sắm trang thiết bị y tế
3.2.1.1. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
Trong thời gian tới, việc lập kế hoạch mua sắm TTBYT của Bệnh viện phải thể hiện được chi tiết, đầy đủ các nội dung. Bệnh viện xây dựng chiến lược phát triển, xác định khung thiết bị y tế tại bệnh viện trong từng thời kỳ , danh mục thiết bị y tế cần được đầu tư theo từng giai đoạn. Sau mỗi năm, tổng kết đánh giá kết quả mua sắm thiết bị y tế so với mục tiêu đề ra, xác định nguyên nhân, tìm kiếm biện pháp.
Bệnh viện cũng cần xây dựng và hoàn thiện kế hoạch mua sắm thiết bị y tế cho hàng năm. Mở rộng đối tượng tham gia đóng góp ý kiến lập kế hoạch đầu tư thiết bị y tế đối với tất cả cán bộ, nhân viên bệnh viện, khuyến khích
các ý tưởng mới, sáng tạo. Căn cứ các điều kiện thực tiễn để xây dựng kế hoạch huy động các nguồn lực tài chính, đào tạo tay nghề cho cán bộ sử dụng. Các bộ phận sử dụng phải xây dựng kế hoạch phát triển chuyên môn khám chữa bệnh, dự kiến danh sách các thiết bị y tế cần thiết của bộ phận mình. Căn cứ năng lực đội ngũ cán bộ, các thiết bị hiện có, bộ phận sử dụng lập dự trù bổ sung thiết bị y tế. Khi lập dự trù thiết bị y tế, bộ phận sử dụng phải phân tích được lý do, lợi ích đối với người bệnh và bệnh viện khi đầu tư thiết bị đó. Thiết bị y tế khi đầu tư mua sắm phải là thiết bị tiên tiến nhất, công nghệ mới nhất, có khả năng nâng cấp. Chỉ mua sắm các thiết bị thực sự có nhu cầu sử dụng, phù hợp với chiến lược chung của bệnh viện, thời điểm đầu tư mua sắm thiết bị y tế thì cán bộ của bệnh viện đủ năng lực để khai thác và sử dụng thiết bị đó.
Xây dựng dữ liệu thống kê các thiết bị y tế sử dụng trong bệnh viện để khai thác vào việc xây dựng cấu hình kỹ thuật, lựa chọn thế hệ công nghệ, xác định giá kế hoạch mua sắm thiết bị y tế. Dữ liệu thống kê thiết bị y tế tại bệnh viện.
Hàng năm, trưởng các khoa, phòng ban của bệnh viện đều thực hiện đánh giá, báo cáo tình trạng TTBYT và tình hình sử dụng cho ban quản lý Bệnh viện, mà trực tiếp là Phòng vật tư, thiết bị y tế. Trong đó đề xuất cụ thể chủng loại, số lượng trang thiết bị y tế. Căn cứ chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng trang thiết bị y tế theo quy định; nhu cầu thực tế của các đơn vị trực thuộc về sử dụng trang thiết bị y tế; dự toán trang thiết bị y tế,… Phòng vật tư, thiết bị y tế sẽ lên kế hoạch mua sắm. Căn cứ trên nguồn ngân sách được cấp hàng năm cùng với các khoản viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Giám đốc Bệnh viện có cơ sở để xác định những thiết bị y tế ưu tiên mua để ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị y tế cần thiết.
Như vậy, để việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế được chính xác, Phòng Vật tư trang thiết bị y tế/ Ban giám đốc Bệnh viện cần phải nắm rõ nhu cầu thực tế của các đơn vị. Điều này sẽ tránh tình trạng các đơn vị cấp dưới gửi kế hoạch lên quá nhiều so với nhu cầu thực tế cũng như tránh được
việc Ban giám đốc phê duyệt kế hoạch mua sắm quá ít không đủ để trang bị cho các đơn vị. Mục tiêu này được thực hiện thông qua việc rà soát chi tiết nhu cầu trang thiết bị y tế, cắt giảm các loại hàng hóa, dịch vụ không cần thiết, loại bỏ các yếu tố xa hoa, lãng phí, đảm bảo tiêu chuẩn, định mức trong sử dụng tài sản.
