2.2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản. A, Các văn bản được ban hành.
Theo Điều 1, Quy định về việc soạn thảo văn bản ngày 01 tháng 10 năm 2011 của Công ty HPM, các hình thức văn bản được ban hành thuộc loại
văn bản hành chính, gồm Quyết định, chỉ thị, thông báo, kế hoạch, chương trình, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường…
Năm 2016, 2017, số lượng văn bản của công ty được thể hiện như sau:
Nhìn chung, số lượng văn bản ban hành của Công ty HPM năm 2017 nhiều hơn năm 2016. Tuy nhiên, năm 2016, Quyết định, giấy mời, đơn thư, biên bản được ban hành nhiều hơn năm 2017. Các văn bản của Công ty đều được quản lý chặt chẽ, mỗi quý sẽ được tổng kết, làm báo cáo và có sự so sánh 1 lần để có thể đưa ra được các kết luận về quá trình và kết quả hoạt động của công ty.
B. Tổ chức soạn thảo văn bản
- Công tác soạn thảo do bộ phận Văn thư , lưu trữ tổng hợp chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo, đối với các phòng khác đều có cán bộ soạn thảo riêng. Tuy nhiên các văn bản trước khi trình lên lãnh đạo ký sẽ được tập trung tại bộ phận văn thư để cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản lần cuối trước khi trình ký.
- Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của công ty HPM được tiến hành theo các bước sau:
+ Bước 1: Xác định mục đích văn bản sẽ ban hành để từ đó xác định được tên loại văn bản.
+ Bước 2: Xác định hình thức loại văn bản ban hành, nội dung văn bản. + Bước 3: Thu thập và xử lý các thông tin liên quan, tiến hành soạn thảo. + Bước 4: Trình trưởng bộ phận Văn thư , Lưu trữ xem xét về nội dung.
+ Bước 5: Trình trưởng phòng HC – NS xem xét, kiểm tra về mặt thể thức, kỹ thuật. Trưởng phòng HC – NS sẽ ký chữ ký nháy vào cuối thẩm quyền ký.
+ Bước 6: Trình người có thẩm quyền ký ký.
+ Bước 7: Nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản.
- Sau quá trình khảo sát và tìm hiểu, nhận thấy Công ty đã ban hành được quy định về việc soạn thảo, tạo ra một hệ thống văn bản chính xác, thống nhất.
- Quy trình soạn thảo ban hành văn bản đã được hình thành theo các bước cụ thể, rõ ràng, đúng với quy định.
- Mặc dù là cơ quan doanh nghiệp, nhưng thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tuân thủ khá sát theo quy định của Thông tư 01.
2.2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi.
Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đi của Công ty HPM (Xem phụ lục số 4)
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản.
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký và thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát
hành văn bản, khi phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo cho Trưởng phòng HC – NS được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
Việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Điều 2, Quy định về việc soạn thảo văn bản, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty HPM.
Thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng từng kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các nội dung:
- Khổ giấy; - Kiểu trình bày; - Định lề văn bản;
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Quy định về việc soạn thảo của Công ty HPM cũng quy định thành phần cấu thành văn bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc và 7 yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:
+ 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc bao gồm : (1). Quốc hiệu;
(2). Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; (3). Số, ký hiệu của văn bản;
(4). Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; (5). Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; (6). Nội dung văn bản;
(7). Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; (8). Dấu của cơ quan, tổ chức;
(9). Nơi nhận.
+ 7 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm : (1). Dấu chỉ mức độ mật;
(2). Dấu chỉ mức độ khẩn;
(3). Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;
(4). Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử;
(5). Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành; (6). Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;
(7). Đánh số trang.
b. Ghi số, ngày,tháng, năm của văn bản.
- Việc đánh số văn bản của Công ty được thực hiện theo đúng quy định của Công ty.
- Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hành trong một năm được đánh chung cho một số văn bản hành chính.
- Công ty HPM có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm là hơn 1000 văn bản , nên các văn bản được đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản, vừa theo các nhóm văn bản nhất định.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày được ký ban hành và đăng ký vào sổ và được ghi bằng tay bởi nhân viên bộ phận văn thư.
- Trong thực tế, tại phụ lục số 5, văn bản của công ty HPM ban hành còn nhiều lỗi sai cơ bản như:
+ Dưới Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản dùng các dấu sao thay cho dấu gạch ngang.
+ Năm ban hành văn bản còn đánh máy.
+ Trích yếu nội dung công văn để trong dấu ngoặc kép. + Phần tên đơn vị được gửi văn bản đến viết in hoa toàn bộ.
+ Không có chữ ký duyệt thể thức và chữ ký duyệt nội dung ký sai vị trí. + Lưu sai đơn vị.
+ Tại vị trí ghi thẩm quyền ký, ghi tên công ty thay vì thẩm quyền của người ký.
Bước 2: Trình ký.
- Các văn bản của công ty được ban hành chủ yếu bởi Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc. Trước khi trình Tổng Giám đốc ký, chuyên viện bộ phận Văn thư – Lưu trữ hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Ban Giám đốc. Trưởng phòng HC – NS phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước Ban Giám đốc và pháp luật, sau đó ký nháy vào chữ cuối cùng của thẩm quyền ký.
- Tổng Giám đốc là người ký ban hành các văn bản của Công ty. Các Phó Giám đốc được ký thay mặt Công ty, khi ký, thẩm quyền ký sẽ là ký thay (KT.). Đối với các văn bản thuộc phạm vi và thẩm quyền của mình, Phó Giám đốc sẽ ký trực tiếp.
- Khi Tổng Giám đốc đi công tác hoặc vắng mặt, sẽ ủy quyền cho cấp dưới của mình trong cơ quan bằng văn bản cụ thể. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.Người ký khi ký sẽ có thẩm quyền ký là thừa ủy quyền (TUQ.)
