8. Cấu trúc của đề tài
2.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư
tư 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Theo Điều 2 Thông tư này quy định “Tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ là Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ”. Phòng Văn thư- Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục, và các tổ chức tương đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Với việc ban hành Thông tư 06/2015/TT- BNV ngày 08/12/2015 đã thay thế và bãi bỏ hoàn toàn quy định tại Chương II Thông tư 02/2010/TT- BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Theo đó tại Thông tư 06/2015/TT-BNV công tác văn thư lưu trữ đã tách khỏi Phòng Hành chính.
Tuy nhiên, Ở mỗi cơ quan, tổ chức. Việc tổ chức bộ máy văn thư hoàn toàn phụ thuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở cơ quan đó.
Hiện nay ở nước ta có 3 hình thức tổ chức công tác văn thư đó là: Hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác văn thư phân tán và hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp.
Tại văn phòng Bộ Nội vụ đã thành lập bộ phận phụ trách công tác văn thư chung của cơ quan, đó là Phòng Hành chính văn thư lưu trữ. Tất cả văn bản đến, văn bản đi, đóng dấu ...đều tập trung tại bộ phận văn thư.
Phòng Hành chính văn thư lưu trữ nằm trong cơ cấu của Văn phòng Bộ. Phòng gồm 01 trưởng phòng quản lý chung các hoạt động và chịu trách nhiệm về công tác văn thư. Phòng Hành chính văn thư lưu trữ được bố trí một phòng làm việc riêng, bên trong là phòng làm việc của trưởng phòng tạo điều
kiện cho việc giải quyết và xử lý văn bản, đồng thời có thể quản lý trực tiếp nhân sự thuộc phòng.
Phòng Hành chính văn thư lưu trữ được bố trí tại tầng 1 của cơ quan ngay phía sảnh lớn và lối ra vào của Bộ thuận lợi cho việc giao nhận tài liệu từ các cơ quan, đơn vị ngoài chuyển tớị
Tổ chức bộ máy công tác văn thư tập trung của cơ quan nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả cao hơn, các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản, làm thủ tục phát hành đều tập trung tại bộ phận văn thư.
Như vậy, Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư với việc thành lập Phòng Hành chính văn thư- lưu trữ trực thuộc Văn phòng tại Bộ Nội vụ không phù hợp với hướng dẫn quy định tại Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ.