tại Công ty HPM thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt.
Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư , Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
3.2.6. Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên tổ Văn thư, Lưu trữ. thư, Lưu trữ.
- Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Do đó, để giảm thiếu tối đa những sai sót, cần thường xuyên cử nhân viên văn thư đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản.
- Ngoài ra nhân viên văn thư , lưu trữ cần phải trang bị cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng công việc..