3.2.2. Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý trong quá trình sử dụng trang thiết bị y tế trang thiết bị y tế
Một trong những công cụ quan trọng trong quản lý sử dụng TTBYT tại các bệnh viện nói chung đó là việc đảm bảo các nguyên tắc quản lý xuất sử dụng và hoàn trả TTBYT sau mỗi lần sử dụng. Điều đó đòi hỏi phải ghi rõ tên người sử dụng cho mỗi lần sử dụng hay ghi rõ thời gian mỗi lần sử dụng trong sổ đăng ký, theo dõi và đặc biệt là cần nắm bắt được tình trạng máy, TTBYT sau mỗi lần sử dụng để xác định vai trò, trách nhiệm của các cá nhân trong việc quản lý, bảo quản và sử dụng TTBYT của bệnh viện. Tuy nhiên, thực tế tại bệnh viện phụ sản Hải Phòng nhận thấy hầu hết những tiêu chí này trong quá trình sử dụng TTBYT tại bệnh viện phụ sản Hải Phòng hiện nay chưa thực hiện được. Điều đó cho thấy, các tiêu chí quan trọng nhất trong khâu quản lý sử dụng TTBYT tại bệnh viện Phụ sản Hải Phòng hiện nay còn nhiều bất cập cần giải quyết. Đây là một trong những yếu kém cần được khắc phục sớm nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý TTBYT tại bệnh viện trong thời gian tới. Để khắc phục những yếu kém này, bệnh viện cần phải:
Thứ nhất, lập kế hoạch quản lý, kiểm tra và đánh giá hiệu quả lắp đặt, sử dụng TTBYT và triển khai việc thực hiện đến từng cán bộ công nhân viên. Cụ thể:
- Trước khi lắp đặt trang thiết bị, cần phải xác định yêu cầu cho việc lắp đặt trang thiết bị bao gồm:
+ Vị trí lắp đặt: phù hợp với luồng công việc, không ảnh hưởng tới hoạt động của các thiết bị xung quanh
+ Điều kiện môi trường (nhiệt độ, độ ẩm) theo quy định của nhà sản xuất + Nguồn điện phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của TTBYT
+ Có hệ thống kết nối thông tin giữa các phòng, khoa nhằm mục đích trao đổi thông tin về quản lý TTBYT
- Nhân viên quản lý trang thiết bị hoặc người được phân công cần lưu lại hồ sơ của việc lắp đặt trang thiết bị, trong đó thể hiện đủ các tiêu chí sau:
+ Bàn giao trang thiết bị, bao gồm máy chính, phụ kiện rời kèm theo + Xác nhận các thông số cố định của trang thiết bị khi phù hợp
+ Lắp đặt trang thiết bị hoặc các thành phần rời của trang thiết bị tại vị trí xác định trước
+ Kết nối trang thiết bị với hệ thống điện, mạng máy tính (nếu có) Tiến hành các thử nghiệm xác nhận hoạt động của trang thiết bị thực hiện và điền vào Bảng kiểm lắp đặt trang thiết bị BM1/QL.TTB.01
Thiết bị mới sau khi hoàn thiện việc lắp đặt cần được đánh giá năng lực thông qua việc xác nhận phương pháp xét nghiệm thực hiện theo quy trình thẩm định và xác nhận phương pháp
Khi đưa thiết bị vào hoạt động, nhân viên quản lý trang thiết bị cần lập lý lịch máy BM2/QL.TTB.01 (lý lịch máy phải được lưu giữ và cập nhật từ khi bắt đầu sử dụng tới khi thanh lý trang thiết bị)
Thứ hai, đề ra các quy định về công tác báo cáo như tuần/tháng/quý/năm hoặc đột xuất để nắm bắt thông tin kịp thời. Bên cạnh đó, người quản lý thường xuyên tiếp cận thực tế để đưa ra những chính sách phù hợp và chính xác.
