8. Cấu trúc của đề tài
2.2.5.2 Quản lý văn bản đến
Tổ chức và quản lý văn bản đến tại Bộ Nội vụ thực hiện theo hướng dẫn tại Chương 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Văn bản Bộ Nội vụ nhận được từ nơi khác chuyển đến cơ quan qua đường văn thư được gọi chung là văn bản đến. Quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư. (Sơ đồ
quy trình xem tại phụ lục 05)
Văn bản đến của Bộ từ nhiều nguồn nhưng chủ yếu từ một số cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới như: Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các Sở Nội vụ tại các tỉnh thành phố...; Văn bản đến nội bộ như Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Nội vụ Hà Nội, Ban Tôn giáo Chính phủ...
Bảng 3. Bảng số lượng văn bản đến trong năm 2014, năm 2015, năm 2016)
(Đơn vị: văn bản)
Năm Tổng số lượng văn bản đến Bộ
Năm 2014 16287
Năm 2015 17418
Năm 2016 18938
Biểu đồ thể hiện sự thay đổi văn bản đến tại Bộ Nội vụ qua các năm.
Văn bản đến qua các năm đều có xu hướng tăng đều và liên tục. Năm 2014 văn bản đến đạt 16287 văn bản, năm 2015 tăng lên đạt 17418 văn bản và đạt 18938 văn bản vào năm 2016.
Văn bản đến cơ quan từ các đơn vị trực thuộc và các cơ quan khác liên tục tăng, điều này cho thấy sự trao đổi công việc giữa các cơ quan và đơn vị ngày càng lớn. Khẳng định vai trò quan trọng của Bộ trong việc thực hiện vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình.
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến *Tiếp nhận văn bản
Tất cả văn bản, tài liệu phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính.
Các văn bản đến phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong, đối chiếu số và kí hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu và kí nhận.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax, Văn thư Bộ kiểm tra số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện sai xót văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm giải quyết.
Những bì văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn được ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư không mở những bì văn bản ghi rõ tên người nhận.
Tại Bộ Nội vụ văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhaụ Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản, báo chí, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ. Ký nhận với nhân viên bưu điện, trả lại những văn bản không đúng địa chỉ. Tiếp nhận những văn bản chuyển qua máy fax cơ quan.
* Phân loại và bóc bì
Sau khi tiếp nhận văn bản đến Văn thư tiến hành phân loại và bóc bì văn bản. Việc phân loại văn bản giúp cho cán bộ văn thư xác định chính xác văn bản cần đăng ký vào Phần mềm quản lý văn bản và loại văn bản không phải đăng ký.
Phân loại văn bản gồm 02 loạị
- Loại không được phép bóc bì: gồm các văn bản mà ngoài bì thư ghi đích danh cá nhân, các đơn vị thuộc Bộ. Ví dụ ngoài bì thư gửi đích danh tên của Bộ trưởng Lê Vĩnh Tân, tên Thứ trưởng, tên Vụ trưởng, Vụ Tổ chức cán bộ.. thì không được bóc bì.
Mẫu bì văn bản không được phép bóc bì ( Phụ lục 06)
Bóc bì văn bản: Khi thực hiện bóc bì văn bản cán bộ văn thư tuân thủ các nguyên tắc sau:
Những phong bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn”, “Hỏa tốc” gửi đến cho Bộ thì nhân viên văn thư bóc ngay sau khi nhận được để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết để đảm bảo về mặt thời gian. Đối với văn bản gửi cá nhân thì trực tiếp thông báo tới văn thư đơn vị xuống nhận hoặc có thể để vào thùng thư giao nhận tài liệu của đơn vị.
Mẫu bì văn bản có dấu chỉ mức độ “Hỏa tốc” ( Phụ lục 07)
Khi bóc bì cán bộ văn thư phải hết sức nhẹ nhàng và khéo léo tránh trường hợp bị rách vào văn bản. Sau đó lấy văn bản đối chiếu số kí hiệu ở ngoài bì văn bản với số kí hiệu trên văn bản.
Những văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên văn thư giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó.
Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật được nhân viên văn thư đảm bảo tuyệt đối về bí mật nội dung thông tin của văn bản và được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản mật đến và kịp thời trình lãnh đạọ
*Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
Mọi văn bản gửi đến Bộ được văn thư đóng dấu “Đến” lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày, tháng đến Bộ.
Mẫu dấu đến ( Phụ lục 08).
Dấu “Đến” được cán bộ văn thư đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống phía dưới số, ký hiệu của những văn bản có tên loại, dưới phần trích yếu
nội dung đối với công văn hoặc khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Bước 2. Đăng kí văn bản đến
Việc đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Các hình thức đăng ký văn bản đến được sử dụng tại Bộ Nội vụ gồm 2 hình thức là đăng ký bằng sổ và sử dụng phần mềm quản lý.
Văn bản đến đăng ký vào hệ thống “Phần mềm quản lý văn bản và kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức” do Trung tâm Thông tin của Bộ quản lý.
Ngoài việc đăng ký trên phần mềm quản lý cán bộ văn thư sẽ trực tiếp in ra giấy để đóng sổ chuyển giao văn bản.
Hình ảnh giao diện phần mềm quản lý văn bản đến ( Phụ lục 09)
Việc đăng ký được thực hiện một cách thống nhất, chặt chẽ và khoa học theo đúng quy định. Văn bản đến được đăng ký vào sổ văn bản đến đối với tất cả các loại văn bản được bóc bì. Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ.
Với những văn bản mật vào hệ thống sổ riêng “ Sổ đăng ký văn bản mật”.
Sổ đăng ký văn bản mật ( Phụ lục 10).
Bước 3. Trình và chuyển giao văn bản đến
Bộ phận Văn thư chuyên trách trực tiếp trình văn bản đến cho Chánh văn phòng Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản. Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn đã được Văn thư Bộ trình và chuyển giao ngày sau khi nhận được cho Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng.
Việc trình văn bản được thực hiện nghiêm túc và nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả của công việc.
Căn cứ vào ý kiến phân phối văn bản của Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng. Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Văn bản được chuyển giao thông qua việc thả thùng các đơn vị hoặc đối với một số văn bản gấp thì cán bộ văn thư gọi điện cho văn thư đơn vị trực tiếp xuống lấy văn bản.
Khi chuyển giao văn bản văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển giao văn bản đến và có ký nhận rõ ràng để thống nhất quản lý theo quy trình.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ( Phụ lục 11).
Chuyển giao văn bản ở Bộ Nội vụ thực hiện theo nguyên tắc nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng và thống nhất.
Sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng, văn thư có trách nhiệm ghi ý kiến xử lý vào sổ đăng ký văn bản đến để quản lý thống nhất theo quy trình.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình lãnh đạo xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Văn thư Bộ thường theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Bộ. Qua hệ thống này Lãnh đạo cơ quan cũng có thể kịp thời đôn đốc, nhắc nhở nhân viên thực hiện.Vào cuối mỗi ngày thì cán bộ văn thư thống kê lại số lượng văn bản đến và in văn bản đến ra để xem xét và theo dõi văn bản đó đang được giải quyết ở đâụ
Như vậy trình tự quản lý văn bản đến được Văn thư Bộ thực hiện tương đối chặt chẽ, đáp ứng yêu cầu kịp thời, nhanh chóng, cẩn thận.
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Việc giải quyết văn bản đến được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng. trong một số trường hợp văn bản cần sự phối hợp giải quyết của nhiều đơn vị, lãnh đạo cho ý kiến vào phiếu giải quyết văn bản đến để các đơn vị liên quan phối hợp giải quyết.
Như vậy, Quản lý văn bản đến của cơ quan là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư. Quản lý và giải quyết văn bản tốt đảm bảo cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. Việc chuyển giao văn bản đến ở Bộ đảm bảo được nguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời và thống nhất. Quản lý và giải quyết văn bản theo đúng quy trình đảm bảo nguyên tắc và hiệu quả công việc.
2.2.6. Quản lý và sử dụng con dấu
Bộ Nội vụ sử dụng con dấu có hình Quốc huỵ Ngoài ra còn các dấu chức danh, dấu tên các lãnh đạo Bộ và các lãnh đạo Văn phòng, dấu chỉ mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật; dấu chỉ mức độ khẩn: thượng khẩn, hoả tốc; …Cán bộ văn thư chuyên trách có trách nhiệm bảo quản, bảo vệ các con dấu trong ngăn tủ có khóạ
Quản lý và sử dụng con dấu tuân theo nghị định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấụ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/07/2016 về việc quản lý sử dụng con dấu có quy định như sau: “Chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình”.
Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
Cũng theo quy định này của Nhà nước tại Bộ Nội vụ có quy định rõ về việc tổ chức và sử dụng con dấu cụ thể: Con dấu của Bộ, văn phòng Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ được giao cho cán bộ văn thư bảo quản và đóng dấu, tại Bộ Nội vụ việc bảo quản và sử dụng con dấu của Bộ được Lãnh đạo quản lý chặt chẽ và giao cho các cán bộ văn thư có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt; có lối sống lành mạnh, khiêm tốn, thật thà, thẳng thắn; có tinh thần trách nhiệm cao, bảo quản và sử dụng đúng mục đích, đúng quy định.
Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu, dấu chỉ được đóng khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên tráị
Cán bộ văn thư Bộ được đào tạo, có tinh thần trách nhiệm với công việc, cùng với kinh nghiệm công tác nên thực hiện việc đóng dấu đúng quy định của pháp luật. Dấu được giữ gìn và thường xuyên được vệ sinh đảm bảo sạch sẽ không bị nhòẹ
Khi đóng dấu các văn bản phụ lục kèm theo, cán bộ văn thư đã đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang khoảng 1/3 đường kính con dấụ Với những phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu văn thư đã đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
Khi đóng dấu những văn bản tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư như các loại dấu chứng nhận thì cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
Không có trường hợp nào đóng dấu khống chỉ.