Bên cạnh đó, việc xác định chính xác đối tượng trang thiết bị y tế được mua sắm theo hình thức tập trung cũng giúp nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của công tác mua sắm trang thiết bị y tế. Đối với Phòng vật tư trang thiết bị y tế, đơn vị cần phải căn cứ vào đặc điểm, mô hình tổ chức bộ máy, nhu cầu sử dụng và tình hình thực tế, xác định cụ thể danh mục trang thiết bị y tế trong thời gian tới cho phù hợp; tránh tình trạng hình thức, lựa chọn tài trang thiết bị y tế có giá trị nhỏ, số lượng mua sắm ít, hệ thống bảo hành, bảo trì sản phẩm không đảm bảo để áp dụng mua sắm trang thiết bị, gây khó khăn cho hoạt động của các đơn vị có nhu cầu.
3.2.1.2. Biện pháp huy động vốn phục vụ mua sắm TTBYT
Việc đa dạng hoá các nguồn vốn để tăng cường đầu tư TTBYT là rất cần thiết. Trang thiết bị y tế là lĩnh vực chuyên dụng và rất đắt tiền đòi hỏi nhiều yêu cầu khắt khe về kỹ thuật cao, chính xác, an toàn và ổn định. Nhu cầu kinh phí để trang bị mới cũng như duy trì hoạt động liên tục của trang thiết bị là rất lớn. Vì vậy phải huy động tích cực các loại nguồn vốn để đầu tư thêm TTBYT mới, cần thiết.
Trước hết, Bệnh viện cần xây dựng kế hoạch huy động các nguồn lực tài chính phục vụ cho mua sắm thiết bị y tế gắn liền với kế hoạch mua sắm thiết bị y tế của bệnh viện. Dự phòng các nguồn vốn cần thiết cho các trường hợp mua sắm thiết bị y tế đột xuất, trong tình trạng khẩn cấp phải thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, chính trị của bệnh viện. Sử dụng các nguồn vốn như nguồn thu viện phí trực tiếp, nguồn thu từ quỹ bảo hiểm y tế, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, ngân sách nhà nước để mua sắm thiết bị y tế cần tuân thủ theo các quy định hiện hành. Tuy nhiên, trong điều kiện các nguồn vốn
nêu trên hạn hẹp, bệnh viện chủ động huy động nguồn vốn vay từ ngân hàng thương mại để mua sắm thiết bị y tế. Các dự án vay vốn ngân hàng thương mại do bệnh viện làm chủ đầu tư thường có thời gian hoạt động của dự án là 10 năm. Nội dung huy động vốn vay ngân hàng thương mại để mua sắm thiết bị y tế cụ thể như sau:
+ Bệnh viện xây dựng đề án hoặc báo cáo nghiên cứu khả thi, phương án trả gốc, trả lãi. Nội dung đề án phân tích rõ những ưu điểm, nhược điểm của việc mua sắm thiết bị y tế, lợi ích cho người dân, các lợi ích đem lại cho công tác chuyên môn, hiệu quả khi đầu tư, khả năng hoàn vốn lại cho ngân hàng.
+ Huy động nguồn vốn vay ngân hàng thương mại để mua sắm thiết bị y tế nằm trong nhóm các hoạt động thực hiện chủ trương xã hội hóa trong lĩnh vực y tế. Sử dụng nguồn vốn này đã giảm bớt các khó khăn tài chính cho bệnh viện. Tuy nhiên, khi vay vốn ngân hàng, bệnh viện cần tính toán các phương án tài chính. Một số bảng tính toán tài chính được đề xuất cho bệnh viện lựa chọn vay vốn ngân hàng để mua sắm thiết bị y tế, cụ thể theo các phụ lục.
Hơn nữa, trong thời gian tới, Bệnh viện cũng cần phải triển khai mua sắm đẩy đủ TTBYT để đáp ứng được với nhu cầu sử dụng, khám chữa bệnh của các khoa, phòng, và để tránh hiện tượng phải điều chuyển TTBYT giữa các khoa, phòng, ảnh hưởng đến công việc khám chữa bệnh. Tuy nhiên, do có sự khó khăn về nguồn kinh phí mua sắm nên Bệnh viện cũng cần xác định các hạng mục ưu tiên mua sắm, trong đó chú trọng đầu tư ưu tiên vào các TTBYT có nhu cầu cần thiết nhất để tránh đầu tư dàn trải dẫn đến tình trạng, thiết bị ở khoa nào cũng thiếu.
Để công tác mua sắm TTBYT của Bệnh viện mang lại hiệu quả hơn, tránh lãng phí, thất thoát, Ban lãnh đạo bệnh viện cũng cần chú trọng vào việc nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ thực hiện công việc này.
