dân và cán bộ công chức, viên chức.
Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty HPM cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc…
Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất tài liệu.
Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty HPM nên bố trí một kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty.
3.2.9. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư, Lưu trữ. Lưu trữ.
Cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp.
Hiện nay Công ty đang có những hoạt động của công tác văn phòng đó là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những
biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác.
Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức xử phạt, kiểm điểm với những nhân viên không chấp hành đúng nội quy lao động của Công ty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu trong giờ làm việc.
Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực.