8. Cấu trúc của đề tài
2.2.5.1. Quản lý văn bản đi
Là toàn bộ văn bản giấy tờ do cơ quan sản sinh ra trong quá trình hoạt động chuyên môn ( Sơ đồ quy trình xem tại phụ lục 04)
Việc quản lý văn bản đi tại Bộ Nội vụ thực hiện theo hướng dẫn tại Chương 3 của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Văn bản đi của Bộ Nội vụ gồm nhiều loại văn bản khác nhau: Quyết định, Công văn, Công văn đi nội bộ, Báo cáo, Thông tư, Thông báo, Giấy mời, Tờ trình, Chỉ thị, Biên bản.
Qua mỗi năm số lượng văn bản đi ngày càng nhiều hơn, điều đó được thể hiện thông qua bảng thống kê sau:
Bảng 2. Bảng thống kê văn bản đi tại Bộ Nội vụ năm 2014, 2015, 2016
Năm Số lượng văn bản đi
Năm 2014 6798
Năm 2015 7123
Năm 2016 8749
( Đơn vị: văn bản)
Với bảng số lượng văn bản đi của Bộ qua các năm ở trên có thể biểu thị trên biểu đồ để nhìn rõ sự thay đổi về lượng văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ.
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 10000
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Văn bản đi
Biểu đồ thay đổi văn bản đi của Bộ Nội vụ qua các năm (Đơn vị: văn bản)
Số lượng văn bản đi tại Bộ Nội vụ tăng đều qua các năm. Năm 2014 có 6798 văn bản đị Năm 2015 có 7123 văn bản đị Tới năm 2016 là 8749 văn bản đị Số lượng văn bản đi liên tục tăng đều qua các năm cho thấy tầm quan
trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bản đi của Bộ ngày càng phải chú trọng.
ạ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; Ghi số, ngày tháng, năm của văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Việc kiểm tra này nhằm phát hiện ra những sai sót để kịp thời sửa chữa trước khi văn bản được ban hành.
Việc ghi số văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ghi số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn được đăng ký vào 1 số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính Văn thư thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01/2011/TT-BNV. Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
b. Đăng ký văn bản đi
Các văn bản do cơ quan ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để lấy số và đăng ký.
Trước khi làm các thủ tục phát hành văn thư phải đăng ký văn bản đị Ở Bộ Nội Vụ việc quản lý và đăng ký văn bản đi đều được thực hiện trên phần
mềm của cơ quan, do văn thư thống nhất quản lý. Quy trình này được cán bộ văn thư không những thực hiện tốt mà còn khá chặt chẽ và nghiêm ngặt. Vì nếu không làm tốt công tác này nó sẽ gây khó khăn cho công tác thanh, kiểm tra, thống kế hệ thống văn bản đi của cơ quan
Đăng ký văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở quản lý dữ liệu trên máy vi tính.
Những văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý
c. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, và dấu mức độ khẩn, mật.
Nhân bản được thực hiện theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản.
Nhân bản văn bản mật tại Bộ Nội vụ thực hiện theo Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Sau khi nhân bản, văn bản được đưa lại văn thư để đóng dấụ Cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức, nội dung, chữ ký trước khi đóng dấụ Tại Bộ Nội vụ dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tráị Nhìn chung, đã trình bày đúng theo quy định của Nhà nước về sử dụng con dấụ
Dấu mật, khẩn của Bộ được đóng vào khoảng trống bên trái, phía dưới giữa số, kí hiệu văn bản và tên loại văn bản.
Việc đóng dấu mức độ khẩn được quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật, dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCẠ
d. Làm thủ tục chuyển phát văn bản.
Khi lựa chọn bì thư phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản, giấy chất lượng và không nhìn thấu qua được.
Văn bản đi phải đảm bảo đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng nên việc lập danh sách các đầu mối văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm hoặc bớt đầu mốị
Văn bản đi phải gửi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theọ Văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước.
Chuyển phát văn bản theo các cách sau:
-Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
-Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác -Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng -Chuyển phát văn bản mật
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Các văn bản gửi ra ngoài cơ quan có thể được gửi trực tiếp bằng cách bưu tá đưa đi hoặc bằng đường bưu điện. Gửi bằng đường bưu điện cán bộ văn thư tiến hành làm các thủ tục điền thông tin vào bì thư:
Phần nơi gửi: là tên của Bộ Nội vụ được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì, có địa chỉ và số điện thoại của cơ quan.
Phần nơi nhận: Ghi rõ họ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phốị
Việc chuyển giao văn bản ở Bộ Nội vụ được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo chính xác, văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chuyển giao văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 thông tư 12/2002/TT-BCẠ
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
ẹ Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại 2 bản (bản có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Bản gốc lưu lại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại văn thư được đóng dấu và xếp theo thứ tự đăng ký.
Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo được lưu lại kèm theo bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại một năm cùng với bản chính để đối chiếu khi cần thiết.
Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệụ
f. Nhận xét
Như vậy,Văn bản đi của Bộ Nội vụ được quản lý đúng quy định. Đối với văn bản đi Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, đóng dấu, lưu bản chính và các phụ lục kèm theọ Ngoài lưu một bản ở văn thư, đơn vị soạn thảo phải lưu 1 bản chính ở hồ sơ công việc.
Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theọ Việc chuyển phát do bộ phận văn thư thực hiện. Đối với cơ quan ở xa theo đường bưu biện. Trong trường hợp khẩn cấp mà cần phải chuyển trực tiếp thì Văn phòng Bộ bố trí xe ô tô, văn thư phối hợp với đơn vị soạn thảo cùng giải quyết.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi tại Bộ Nội vụ được thực hiện tốt.Văn bản được giải quyết kịp thời đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả.