8. Cấu trúc của đề tài
2.2.8.2 Một số phần mềm của Bộ Nội vụ hỗ trợ công tác văn thư
ạ Phần mềm văn phòng điện tử eOffice
eOffice là phần mềm trao đổi thông tin, xử lý luồng công việc, gửi và nhận thư điện tử. Phần mềm này được sử dụng trong giao dịch điện tử tại các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ.
Chức năng xử lý luồng công việc của eOffice giúp cho cán bộ công chức có thể quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, quản lý giao việc, quản lý văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ công việc, báo cáo thống kê...
Với chức năng Notify, mỗi khi có thông tin quan trọng eOffice sẽ tự động nhắc nhở người sử dụng.
Với chức năng nhắc việc phần mềm này cũng giúp cán bộ, công chức tự động ghi nhật ký công việc và nhắc việc hàng ngày, hàng tháng, hàng năm.
b. Phần mềm văn phòng Microsoft Office
Bộ Nội vụ sử dụng phần mềm bản quyền Microsoft Office 2003 và Microsoft Office 2007 để trang bị cho tất cả các máy tính của cán bộ, công chức thuộc Bộ.
Đây là phần mềm cung cấp cho người dùng các chương trình dùng để soạn thảo văn bản ( Microsoft Word), chương trình bảng tính ( Microsoft Exel), chương trình tạo và trình chiếu tài liệu ( Microsoft PowerPoint) và chương trình xử lý email ( Microsoft Outlook).
c. Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được xây dựng nhằm cụ thể hóa các thành phần thể thức và yêu cầu về kỹ thuật trình bày theo các mẫu loại văn bản được quy định và hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Phần mềm này giúp cho việc soạn thảo văn bản được chuẩn hóa, dễ dàng soạn các văn bản một cách nhất quán, tránh tình trạng sai sót, lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần của văn bản.