với các nhóm TTBYT còn lại và có xu hướng giảm qua các năm.
Các TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng đều dược sử dụng đúng chức năng của mình. Tuy nhiên do đăc trưng của từng khoa khác nhau mà TTBYT ở từng khoa cũng được sử dụng với tần suất khác nhau. Một số TTBYT được sử dụng nhiều là các TTBYT phục vụ khám chữa bệnh thông thường, TTBYT được sử dụng ít thuộc các nhóm TB hỗ trợ trong quá trình khám chữa bệnh. Không có tình trạng TTBYT mua về mà không được sử dụng. Tầ suất sử dụng TTBYT cho thấy mức độ hoạt động hiệu quả của TTBYT đó, bên cạnh đó cũng là căn cứ để xác định đến việc mua sắm, bảo dưỡng và sửa chữa
Đánh giá quá trình quản lý sử dụng TTBYT còn để ý tới quá trình vận hành chúng. Khi vận hành các TTBYT mới bộc lộ nhiều vấn đề cần quan tâm. Đặc biệt là chất lượng các TTBYT hiện nay, do thiếu vốn, khoa học kỹ thuật phục vụ sản xuất TTBYT trong nước chưa phát triển bởi vậy các TTBYT hiện nay chủ yếu được nhập từ nhiều quốc gia khác nhau. Tuy nhiên khi sửa chữa, tốn kém rất nhiều kinh phí do linh kiện đắt đỏ hoặc không có để thay thế.
2.2.5. Công tác quản lý trong quá trình sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị y tế thiết bị y tế
2.2.5.1. Công tác sửa chữa và nội dung công tác bảo dưỡng trang thiết bị y tế
a. Quy trình sửa chữa và nội dung công tác bảo dưỡng trang thiết bị y tế
(Nguồn: Bệnh viện phụ sản Hải Phòng)
Hình 2.5. Quy trình sửa chữa TTBYT
Bước 1: Lập yêu cầu sửa chữa:
Các Khoa, phòng chức năng của bệnh viện có trang thiết bị cần sửa chữa làm Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị được quy định theo mẫu có sẵn gửi phòng VTTBYT. Nội dung Phiếu đề nghị gồm tên đơn vị và người đề nghị, tên trang thiết bị cần sửa chữa, địa điểm đặt trang thiết bị và tình trạng hoạt động của trang thiết bị.
Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra
Phòng TCKT, VTTBYT tiếp nhận Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị và kiểm tra tình trạng của trang thiết bị khi phiếu đề nghị được điền đầy đủ nội dung. Nhân viên phòng TCKT, VTTBYT hoặc nhà cung cấp cùng tiến hành kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị. Kết quả kiểm tra phải được ghi trực tiếp vào phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị và lập thành biên bản [12]. Việc sửa chữa đòi hỏi thay thế linh kiện, phụ tùng có giá trị trên 2 triệu đồng phải hợp đồng với các đơn vị cung cấp linh kiện. Việc sửa chữa trang thiết bị có độ phức tạp cao và cần nhiều thời gian cần phải lập kế hoạch cụ thể về thời gian, kinh phí sửa chữa.
Bước 3: Tổ chức sửa chữa
Phòng TCKT, VTTBYT tiến hành sửa chữa trang thiết bị ngay. Đối với các công việc sửa chữa đòi hỏi phải thay thế linh kiện, phụ tùng do hư hỏng, Phòng TCKT, VTTBYT trình Ban giám đốc Bệnh viện cho phép thay thế trong thời gian không quá 01 ngày. Thời gian mua sắm các linh kiện phụ tùng thay thế không quá 03 ngày. Đối với các linh kiện, phụ tùng hiếm và đặc thù, thời gian mua sắm theo hợp đồng với nhà cung cấp.[12]
Đối với các công việc sửa chữa đòi hỏi phải thuê ngoài, việc lập hợp đồng thuê bên ngoài sửa chữa phải được tiến hành chậm nhất là 01 tuần kể từ khi nhận được yêu cầu. Phòng TCKT, VTTBYT thông báo thời hạn cho việc sửa chữa hoàn chỉnh trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân yêu cầu sửa chữa ngay sau khi đã thoả thuận với bên nhận hợp đồng.[11]
Bước 4: Nghiệm thu, ghi sổ theo dõi sửa chữa và thu hồi TTBYT hư hỏng: Các linh kiện, phụ tùng thay thế (nếu có) phải được nghiệm thu chất lượng trước khi tiến hành thay thế. Biên bản nghiệm thu chất lượng linh kiện, phụ tùng thay thế được quy định theo mẫu có sẵn [12]. Đại diện phòng VTTBYT, người sử dụng trang thiết bị và người sửa chữa trang thiết bị tiến hành nghiệm thu chất lượng và xác nhận hoàn thành sửa chữa vào biên bản. Phòng TCKT, VTTBYT ghi sổ theo dõi ngay sau khi việc sửa chữa được nghiệm thu hoàn thành. Các linh kiện, phụ tùng, phụ kiện, trang thiết bị hư hỏng trong quá trình sửa chữa phải được thu hồi và thanh lý theo các quy định hiện hành. Khi thu hồi trang thiết bị hư hỏng phải thực hiện các thủ tục liên quan đến quản lý tài sản của Khoa, phòng ban chuyên môn.
Bước 5: Thanh toán
Phòng VTTBYT gửi đến Phòng TCKT hồ sơ thanh toán bao gồm: Phiếu đề nghị thanh toán của phòng TCKT, VTTBYT; Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị; Hợp đồng sửa chữa; Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng sửa chữa; Hóa đơn, chứng từ thay thế linh kiện, phụ tùng… Phòng Tài chính kế toán thanh toán chi phí sửa chữa trang thiết bị. Thời gian thực hiện không quá 02 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.
