Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện tốt những giải pháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm bảo điều kiện về vật chất như:
- Về văn thư:
+ Hệ thống máy tính, máy photo, máy in… hiện đại, luôn được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ công tác văn thư.
- Về lưu trữ:
+ Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưu trữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát, khô ráo…….
+ Máy tính, máy photo, máy in…hiện đại, thường xuyên được thay mới đảm bảo việc tra cứu tài liệu.
+ Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưu trữ tài liệu.
+ Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ như các biện pháp chống ẩm mốc, dán, chuột, mối…
- Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ văn thư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các hoạt động tập thể, tham quan, hay thưởng trong những ngày lễ tết để tạo sự gắn bó, không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Tiểu kết:
Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác Văn thư , Lưu trữ tại Công ty HPM dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về công tác Văn thư , Lưu trữ trong thời gian em thực tập. Việc không ngừng nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng đặc biệt là công tác Văn thư , Lưu trữ là một nhiệm vụ cấp bách và vô cùng quan trọng. Đó cũng là tiền đề cho công cuộc hội nhập, mở rộng kinh doanh hợp tác với tất cả các đối tác trên thế toàn giới.
PHẦN KẾT LUẬN
Trên đây là tất cả các nội dung mà em tìm hiểu được trong quá trình tìm hiểu thực tế của mình tại cơ quan. Mặc dù Công ty HPM là doanh nghiệp tư nhân nhưng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ được tuân thủ khá sát so với quy định của nhà nước. Để đạt được kết quả như hiện tại, đó là sự nỗ lực không ngừng của cả lãnh đạo cùng nhân viên công ty HPM trong những năm qua. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những thiếu xót nhất định trong các khâu nghiệp vụ. Em hy vọng rằng những giải pháp được đưa ra sẽ giúp cho việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ không chỉ trong Công ty HPM mà cả các công ty, doanh nghiệp khác được hiệu quả hơn và đem lại được những thành tựu nhất định.
Qua những tìm hiểu đấy cũng cho em biết được tầm quan trọng của công tác văn thư , lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, từ đó giúp em nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ một cách hiệu quả hơn, qua việc xem xét và nhìn nhận lại những giá tri ̣ của nó sẽ giúp các cơ quan tổ chức thực hiện nó một cách tốt hơn hơn. Xuất phát từ vai trò đó, chúng ta cần phải đề cao giá tri ̣ và hoạt động văn thư , lưu trữ tại văn phòng để trở thành một chuẩn mực, một trách nhiệm đối với cơ quan. Những chuẩn mực và chân giá tri ̣ được hình thành sẽ dẫn dắt hành vi của các cán bộ, công chức, giúp họ thực hiện một cách tự nguyện, tuân thủ các nguyên tắc của hệ thống, từ đó sẽ đem lại những hiệu quả công việc cao nhất, góp phần xây dựng công tác hành chính doanh nghiệp cũng như hành chính nhà nước ngày một vững mạnh.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ Công tác Văn thư,
NXB Giao thông vận tải Hà Nội.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nghiệp vụ Công tác Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải Hà Nội.
4. Phạm Thị Kim Anh (2016), “Tổ chức Công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công
ty cổ phần Liên doanh đầu tư Quốc tế KLF (Tập đoàn FLC)”, Thư viện
trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
5.Trịnh Văn Dương (2017), “Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam – Thực trạng và giải pháp”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
6. Luật số 01/11/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về luật Lưu trữ.
7. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
8. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
9. Nghị định 111/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
10. Nghị định 99/2016/NĐ-CP ban hành ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
11.Thông tư 04/2013/TT-BNV ban hành ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
12. Thông tư 07/2012/TT-BNV ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
11. Các tài liệu về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội.
PHỤ LỤC
1.Sơ đồ cơ cấu, tổ chức Công ty HPM.
2. Sơ đồ, cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự công ty HPM. 3. Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của công ty HPM.
4. Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi của Công ty HPM. 5. Một số văn bản đi của Công ty HPM.
6. Sổ đăng ký văn bản đi. 7. Sổ chuyển giao văn bản đi.
8. Sổ theo dõi chuyển phát văn bản đi.
9. Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến của Công ty HPM. 10. Dấu đến của Công ty HPM.
11. Một số văn bản đến của Công ty HPM. 12. Một số con dấu của công ty HPM.
Phụ lục 01
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY HPM
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TGĐ PHÓ TGĐ
Phòng Kỹ thuật Phòng kiểm soát/ kiểm
toán năng lượng
Phòng Tư vấn –quản lý và phát triển dự án Phòng kinh doanh Phòng Hành chính- Nhân sự Phòng Tài chính – Kế toán
Phụ lục số 2. SƠ ĐỒ PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ Bộ phận lễ tân Trưởng phòng Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận an ninh Bộ phận lái xe Bộ phận cấp dưỡng Bộ phận Vệ sinh
Phụ lục số 3
QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY HPM
Phụ lục số 04
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY HPM
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trình - Ký văn bản
Đăng ký văn bản đi
Nhân bản, đóng dấu cơ quan dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có)
Làm thủ tục chuyển giao văn bản đi
Phụ lục số 05
Phụ lục số 06
Phụ lục số 07
Phụ lục số 08
Phụ lục số 011
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM
Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì
Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sao văn bản đến
Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Ghi số đến, ngày đến
Đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Phụ lục số 10
DẤU ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM
Phụ lục số 11
Phụ lục số 12
MỘT SỐ CON DẤU CỦA CÔNG TY HPM DẤU CƠ QUAN