Thứ ba, tổ chức kiểm tra thường xuyên và định kỳ hồ sơ theo dõi việc sử dụng TTBYT tại các khoa, phòng để tổng kết đánh giá hiệu quả sử dụng. Tăng cường kiểm tra giám sát và đánh giá tình hình sử dụng TTBYT trong đơn vị, yêu cầu các khoa, phòng thực hiện đúng quy trình quản lý TTBYT, đặc biệt là công tác sử dụng cần ghi đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.
Thứ tư, xây dựng kế hoạch công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn và nâng cao trình độ, kỹ năng sử dụng hằng năm. Cần chú trọng công tác tập huấn và chuyển giao công nghệ khi thực hiện mua sắm với nhà cung cấp. Cụ thể:
Nhân viên có liên quan cần được đào tạo về việc sử dụng trang thiết bị, thực hiện theo quy trình đào tạo, quản lý nhân viên
Với thiết bị xét nghiệm phức tạp, việc đào tạo cần được thực hiện bởi kỹ sư nhà cung ứng hoặc công ty sản xuất thiết bị và nên bao gồm những nội dung sau nếu phù hợp:
Cách thức vận hành trang thiết bị Quy trình bảo dưỡng dự phòng Các yêu cầu về hiệu chuẩn Sao lưu dữ liệu
Các lỗi thường và cách khắc phục
Khi sử dụng thiết bị, nhân viên vận hành thiết bị cần điền đầy đủ thông tin vào Nhật ký vận hành máy
Thứ năm, định kỳ có kế hoạch mời chuyên gia, đối tác đã cung cấp TTBYT đến tập huấn, hướng dẫn khai thác các tính năng thiết bị và giải đáp những thắc mắc của người sử dụng.
Thứ sáu, tổ chức các buổi thảo luận chuyên đề nhằm đề xuất biện pháp sử dụng TTBYT có hiệu quả. Kịp thời khen thưởng, động viên những đề xuất đem đến hiệu quả cải tiến.
3.2.3. Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý trong quá trình sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị y tế
Thực trạng quản lý TTBYT tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng thấy hầu hết TTBYT đang sử dụng tại bệnh viện chưa được định kỳ kiểm chuẩn, bảo dưỡng và sửa chữa, công tác này chú trọng ở những máy móc thiết bị đắt tiền do không đủ nguồn vốn để đầu tư, đổi mới và thiếu nhân lực thực hiện.
Bên cạnh đó trình độ của đội ngũ cán bộ chuyên môn y tế chưa đủ để khai thác hết công suất TTBYT hiện có, thậm chí chưa đáp ứng kịp những đổi mới về kỹ thuật và công nghệ. Chất lượng đào tạo, bố trí sử dụng nhân lực chuyên sâu về kỹ thuật y tế còn thấp so với nhu cầu. Tình trạng do không có kiến thức, nên thiết bị mua về cán bộ không biết lắp đặt, không biết cách bảo quản, nên thiết bị dễ hỏng và hao mòn nhanh so với tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất.
Để đạt được mục tiêu: Nâng cao hiệu quả trong đầu tư mua sắm, sử dụng TTBYT đối với các thiết bị hiện có, tránh gây lãng phí các nguồn kinh phí đã được đầu tư, giảm được kinh phí đầu tư và mua sắm thêm các thiết bị mới góp phần vào việc nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị bệnh nhân trong toàn ngành y tế nói chung, tác giả xin có một số biện pháp đề nghị như sau:
Về kinh phí dành cho bảo trì, sửa chữa: Ban hành quy định về kinh phí dành cho công tác kiểm chuẩn, bảo dưỡng và sửa chữa trang thiết bị y tế hàng năm. Trước mắt, đề nghị nguồn kinh phí này có thể là từ nguồn viện phí, từ NSNN cấp hoặc trích từ các Dự án Quốc gia dành cho ngành y tế về lĩnh vực đầu tư trang bị TTBYT hoặc tranh thủ từ các Dự án viện trợ của các tổ chức ngoài nước dành cho y tế.
Về nguồn nhân lực kỹ thuật cao: Nếu không có nguồn nhân lực kỹ thuật cao để đảm trách công tác kiểm chuẩn, bảo dưỡng và sửa chữa TTBYT nói chung thì hiệu suất sử dụng sẽ rất thấp và điều này là đồng nghĩa với lãng phí. Cụ thể các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kỹ thuật cao về TTBYT như sau:
Kết hợp với các trường đại học kỹ thuật trong nước và các trung tâm đào tạo chuyên ngành của nước ngoài để đào tạo cán bộ đại học và sau đại học chuyên ngành trang thiết bị y tế nhằm nâng cao chất lượng, mở rộng quy mô đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật thiết bị y tế. Trước mắt, bệnh viện phải dựa vào 3 trường đại học Bách khoa Hà Nội để đào tạo kỹ sư chuyên ngành.
Ðưa những nội dung cơ bản về quản lý, kỹ thuật - công nghệ, kỹ năng sử dụng trang thiết bị y tế vào chương trình đào tạo cán bộ đại học và trung học y, dược.
Tác giả xin đề xuất quy trình cụ thể về sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị y tế:
Quy định về bảo dưỡng thiết bị
Căn cứ xây dựng lịch bảo dưỡng TTBYT định kỳ: Theo yêu cầu kỹ thuật và khuyến cáo từ nhà sản xuất
Thời gian sử dụng TTBYT Tần xuất sử dụng TTBYT Tình trạng thực tế của TTBYT
Theo yêu cầu của đơn vị trực tiếp sử dụng TTBYT
Lịch bảo dưỡng định kỳ được lập vào đầu quý 2 hàng năm
Căn cứ vào kế hoạch hàng năm của khoa, nhân viên quản lý TTBYT lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị, báo cáo trưởng khoa xét nghiệm, trình Giám đốc Bệnh viện phê duyệt, phối hợp với phòng Vật tư của bệnh viện để thực hiện
Thực hiện bảo dưỡng định kỳ
Việc bảo dưỡng định kỳ TTBYT được thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ Theo đó: Nhà cung cấp dịch vụ phải thực hiện nghĩa vụ bảo dưỡng TTBYT theo đúng hợp đồng, dưới sự giám sát của nhân viên quản lý trang thiết bị
TTBYT sau khi bảo dưỡng phải được kiểm tra, chạy thử đảm bảo các thông số kỹ thuật cần thiết.
Mọi linh kiện, vật tư, phụ tùng cần thay thế (nếu có) trong quá trình bảo dưỡng, nhà cung cấp dịch vụ phải thông báo cho nhân viên quản lý TTBYT và được ghi đầy đủ trong biên bản bàn giao thiết bị và lý lịch, nhật ký vận hành máy
Thực hiện bảo dưỡng dự phòng
Việc bảo dưỡng dự phòng TTBYT cần được thực hiện bởi nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng TTBYT. Cụ thể:
Hàng ngày, nhân viên quản lý và sử dụng TTBYT có nhiệm vụ kiểm tra xem xét điều kiện hoạt động của TTBYT về nguồn điện, nhiệt độ, độ ẩm, các thông số kỹ thuật…để đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường.
Hàng ngày, nhân viên được phân công có trách nhiệm theo dõi vệ sinh trang thiết bị phòng từng phòng, điền vào Bảng theo dõi vệ sinh trang thiết bị
Khi TTBYT gặp sự cố và không thể tiếp tục vận hành được, công tác sửa chữa thiết bị phải thực hiện đúng quy trình sau:
- Đối với nhân viên sử dụng thiết bị:
Lập tức dừng máy, cắt nguồn điện cấp cho TTBYT. Giữ nguyên hiện trạng TTBYT
Thông báo ngay với Trưởng khoa và nhân viên quản lý trang thiết bị Nhân viên quản lý TTBYT cùng với cán bộ kỹ thuật kiểm tra, xử lý sự cố tại chỗ. Trường hợp không xử lý được tại chỗ, nhân viên quản lý TTBYT dán thông báo ngừng hoạt động lên thiết bị.
Nhân viên quản lý TTBYT báo cáo trưởng khoa để xem xét khắc phục sự cố hoặc trình Giám đốc Bệnh viện phê duyệt (nếu cần)
Nhân viên quản lý TTBYT liên lạc với đơn vị sửa chữa hoặc đơn vị cung cấp thiết bị để tiến hành sữa chữa, thay thế linh kiện, phụ tùng (nếu có), kịp thời đưa thiết bị vào sử dụng. Bảng báo giá linh kiện sửa chữa TTBYT phải được trình trưởng khoa xem xét. Sau khi hoàn thành sửa chữa, tiến hành vệ sinh và khử nhiễm thiết bị trước khi gửi đi sửa chữa
Mọi thông tin về sự cố, biện pháp sử lý sự cố, thay thế phụ tùng, linh kiện của thiết bị phải được ghi chép đầy đủ trong nhật ký sử dụng thiết bị có xác nhận của nhân viên trực tiếp sửa chữa
Trường hợp máy móc thiết bị hỏng nặng không thể khắc phục được, nhân viên kỹ thuật bộ phận sửa chữa phải báo cáo trưởng khoa xét nghiệm để có phương án điều chỉnh, bổ xung thiết bị khác để các phòng ban có phương tiện làm việc bình thường.
Kết quả sửa chữa, thay thế phụ tùng được cập nhật vào Lý lịch của từng máy móc thiết bị
Ngừng hoạt động/thanh lý thiết bị
Đối với các thiết bị hư hỏng không sửa chữa được hoặc không còn phù hợp với quy trình xét nghiệm, trưởng khoa xét nghiệm báo cáo Lãnh đạo bệnh viện để làm thủ tục lưu kho hoặc thanh lý tài sản theo quy định của Bệnh viện
Ban hành chính sách phù hợp để bệnh viện có điều kiện tiếp nhận cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo như: kỹ sư y sinh, cử nhân và công nhân kỹ thuật thiết bị y tế. Không đòi hỏi hoặc yêu cầu quá cao đối với các nhân viên kỹ thuật làm việc trong ngành kỹ thuật y tế, đặc biệt là các kỹ sư mới ra trường. Đối với các kỹ sư tốt nghiệp đạt loại trung bình khá phải sau 3-5 năm trải qua thực tế mới có khả năng giải quyết được các vấn đề cơ bản về bảo trì, sửa chữa của một chuyên ngành nào đó trong lĩnh vực TTBYT.
Tạo điều kiện thuận lợi và thu hút các kỹ sư tốt nghiệp các trường đại học kỹ thuật đạt loại khá giỏi có nguyện vọng vào làm việc trong ngành TTBYT như xét tuyển thẳng hoặc rút ngắn thời gian học việc, ấn định thời gian cụ thể vào biên chế.
Động viên, khuyến khích các nhân viên kỹ thuật đang trực tiếp sử dụng TTBYT ở bệnh viên được học ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh để đọc được các tài liệu kỹ thuật của các thiết bị công nghệ cao.
Về tài liệu kỹ thuật: Để có được nguồn tài liệu kỹ thuật cũng như các điều kiện thuận lợi khác cho nhân viên kỹ thuật đáp ứng tốt công tác bảo trì, sửa chữa thiết bị, bộ phận quản lý TTBYT cần:
Xin đề nghị với lãnh đạo Sở Y Tế đối với các chương trình, dự án mua sắm TTBYT đưa ra điều kiện bắt buộc là nhà cung cấp phải cung cấp tài liệu kỹ thuật bản gốc (Service Manual). Tương tự như vậy đối với Bệnh viện khi đầu tư mua sắm TTBYT.
Xin đề nghị các Chủ đầu tư-Lãnh đạo Bệnh viện khi nhận được các dự án đầu tư, mua sắm TTBYT từ các nguồn vốn viện trợ thì yêu cầu các tổ chức viện trợ lưu ý đến việc bàn giao thiết bị trong đó phải có tài liệu kỹ thuật.
Về chủng loại thiết bị: Sở Y Tế về chiến lược lâu dài định hướng cho bệnh viện chọn mua đối với từng chủng loại thiết bị có tính đồng nhất về model, hãng sản xuất. Có được như vậy, thực hiện công tác bảo trì sẽ rất thuận lợi, công tác sửa chữa sẽ dễ dàng nhanh chóng.