8. Cấu trúc của đề tài
2.2.1. Tình hình thực hiện vai trò của lãnh đạo Văn phòng Bộ trong việc
việc tổ chức và quản lý công tác văn thư
Chánh Văn phòng Bộ trực tiếp giúp Bộ trưởng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chung của Văn phòng, trong đó có công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức, thiết lập phòng, tổ, cán bộ làm công tác văn thư.
Xây dựng, tổ chức bộ máy hoạt động của bộ phận văn thư theo quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình thực tiễn tại cơ quan.
Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư trong cơ quan để trình Bộ trưởng ký ban hành và hướng dẫn kiểm tra, thực hiện.
Xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành các quy định về công tác văn thư lưu trữ, quy trình trình ký các văn bản do Bộ ban hành và phát hành. Quy định về chế độ bảo mật và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy
định nàỵ Định kỳ báo cáo Bộ trưởng.
Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện thống nhất các chế độ quy định về quản lý công tác văn thư. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, bảo mật đối với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ theo quy định của pháp luật.
Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ công tác văn thư.
Thường xuyên tổ chức kiểm tra, thanh tra, giám sát đối với việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan theo quy định của nhà nước, nhằm bám sát tình hình thực tế và linh hoạt giải quyết công việc trong cơ quan.
Chánh văn phòng Bộ tổng hợp trình Bộ trưởng và các Thứ trưởng thông qua các chương trình công tác của Bộ. Theo dõi dôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện các chương trình công tác, chuẩn bị báo cáo công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và các văn bản khác được Bộ trưởng giaọ
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị đề án, các văn bản đã được bộ trưởng giao, kiểm tra về thủ tục, thể thức các đề án, văn bản trước khi trình Bộ trưởng, thứ trưởng phụ trách các lĩnh vực.
Tổ chức ghi biên bản và thông báo kết luận các cuộc họp và làm việc của Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng chủ trì.
Đối với văn bản, phiếu trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng:
Kiểm tra thủ tục. Nếu là hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định thì trong thời gian không quá 2 ngày làm việc Văn phòng Bộ gửi lại đơn vị trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng theo quy định.
Kiểm tra về mặt nội dung. Nếu nội dung đề án, công việc trình không bảo đảm phù hợp giữa nội dung hồ sơ và nội dung của dự thảo văn bản sẽ ban hành hoặc hồ sơ chưa đủ rõ ràng để có thể đưa ra quyết định hoặc có vấn đề chưa rõ, còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan thì Chánh Văn phòng họp với chủ đề án và các đơn vị liên quan hoặc
gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định.
Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư ở cơ quan Bộ, phải kiểm tra đồng thời chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký các văn bản do Văn phòng Bộ ban hành; Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng.
Đối với văn bản đến của cơ quan, Chánh Văn phòng Bộ xem xét các văn bản và cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan tới việc giải quyết công việc.
Văn phòng Bộ chỉ phát hành những văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi đã có sự ủy quyền bằng văn bản hoặc lệnh cụ thể của Bộ trưởng ghi trong hồ sơ công việc thể hiện rõ việc ủy quyền hoặc thừa lệnh của Bộ trưởng.
Hàng tuần tổng hợp danh mục và thống kê phân loại các văn bản do Bộ phát hành để báo cáo Bộ trưởng và các thứ trưởng.
Tổ chức việc lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, quản lý con dấu, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định; Tham mưu cho Bộ trưởng kế hoạch lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chỉ đạo, đôn đốc các đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng thời gian quy định.
Xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành các quy định về công tác văn thư, cải tiến quy trình ký các loại văn bản do Bộ ban hành, quy trình xử lý công văn đi và đến của Bộ.
Thông qua các hoạt động này, Lãnh đạo Văn phòng Bộ thể hiện vai trò của mình trong công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan.