8. Cấu trúc của đề tài
3.6. Tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát
Lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo Bộ cần tăng cường kiểm tra, giám sát các hoạt động công tác văn thư. Bám sát tình hình để chấn chỉnh kịp thời những hạn chế và bất hợp lý trong quá trình hoạt động của văn thư.
Các đơn vị, cá nhân được Lãnh đạo Bộ giao trách nhiệm kiểm tra, giám sát phải thực hiện một cách nghiêm túc và chặt chẽ. Lãnh đạo giao cho cán bộ văn thư chuyên trách về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản... tạo điều kiện giúp Văn phòng rà soát, giám sát thực hiện công việc và trong công tác soạn thảo văn bản.
Có thể giám sát việc thực hiện công tác văn thư qua nhiều hình thức như thông quan phần mềm theo dõi và giải quyết văn bản đi, phần mềm quản
lý văn bản đến; thông qua quá trình soạn thảo văn bản hoặc trình ký và ký các văn bản ban hành. Qua đó lãnh đạo có thế nắm được trách nhiệm việc việc thực hiện giải quyết của từng đơn vị và cá nhân trong thực hiện công tác văn thư.
Đồng thời qua việc kiểm tra giám sát có thể xem là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại cơ quan. Đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn thư tại cơ quan.
Tổ chức đánh giá và khen thưởng đối với cá nhân có thành tích tốt trong công tác văn thư cũng như thẳng thắn phê bình những cá nhân, tập thể làm sai và chưa hiệu quả trong giải quyết công việc.
Tăng cường việc tổng kết công tác văn thư, thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư và yêu cầu cán bộ, công chức tự báo cáo và đánh giá về việc thực hiện của bản thân. Thực hiện nghiêm túc các chế độ báo cáo công tác văn thư hàng năm, tăng cường việc báo cáo theo định kỳ như tháng, quý để nắm được tình hình thực hiện công việc một cách khách quan, kịp thờị
Trong công tác lập hồ sơ, giao cho từng đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ theo chức năng và nhiệm vụ của đơn vị mình, từ đó tiến hành giám sát việc lập hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc đơn vị quản lý.
Sau mỗi đợt kiểm tra cần đưa ra những đánh giá, xếp loại giữa các đơn vị, cá nhân và có hình thức khen thưởng đối với đơn vị, cá nhân thực hiện tốt đồng thời cũng tiến hành phê bình nhắc nhở đối với các đơn vị chưa thực hiện tốt.
Cần có chính sách động viên khen thưởng kịp thời đối với các đơn vị hoặc cá nhân thực hiện nghiêm túc và đúng trách nhiệm được giaọ Đối với trường hợp các đơn vị hoặc cá nhân thực hiện mang tính hình thức thì phải có những hình thức xử lý phù hợp. Bình xét vào công tác thi đua khen thưởng của tháng. Đối với các đơn vị cá nhân được giao trách nhiệm giám sát việc
thực hiện công việc mà không nghiêm túc hoặc việc thực hiện chỉ mang tính hình thức thì cũng có những cách xử lý nghiêm và chặt chẽ.
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát. Việc giám sát thực hiện trong công tác văn thư cần phải được thực hiện thường xuyên. Nên xây dựng các kế hoạch và tổ chức kiểm tra giám sát định kỳ theo tháng, quý để nắm bắt được tình hình thực hiện công tác văn thư của các đơn vị. Qua đó có kế hoạch khắc phục những hạn chế để hoàn thiện kịp thời và thống nhất.
Tiểu kết.
Sau khi tìm ra những nguyên nhân của những mặt hạn chế chưa đạt được trong tổ chức công tác văn thư tại Bộ Nội vụ. Tại chương 3 này tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ. Các nhóm giải pháp chủ yếu tập trung vào nâng cao nhận thức và chất lượng đội ngũ lãnh đạo và đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư, vai trò của các cấp lãnh đạo, các điều kiện hỗ trợ hoạt động công tác văn thư và việc xây dựng các văn bản nội quy, quy định, hướng dẫn tổ chức thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và với cơ quan Bộ Nội vụ nói riêng. Được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, là tất cả các công việc liên quan đến công văn, tài liệu, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản hoặc từ khi tiếp nhận văn bản đến, đến khi giải quyết cong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư tại Bộ đang từng bước được hoàn thiện, đảm bảo nâng cao hiệu quả công việc, từng bước hiện đại hóa nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Tuy nhiên điều đó cũng đồng nghĩa với việc yêu cầu về trình độ và năng lực của đội ngũ Lãnh đạo cũng như đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư phải được nâng cao, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ để thực hiện tốt công việc của mình.
Cần có sự quan tâm hơn nữa của các cấp Lãnh đạo trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư về mọi phương diện như cơ sở vật chất, trang thiết bị, đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, kiểm tra giám sát...
Làm tốt công tác văn thư giúp cho Lãnh đạo cơ quan trong việc chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, nâng cao chất lượng công việc và hoạt động của cơ quan. Không những vậy còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và đồng thời góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài khóa luận này bản thân tôi luôn ý thức việc trau dồi kiến thức giữa lý luận và công việc thực tế tại cơ quan. Cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao và hoàn thành đề tài khóa luận. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian cũng như kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nên đề tài khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía các thầy cô và bạn đọc để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ạ Tài liệu văn bản quy phạm pháp luật
1. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015.
2. Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấụ
3. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
5. Nghị định số 58/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
6. Quyết định số 323/QĐ-BNV ngày 16 tháng 3 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.
7. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
8. Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
9. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
10. Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
11. Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ.
12. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/07/2016 về việc quản lý sử dụng con dấụ
13. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
14. Thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an Hướng dẫn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
15. Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được ban hành kèm theo quyết định số 1182/QĐ-BNV ngày 31 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
B. Tài liệu chuyên môn
16. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,2017, Nghiệp vụ công tác văn thư, NHà xuất bản Giao thông vận tải, Hà Nộị
17. Vương Đình Quyền, 2011, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nộị
18. Nhữ Mai Nhung, Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Lớp ĐHLT QTVPK1A, Trường Đại học Nội vụ Hà Nộị
19. Nguyễn Quốc Hỷ, Thực trạng công tác văn thư tại Tổng Cục thi hành án dân sự- Bộ Tư pháp, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Thành Đô.
20. Vi Thị Lợi, Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nộị
21. Nguyễn Thị Quyên, Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế Hợp tác và phát triển nông thôn- Bộ Nông nghiệp Việt Nam,Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nộị
22. Bùi Thị Mến, Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3 – Bộ Quốc phòng, Lớp QT901P.
23. Nguyễn Thị Hương, 2013, Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Xã hội và Nhân văn.
Phụ lục 01:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ NỘI VỤ
Phụ lục 02:
Phụ lục 03:
Phụ lục 04:
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ các bước
Văn thư cơ quan/đơn vị
Lưu VB Đi
Làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản.
Phụ lục 05:
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ các bước
Văn thư cơ quan
Văn thư cơ quan
Lãnh đạo Văn phòng (Chánh/Phó chánh VP)
Văn thư cơ quan
LĐ Bộ Bộ trưởng và các Thứ trưởng
Thư ký LĐ Bộ
Văn thư cơ quan
Văn thư đơn vị Lãnh đạo đơn vị
Phân hướng trình duyệt, sau đó chuyển lại VTVP
Nhận lại VB, scan VB sau đó chuyển giao các đơn vị
Nhận VB có ý kiến chỉ đạo Tiếp nhận VB đến, sau đó
chuyển cho LĐVP
Tiếp nhận VB, sau đó phân loại Tiếp nhận VB Phân phối xử lý giải quyết Tiếp nhận VB đến và nhập vào hệ thống quản lý VB đi, đến Lãnh đạo bộ xem xét
Phụ lục 06
Phụ lục 07
Phụ lục 08:
Phụ lục 09:
Phụ lục 10:
Phụ lục 11:
Phụ lục 12:
Phụ lục 14:
Phụ lục 15:
Phụ lục 16:
Một số hình ảnh máy móc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
Máy vi tính và máy in phục vụ soạn thảo văn bản, đăng ký văn bản
Máy Fax chuyển văn bản đến đơn vị ngoài trụ sở