8. Cấu trúc của đề tài
2.2.4.2 Quy trình soạn thảo văn bản
2.2.4.2.1 Đối với văn bản quy phạm pháp luật
Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật tại Bộ Nội vụ thực hiện theo Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được ban hành kèm theo Quyết định số 1182/QĐ-BNV ngày 31 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội vụ. (Quy chế xem tại Phụ lục 02)
Tiếp nhận văn bản giao việc hoặc văn bản chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Bước 1. Lập chương trình xây dựng thông tư
Lập chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật dựa trên: Cơ sở thực tiễn: Thực trạng đời sống kinh tế - xã hội của đất nước. Cơ sở pháp lý: Những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Nội dung của trương trình bao gồm:
- Danh mục các văn bản cần ban hành, được xây dựng trên cơ sở cân nhắc nhu cầu điều chỉnh pháp luật.
- Cơ quan soạn thảo được xác định trên cơ sở thẩm quyền và năng lực thực tiễn và của các chủ thể có liên quan tới hoạt động xây dựng pháp luật.
- Dự kiến thời gian trình dự thảo văn bản. - Dự trù kinh phí cần thiết.
Bước 2. Thành lập Ban soạn thảo, tổ biên tập.
Tùy theo trường hợp mà Ban soạn thảo có thể chỉ gồm cán bộ, công chức trong cơ quan nhưng cũng có thể là của nhiều người của nhiều đơn vị hoặc tổ chức đơn vị khác phối hợp với nhau
Bước 3. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.
Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết văn bản cần xây dựng, báo cáo rà soát các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan
Thông qua đề cương tiến hành soạn thảo văn bản. Bước 4. Tổ chức hội thảọ
Bước 5. Gửi xin ý kiến các chuyên gia, các cơ quan có liên quan.
Thông báo công khai trên trang thông tin điện tử của Chính phủ, của Bộ Nội vụ theo quy định.
Bước 6. Thẩm định văn bản
Tổng hợp chỉnh sửa, gửi Bộ Tư pháp, cơ quan kiểm soát thủ tục hành chính thẩm định. Vụ pháp chế có trách nhiệm thẩm định dự thảo các thông tư trước khi trình Bộ trưởng. Sau đó gửi hồ sơ thẩm định bao gồm: Tờ trình về dự thảo thông tư; Dự thảo thông tư; Bản tổng hợp, giải trình tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các đối tượng chịu sự tác động của dự thảo; bản chụp ý kiến góp ý; Báo cáo đánh giá tác động, bản đánh giá thủ tục hành chính trong trường hợp được luật giao quy địnhthủ tục hành chính, báo cáo lồng ghép vấn đề về bình đẳng giới nếu có; Các tài liệu khác ( nếu có).
Bước 7. Dự thảo tờ trình, giải trình quá trình xây dựng và tiếp thu giải trình ý kiến góp ý của các bộ, ngành.
Bước 8. Tổng hợp hồ sơ trình cấp có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm: Tờ trình bộ trưởng về dự thảo thông tư; Dự thảo thông tư; Báo cáo thẩm định; báo cáo giải trình; Tiếp thu ý kiến thẩm định; Bản tổng hợp, giải trình tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Bản đánh giá thủ tục hành chính trong trường hợp được luật giao quy định là thủ tục hành chính; Các tài liệu khác liên quan.
Bước 9. Xem xét ký ban hành.
Đối với thông tư và Thông tư liên tịch trình Bộ trưởng ký ban hành. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật khác trình các cấp có thẩm quyền xin ý kiến chỉ đạo, chỉnh sửa hoàn thiện trước khi các cấp có thẩm quyền xem xét thông qua và ban hành.
2.2.4.2.2 Đối với soạn thảo văn bản hành chính
Tại Bộ Nội vụ soạn thảo văn bản hành chính được tuân thủ theo quy trình 8 bước gồm có: Xác định mục đích và nội dung vấn đề cần ban hành văn bản, xác định tên loại văn bản, thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và viết bản thảo, duyệt bản thảo, nhân bản văn bản, làm thủ tục phát hành.
Bước 1: Chuẩn bị
Xác định mục đích, ý nghĩa và nội dung của văn bản, đối tượng mà văn bản hướng tớị Từ đó xác định được tên loại văn bản cần soạn thảọ Bước này do chuyên viên soạn thảo thực hiện.
Xác định hình thức, nội dung, độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản. Tiến hành thu thập và xử lý thông tin.
Chuyên viên soạn thảo xác định các ý chính cần trình bày trong văn bản từ đó thu thập các thông tin cần thiết từ các nguồn khác nhaụ Thông tin được thu thập và xử lý phù hợp với nhu cầu nội dung văn bản.
Căn cứ vào các thông tin đã thu thập và đề cương, tiến hành viết bản thảọ Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảọ Bản thảo được viết đi viết lại nhiều lần và kiểm tra về hình thức và nội dung.
Bước 3: Trình duyệt nội dung và lấy ý kiến
Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung văn bản theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký.
Trường hợp dự thảo đã được phê duyệt nhưng thấy cần phải sửa chữa, bổ sung vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Trao đổi ý kiến với các bộ phận liên quan trong văn bản và xin ý kiến của bộ phận Pháp chế. Bước này do trưởng các đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo thực hiện.
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn thiện bản thảọ
Chuyên viên soạn thảo tiến hành tổng hợp và phân loại ý kiến. Nhóm ý kiến về pháp chế, ý kiến về chuyên môn và bổ sung hoàn chỉnh cho văn bản soạn thảọ
Mẫu phiếu trình văn bản ( Phụ lục 03)
Bước 5: Trình Lãnh đạo văn phòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bàỵ
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản và ký nháy vào cuối nội dung văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.
Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành của Bộ và ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Bước 6: Trình người có thẩm quyền ký ban hành
Văn bản được hoàn thiện nội dung và thể thức tiến hành trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành.
Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho trưởng đơn vị thì trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng.
Bước 7:Chuyển văn thư hoàn thiện thể thức, kỹ thuật trình bày và phát hành văn bản
Văn thư ghi số, ngày, tháng cho văn bản.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý.
Số văn bản được đánh số riêng giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Việc ghi số của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Ghi số của văn bản hành chính thực hiện theo Khoản 1 Điều 8 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Cụ thể như sau:
- Các loại văn bản: Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số
- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Việc ghi ngày tháng năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng năm của văn bản hành chính được quy định tại Điều 9 Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Đóng dấu văn bản do bộ phận văn thư của Bộ thực hiện. Văn bản sau khi hoàn thiện nội dung và thể thức trình lãnh đạo ký được chuyển đến văn thư. Văn thư tiến hành ghi số và ký hiệu, ngày, tháng, năm cho văn bản, nơi nhận và đóng dấụ Sau đó đăng ký vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản.
Văn bản được nhân bản và gửi cho các đơn vị, các cá nhân trực tiếp thực hiện. Một số trường hợp gửi bằng văn bản, gửi qua trang web hoặc gửi qua máy fax cơ quan.
Lưu tại văn thư của Bộ và tại đơn vị soạn thảo văn bản.
Như vậy, Các văn bản do Bộ Nộ vụ và các đơn vị thuộc và trực thuộc được ban hành đúng cả về nội dung và thể thức. Bộ Nội vụ ban hành cả 2 hình thức văn bản là văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có tên loạị Nội dung tập trung vào giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Văn b ản được trình bày đúng mục đích, rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểụ Đặc biệt các văn bản đều có giá trị hợp hiến và hợp pháp.
Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên, tại một số đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo trong quá trình soạn thảo còn chưa tuân thủ đúng quy định, có 1 số văn bản sai về yếu tố tên cơ quan ban hành, thể thức đề ký văn bản, trình bày chưa đẹp.
Việc soạn thảo đôi khi còn bỏ qua một số bước trong quy trình.
2.2.5. Quản lý văn bản
Trách nhiệm quản lý văn bản: “Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm chỉ đạo lập hồ sơ công việc tại cơ quan, đơn vị mình, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ, bảo mật theo quy định.” (Khoản 1, điều 11 quy chế làm việc Bộ Nội vụ).
Về nội dung quy trình quản lý văn đến, đi ở Bộ Nội vụ thì ở Bộ có ban hành Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân… Bởi Bộ Nội vụ là cơ quan ban hành nên Bộ đi đầu trong việc thực hiện. Vì vậy mà các bước quản lý trong công tác văn thư luôn đúng với quy định trong Thông tư.
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theọ Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.