2.2.4.1. Phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi. Ngược
lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.
Dựa vào đặc trưng của Công ty HPM, tài liệu được phân chia thành các nhóm, được sắp xếp theo nội dung hoạt động kết hợp với thời gian. Đầu tiên, tài liệu sẽ được chia thành các mảng hoạt động chính: Hành chính- Nhân sự, Hợp đồng thuê văn phòng; Hợp đồng bàn giao quy trình kỹ thuật; Phòng họp… Sau đó, trong các nhóm ấy, tài liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Tài liệu nào được hính thành trước sẽ được xếp trước.
2.2.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
* Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu: - Xác định giá trị tài liệu đảm bảo vĩnh viễn. - Xác định tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Tại Công ty HPM, công việc thực hiện xác định giá trị tài liệu thường diễn ra vào tháng 1 dương lịch, bởi đây là tháng bắt đầu một năm làm việc mới, hầu hết các hồ sơ, văn bản, tài liệu của năm cũ kết thúc đã được tập trung khá đầy đủ, thuận lợi cho việc các định giá trị tài liệu.
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Công ty HPM không thực hiện thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Tổng Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chỉ đạo, tiến hành các công việc liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu. Trưởng phòng HC- NS có trách nhiệm thành lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị, sau đó trình Tổng Giám đốc để xin quyết định.
- Thành phần tham gia công tác xác định giá trị tài liệu tại Công ty HPM bao gồm các cá nhân, bộ phận có tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, bao gồm:
+ Nhân viên bộ phận văn thư, lưu trữ. + Trưởng phòng Kinh doanh.
+ Trưởng phòng Kỹ thuật. + Trưởng phòng Kế toán. + Trưởng phòng dịch vụ. + Trưởng các dự án.
- Công ty HPM làm việc theo phương thức sau đây:
+ Từng thành viên xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, đối với Danh mục tài liệu hết giá trị thì kiểm tra thực tế tài liệu trước khi có ý kiến tiêu hủy.
+ Các cá nhân tham gia thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số. + Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định.
* Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Giám đốc Công ty HPM quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ Công ty sau khi ký duyệt quyết định tiêu hủy tài liệu do Trưởng phòng Hành chính trình lên.
- Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản củaTổng Giám đốc công ty HPM.
- Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy của văn phòng hoặc của cá nhân có tài liệu.
2.2.4.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
Hàng năm nhân viên Lưu trữ Công ty có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu tại các phòng ban của công ty và cả các bên dự án.
+ Phối hợp với các phòng, các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu để tiến hành thu thập.
+ Phối hợp với các phòng, các cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
+ Chuẩn bị các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
2.2.4.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Tổng Giám đốc công ty HPM có trách nhiệm chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan Công ty. Thông thường, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm công tác chỉnh lý tài liệu.
Yêu cầu của tài liệu sau khi chỉnh lý: + Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. + Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. + Hệ thống hoá và lập mục lục hồ sơ, tài liệu.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
2.2.4.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Vì vậy, khi xây dựng kho lưu trữ để bảo quản tài liệu cần phải bảo đảm yêu cầu về chống ẩm, chống nóng, chống ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp và chống các loại nấm mốc, côn trùng phá hoại. Ngoài ra, còn phải đảm bảo yêu cầu về phòng gian, bảo mật. cần phải xây dựng những loại nhà kho thích hợp đối với từng loại tài liệu lưu trữ.
Khu vực xây dựng nhà kho phải là nơi có môi trường sạch, không bị ô nhiễm bởi các chất thải công nghiệp như bụi, khói, khí độc… Khu vực xây dựng phải cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi, cống rãnh và các mạch nước ngầm.
Tài liệu lưu trữ của Công ty HPM được bảo vệ, bảo quản an toàn trong các tủ hồ sơ, được đặt tại khu làm việc của Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty.
Tại Công ty HPM, các tủ đựng tài liệu lưu trữ đều được đảm bảo:
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ; trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy: Bình khí CO2; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ.
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nẫm mốc, khử axít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu.
+ Tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
+ Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
- Tài liệu trước khi nhập kho phải được xếp trong hộp hoặc cặp.Mỗi hộp hoặc cặp phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tìm.
- Tài liệu trên giá phải sắp theo trật tự số lưu trữ ghi trên hộp(cặp, bó) tài liệu của mỗi phông lưu trữ.
Trong toàn kho tài liệu phải được sắp xếp theo phông lên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, trên xuống dưới, ngoài vào trong, theo hướng từ cửa kho vào, quay nhãn ra ngoài.
2.2.4.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
* Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty HPM:
+ Các phòng, hoặc cá nhân trong Công ty hoặc các dự án cần khai thác để giải quyết công việc của Công ty, của dự án.
+ Các Cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cần khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu và những mục đích chính đáng khác.
* Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu.
+ Các phòng hoặc cá nhân trong Công ty cần khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị và được sự đồng ý Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và được sự đồng ý bằng văn bản của Tổng Giám đốc Công ty HPM.
+ Cán bộ làm công tác lưu trữ của Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của lãnh đạo, thực hiện đúng các quy định của kho lưu trữ.
+ Tất cả độc giả khai thác, sử dụng tài liệu đều tuân thủ nội quy kho lưu trữ và các quy định về bảo vệ bí mật tài liệu của Công ty.
* Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: Nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị.
Trường hợp cần mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ để sử dụng trong Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
Trường hợp cần mang tài liệu ra khỏi Công phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty.
- Giám đốc Công ty quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu loại mật bảo quản tại lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên.
- Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường.
- Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao, chụp tài liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do nhân viên lưu trữ Công ty thực hiện.
Tiểu kết:
Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Công ty HPM cũng giống như các doanh nghiệp tư nhân ở Việt Nam hiện nay được thực hiện khá tốt . Từ những hoạt động tổ chức, quản lý đến hoạt động nghiệp vụ đã được lãnh đạo công ty quan tâm, chỉ đạo sát sao cùng đội ngũ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức trách nhiệm công việc cao góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được Công ty đầu tư tương đối sơ sài . Vẫn còn đó những hạn chế cần những giải pháp, những phương án giải quyết kịp thời để công tác văn thư, lưu trữ diễn ra ngày một hiệu quả hơn nữa, góp phần to lớn vào sự phát triển lớn mạnh của Công ty trong thời gian sắp tới.
Chương 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH
BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI