A, Chức năng.
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Công ty.
- Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
- Tham mưu, theo dõi, giải quyết giúp Tổng Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng.
- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân.
- Quản lý con dấu của công ty theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công an, giải quyếtvăn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của công ty. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của phòng Hành chính định kỳ hàng năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ công ty đi công tác. Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của công ty.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng của phòng. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự trong tòa nhà.
+ Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ các văn phòng công ty trong tòa nhà.
+ Theo dõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của công ty.
+ Xây dựng quy định về phòng chống cháy nổ. Đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ.
+ Đăng ký giấy nhập hàng vào, mang hàng ra của tòa nhà và khóa thang máy.
+ Chuyển phát các giấy tờ, văn bản, thông báo liên quan đến tòa nhà cho toàn bộ các văn phòng công ty thuộc phạm vi tòa nhà.
B, Nhiệm vụ.
Phòng hành chính – nhân sự bao gồm những nhiệm vụ sau: * Về công tác tổ chức, nhân sự:
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất. - Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
* Công tác hành chính, tổng hợp:
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.
- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan. * Công tác thi đua, khen thưởng:
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
C, Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự.
- Phòng Hành chính – nhân sự Công ty HPM có Trưởng phòng và các cán bộ, công chức, nhân viên chuyên môn khác.
- Lãnh đạo Phòng Hành chính – nhân sự gồm có Trưởng phòng.
Trưởng phòng do Ban Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Trưởng phòng là người đứng đầu phòng Hành chính, chịu trách nhiệm trước Công ty, Giám đốc và trước pháp luật về thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng. Khi Trưởng phòng HC – NS đi vắng, sẽ ủy quyền cho nhân viên bộ phận văn thư , lưu trữ phụ trách công việc.
- Phòng Hành chính – nhân sự Công ty HPM có các bộ phận chuyên môn, giúp việc, phục vụ gồm: bộ phận lễ tân, bộ phận văn thư , lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận an ninh, bộ phận vệ sinh.
- Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự (xem phụ lục số 2)