[16]. Nguyễn Trung Khảm (2016), Nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị y tế của tỉnh Hà Tây, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở, Hà Tây.
[17]. Quốc hội (2017), Luật quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14, ngày 21/06/2017, Hà Nội.
[18]. Hoàng Đình Sơn (2015), Nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Bãi Cháy tỉnh Quảng Ninh, Luận văn thạc sĩ Quản lý kinh tế, Trường Đại học Thái Nguyên, Thái Nguyên.
[19]. Nguyễn Thông Tin và cộng sự, 2016. Những yếu tố rủi ro, an toàn và Quản lý Thiết bị y tế. Hà Nội; Nhà xuất bản Y học.
[20]. Trường Cao đẳng Y tế Hà Đông, 2011. Giáo trình Quản lý và tổ chức y tế. Hà Nội; Nhà xuất bản Y học.
[21]. Nguyễn Thông Tin, Lê Văn Công, Phạm Cự Long (2013) Những yếu tố rủi ro, an toàn và Quản lý Thiết bị y tế