Nội dung quy định công tác bảo dưỡng TTBYT ở các khoa, phòng tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng gồm: phân công nhân viên phụ trách bảo dưỡng; có trang thiết bị thay thế; có đầy đủ tài liệu kỹ thuật; thực hiện giám sát sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa; kiểm tra TTBYT hàng năm; có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ; xây dựng quy trình, tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng, sửa chữa; nhân viên y tế được tập huấn về bảo dưỡng TTBYT.
Bảng 2.8: Số lượng TTBYT sửa chữa tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng Đơn vị tính: thiết bị Nhóm TTBYT 2016 2017 2018 2019 2020 Bình quân 5 năm Tốc độ phát triển bình quân Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Nhóm I 4 5,88 6 4,11 6 13,64 6 12,00 5 11,63 5,4 105,74 Nhóm II 2 2,94 6 4,11 6 13,64 6 12,00 6 13,95 5,2 131,61 Nhóm III 0 0,00 4 2,74 4 9,09 4 8,00 4 9,30 3,2 0 Nhóm IV 4 5,88 8 5,48 0 0,00 0 0,00 0 0,00 2,4 0 Nhóm V 0 0,00 2 1,37 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,4 0 Nhóm VI 4 5,88 12 8,22 6 13,64 6 12,00 6 13,95 6,8 0 Nhóm VII 4 5,88 4 2,74 8 18,18 9 18,00 8 18,60 6,6 118,92 Nhóm VIII 4 5,88 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,8 0 Nhóm IX 16 23,53 0 0,00 8 18,18 9 18,00 8 18,60 8,2 0 Nhóm X 30 44,12 104 71,23 6 13,64 10 20,00 6 13,95 31,2 66,87 Tổng cộng 68 100,00 146 100,00 44 100,00 50 100,00 43 100,00 70,2 89,17
Bảng 2.8 là kết quả đánh giá, kiểm tra các thiết bị hư hỏng tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng theo từng nhóm TTBYT qua các năm. Trong năm 2016, số lượng TTBYT hư hỏng cần sửa chữa là 496 TB, năm 2017 là 512 TB. San năm 2018 là 479 TB giảm 8.97% so với cùng kỳ năm ngoái. Số TB hỏng tiếp tục tăng trong năm 2018 lên 545 TB và năm 2020 là 610 TB. Trong đó, nhóm các loại thiết bị thông dụng phục vụ trong cơ sở y tế có số lượng thiết bị hư hỏng nhiều nhất. Đây là nhóm TTBYT có tần suất sử dụng nhiều nhất nên tình trạng hư hỏng xảy ra thường xuyên là khó tránh khỏi. Bên cạnh đó, nhóm các thiết bị điện tử y tế thường dùng như huyết áp, ống nghe, nhiệt kế,… cũng thường xuyên hư hỏng vì đây là mặt hàng khó bảo quản, dễ vỡ.
Các TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng được tính khấu hao theo thông tư số 144/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung của Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017. Bên cạnh đó, việc khấu hao và thanh lý cũng theo thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 của Bộ Tài chính về Quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
Quy trình thanh lý các TTBYT hư hỏng tại Bệnh viện:
Bước 1: Khi TTBYT hư hỏng không thể phục hồi, các khoa, phòng phải lập báo cáo bằng văn bản (theo mẫu quy định) gửi Phòng quản lý TTBYT để báo cáo Giám đốc xử lý theo quy định.
Bước 2: Sau khi nhận được báo cáo của các khoa, phòng, Phòng quản lý TTBYT có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá về tình trạng hư hỏng của TTBYT. Nếu không thể phục hồi, hai bên lập biên bản đề nghị thanh lý (theo mẫu quy định).
Bước 3: Các TTBYT hư hỏng, cần thanh lý được tập trung vào kho chờ thanh lý. Bước 4: Các Phòng quản lý TTBYT có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Giám đốc và lập hồ sơ xin thanh lý trình cơ quan chủ quản và tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản theo quy định sau khi có quyết định của cơ quan chủ quản.
Bảng 2.9. Tình hình thanh lý TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng
Đơn vị tính: thiết bị
Nhóm
TTBYT 2016 2017 2018 2019 2020 Bình quân 5 năm
Tốc độ phát triển bình quân (%) Nhóm I 4 6 6 6 5 5,4 105,74 Nhóm II 2 6 6 6 6 5,2 131,61 Nhóm III 0 4 4 4 4 3,2 0 Nhóm IV 4 8 0 0 0 2,4 0 Nhóm V 0 2 0 0 0 0,4 0 Nhóm VI 4 12 6 6 6 6,8 0 Nhóm VII 4 4 8 9 8 6,6 118,92 Nhóm VIII 4 0 0 0 0 0,8 0 Nhóm IX 16 0 8 9 8 8,2 0 Nhóm X 30 104 6 10 6 31,2 66,87 Tổng cộng 68 146 44 50 43 70,2 89,17
Bảng 2.9 thể hiện số lượng các TTBYT hư hỏng, không thể sửa chữa được cần được thanh lý từ năm 2016 đến năm 2020. Ta thấy rằng năm 2017 có số lượng TTBYT hư hỏng cần sửa chữa là 512 TB. Do đó số lượng TTBYT cần thanh lý năm 2016 khá cao là 146 TB, tăng 80 TB so với năm 2016. Nhóm thiết bị thông dụng phục vụ trong các cơ sở y tế có số lượng cần thanh lý nhiều nhất với 104 TB năm 2017, tuy nhiên đến năm 2020 chỉ còn 6TB, trong đó hệ thống mạng công nghệ thông tin chiếm đa số.