3.2.1.3. Biện pháp đối với kiểm tra, giám sát mua sắm trang thiết bị y tế
Kiểm tra, giám sát mua sắm trang thiết bị y tế tại Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng hiện nay đã thực hiện ở tất cả các bước, các nội dung nhưng chưa
cụ thể hóa thành các quy trình, bảng kiểm soát. Bệnh viện chưa có bảng phân công bộ phận thực hiện kiểm soát mua sắm thiết bị y tế. Để kiểm soát tốt hơn đối với hoạt động mua sắm thiết bị y tế tại bệnh viện, tác giả xin đề xuất thêm một số nội dung, bổ sung cho các hoạt động kiểm soát đang thực hiện tại bệnh viện.
Hội đồng tư vấn mua sắm thiết bị y tế của bệnh viện có trách nhiệm kiểm soát toàn diện các hoạt động mua sắm thiết bị y tế. Hội đồng tư vấn phân công trách nhiệm, nội dung công việc cụ thể cho từng thành viên theo năng lực chuyên môn. Kiểm soát ở tất cả các bước của quá trình mua sắm thiết bị y tế, các sai sót nếu có s được điều chỉnh ngay. Kiểm soát đối với bước lập kế hoạch mua sắm, thực hiện theo quy trình lập kế hoạch mua sắm. Kiểm soát đối với bước tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm theo các yêu cầu về huy động vốn, tổ chức đấu thầu, ký kết hợp đồng và bàn giao thiết bị y tế. Kiểm soát hoạt động thanh quyết toán và các nghĩa vụ của nhà cung cấp sau khi bán hàng. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến quá trình mua sắm thiết bị y tế được hoàn thiện và lưu trữ theo quy định lưu hồ sơ hiện hành.
Kiểm soát mua sắm thiết bị y tế gồm rất nhiều nội dung, trong phạm vi nghiên cứu, tác giả xin đề xuất biện pháp về kiểm soát quá trình lập kế hoạch mua sắm như sau:
Kiểm soát dự trù thiết bị y tế bao gồm: Hợp lệ về nội dung và quy cách
Kiểm soát kế hoạch mua sắm thiết bị y tế bao gồm:
- Đầy đủ các nội dung - Cơ sở lập dự toán
- Dự kiến thời gian thực hiện - Dự kiến nguồn vốn
- Phân công trách nhiệm thực hiện
Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm bao gồm:
- Thu xếp nguồn vốn
- Nội dung kế hoạch lựa chọn nhà thầu - Nội dung hồ sơ mời thầu
- Nội dung liên quan đến thương thảo về thời gian thực hiện hợp đồng, đảm bảo thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành.
- Kiếm soát đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của thiết bị y tế - Nội dung hợp đồng cung cấp thiết bị y tế
- Kiếm soát thời gian thực hiện hợp đồng
Lắp đặt nghiệm thu bàn giao bao gồm:
- Quy trình, tiến độ lắp đặt, bàn giao - Tài liệu hồ sơ pháp lý của thiết bị y tế
Thanh quyết toán bao gồm:
- Trình tự nội dung thanh toán - Văn bản, tài liệu thanh quyết toán - Nguồn vốn thanh quyết toán - Thời gian thanh quyết toán
Căn cứ các nội dung kiểm soát, hội đồng tư vấn mua sắm s theo dõi và có hành động điều chỉnh để các hoạt động mua sắm thiết bị y tế được thực hiện theo đúng tiến độ và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Trong thời gian tới, Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng cũng cần xây dựng quy chế phối hợp chặt chẽ trong hoạt động mua sắm trang thiết bị y tế trong đó thể hiện rõ trách nhiệm, quy trình phối hợp của các cá nhân, đơn vị trong thực hiện mua sắm trang thiết bị y tế. Phải có cơ chế kiểm tra, giám sát và chế tài xử lý nghiêm minh đối với các đơn vị không thực hiện đúng việc mua sắm trang thiết bị y tế khi thực hiện mua sắm trang thiết bị y tế. Cần công khai, minh bạch các thông tin liên quan đến mua sắm trang thiết bị y tế, chú trọng quyền tiếp cận thông tin của cán bộ công chức trong bệnh viện. Đồng thời, tăng cường công tác áp dụng luật để quản lý mua sắm công, trong đó cần có quy định cho việc phối hợp thực hiện của các bộ phận liên quan (sự giám sát, phối hợp của Phòng Vật tư trang thiết bị y tế, Phòng Tài chính Kế toán và đơn vị có nhu cầu mua sắm trang thiết bị y tế). Tuy nhiên, phải có cơ chế để các bộ phận này
giám sát lẫn nhau, đặc biệt cần một cơ chế phối hợp linh hoạt, chặt chẽ và hiệu