Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa
học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc.
Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác.
Nhân viên văn thư cần chú ý:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi. + Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá.
+ Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn.
Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái.
Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết.