8. Cấu trúc của đề tài
3.5. Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
Kịp thời sửa chữa những máy móc thiết bị hư hỏng đặc biệt là máy photọ Cần thiết nên mua sắm bổ sung hoặc thay thế một số phương tiện, máy móc đã hư hỏng nặng, lâu năm.
Trang thiết bị trong văn phòng đóng một vai trò quan trọng, là trợ thủ đắc lực của cán bộ, nhân viên văn phòng, giúp nâng cao năng suất, chất lượng công việc, hiệu quả hoạt động của văn phòng. Trang thiết bị văn phòng là thành phần dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày nay càng ngày càng được cải tiến với nhiều chủng loại phong phú, đa dạng. Giá thành các trang thiết bị cũng khá hợp lý. Tuy nhiên việc lựa chọn cũng cần tuân thủ một số yếu tố như:
- Phù hợp với yêu cầu công việc chuyên môn của từng cán bộ, nhân viên văn phòng. Làm công việc gì thì phải cần có trang thiết bị phù hợp với công việc đó.
- Trên thị trường có nhiều loại trang thiết bị với nhiều thương hiệu vì vậy việc lựa chọn các thiết bị đó phải phù hợp với kinh tế và nguồn kinh phí của cơ quan.
- Để sử dụng được các trang thiết bị một cách hiệu quả và kinh tế thì trước khi mua cần có sự tư vấn, xem xét và tham khảo trước. Không nên mua lại các thiết bị đời cũ chạy quá chậm, không hiệu quả.
- Trang thiết bị phải đáp ứng yêu cầu thuận tiện và dễ sử dụng. Đảm bảo thuận tiện trong công việc cũng như dễ sử dụng trong cách dung.
- Chọn một số trang thiết bị có tính bảo mật như máy vi tính có thể cài chức năng đặt mật khẩu để đảm bảo thông tin được bí mật và an toàn.
- Nên lựa chọn và tư vấn cho lãnh đạo mua các loại trang thiết bị hiện đại, có nhiều tính năng để phục vụ tốt cho công tác văn phòng.
- Thay mới máy photo của các Vụ để phục vụ việc in ấn và nhân bản tài liệu tốt hơn, chất lượng hơn.