- Tổng Giám đốc có thể giao cho Trưởng phòng HC – NS ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
- Sau khi hoàn thành việc ký, văn thư cơ quan tiến hành nhân bản. Dựa vào phần nơi nhận để nhân đúng số lượng văn bản cần. Đối với loại văn bản
mật, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh văn bản, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Tổng Giám đốc.
- Đóng dấu cơ quan vào văn bản cần ban hành. Khi đóng dấu văn bản đi, nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra số, chữ ký của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay chưa, nếu sai sót cần sửa chữa kịp thời hoặc yêu cầu đơn vị đó sửa lại, làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản và nội dung để đóng dấu giáp lai.
- Việc đóng dấu các cấp độ khẩn, đóng dấu các cấp độ mật sẽ tùy thuộc vào nội dung văn bản và mức độ quan trọng của văn bản.
- Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm quyền. Không đóng dấu lên giấy trắng.
Bước 4: Đăng ký văn bản đi.
- Các văn bản đi của Công ty trước khi chuyển phát đi đều được đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi, sau đó nhân viên thuộc bộ phận văn thư sẽ đăng ký tiếp trên máy tính.
- Căn cứ số lượng văn bản đi hàng năm, Công ty HPM đã lập một sổ đăng ký chung, trong đó được chia ra làm nhiều phần để đăng ký các loại văn bản khác nhau.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Công ty HPM (Xem Phụ lục số 6)
Bước 5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
a. Thủ tục chuyển phát.
- Để đảm bảo tính an toàn của văn bản, Công ty HPM đã có mẫu sẵn phong bì. Đó là loại phong bì dày, làm bằng loại giấy có độ bền cao, không
thấm nước. Ngoài phong bì có in sẵn tên Công ty bằng tiếng anh, Logo của công ty, số điện thoại, số Fax, địa chỉ Công ty và email.
- Sau khi nhân viên thuộc bộ phận văn thư cho văn bản vào phong bì, dùng keo dính hoặc băng dính dính chặt miệng phong bì lại. Tùy từng loại văn bản mà cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan hoặc dấu mức độ khẩn, mật và các dấu khác.
b. Chuyển phát văn bản đi. - Chuyển phát văn bản đi
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi (Xem phụ lục số 7) + Gửi văn bản trong nội bộ cơ quan:
Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ.
+ Gửi văn bản qua bưu điện:
Khi gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên văn thư phụ trách chuyển phát văn bản đi khi phải ký xác nhận vào sổ chuyển giao.
Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi.
Đối với các văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ công ty, nhân viên thuộc bộ phận văn thư sẽ trực tiếp chuyển giao. Khi chuyển giao văn bản đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng phải ký vào sổ.
Đối với các văn bản đi chuyển giao trong tòa nhà, người chuyển giao văn bản đi sẽ yêu cầu người nhận trực tiếp ký vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi của Công ty được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.
Các văn bản được chuyển qua đường bưu điện đều được đăng ký vào sổ đăng ký riêng để có thể tiện theo dõi, kiểm tra , đảm bảo văn bản đã được chuyển đến tay người nhận văn bản. (Xem phụ lục số 8)
- Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng internet.
Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng để kịp thời giải quyết công việc, nhưng sau đó nhân viên văn thư phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
c. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Khi phát hiện có sự chậm trễ, thất lạc thư cần phải báo cáo với cấp trên để kịp thời giải quyết.
Bước 6. Lưu văn bản đi.
- Tất cả văn bản đi được lưu tại văn phòng văn thư, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung, sắp xếp chung, hoặc sắp xếp theo từng loại hoặc từng nhóm nhất định.
- Tại công ty HPM, mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Một bản lưu tại văn thư cơ quan, là bản gốc chỉ có chữ ký tươi, không có dấu cơ quan, một bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký tắt trực tiếp và dấu cơ quan.
2.2.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty HPM (xem phụ lục số 9 )
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong, không bóc các loại phong bì văn bản đến gửi đích danh tên người nhận.
- Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận,khi văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì người nhận văn bản đã chuyển văn bản cho cán bộ văn thư Công ty để làm thủ tục đăng ký.
- Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn lại gửi đến Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện theo hướng dẫn sau:
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời. + Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót văn bản.
- Đối với văn bản không đăng ký thì được nhân viên văn thư gửi đích danh đến người nhận ghi trên phong bì. Bóc bì không làm rách văn bản bên trong, mất ký hiệu, mất số.
- Tất cả các văn bản đến cần đăng ký đều được tập trung, đăng ký tại nơi làm việc của nhân viên bộ phận văn thư - lưu trữ, được đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Đối với fax, nhân viên văn thư sẽ chụp lại trước khi đóng dấu đến.
- Các văn bản đến của Công ty đều được đóng dấu đến tại vị trí dưới vị trí ghi địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Dấu đến của Công ty HPM là con dấu riêng bằng tiếng anh, có dòng chữ “ Received” tức là “Đã nhận” Kèm theo 1 dòng để ghi số đến và ngày, tháng, năm đến của văn bản. (Xem phụ lục số 10)
Thực tế, dấu đến của Công ty HPM là con dấu riêng, khác với mẫu dấu đến của nhà nước quy định. Trước hết là sự khác nhau về kích cỡ. Con dấu được quy định của nhà nước có kích cỡ 3cm*5cm, trong khi dấu đến của Công ty HPM là 1,5cm*5cm. Mẫu dấu của Công ty HPM so với quy định của nhà nước còn thiếu nhiều yếu tố. Dấu đến chỉ có số đến và ngày tháng văn