2.2.1.1. Nhân sự bộ phận công tác văn thư, lưu trữ.
Bộ phận Văn thư , Lưu trữ của Công ty HPM thuộc phòng Hành chính nhân sự gồm 2 nhân viên.
STT Nhân viên Trình độ Tuổi đời Tuổi nghề
1 Phan Thị Thu Huyền Tại chức Học viện
Hành Chính 43 19 2 Bùi Hà My Cao đẳng 33 8
Với số lượng nhân viên phòng văn thư hiện nay của Công ty về số lượng (02 người) chưa hoàn toàn đáp ứng đủ về số lượng, bởi chị Phan Thu Huyền là trưởng phòng HC – NS, nên không tham gia nhiều vào công tác Văn thư – Lưu trữ mà chủ yếu do chị Bùi Hà My phụ trách.
Cả 02 nhân viên đều là những người đã có tuổi đời trong nghề, có kinh nghiệm trong công việc, tuy nhiên về trình độ cũng như kỹ năng làm việc của nhân viên bộ phận văn thư Công ty hiện nay vẫn chưa thực sự đạt yêu cầu về trình độ tin học, ngoại ngữ cũng như kỹ năng nghiệp vụ còn mang tính chất thủ công, chưa thực sự bài bản. Vì thế để bộ phận Văn thư công ty hoạt động có hiệu quả hơn Công ty cần đưa ra những chính sách tuyển mới hoặc có những khoá đào tạo để nâng cao trình độ cho CBCNV phòng văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí riêng một khu với diện tích không quá to.
Do điều kiện thiếu thốn về phòng ốc nên diện tích phòng Văn thư - Lưu trữ của cơ quan hiện nay gần như mới chỉ đơn thuần thực hiện được chức năng văn thư.
- Cách bố trí phòng họp tương đối hợp lý:
+ Tường phía trước và phía sau được bố trí bằng cửa kính chống nhiệt nên phòng làm việc có ánh sáng tự nhiên tạo không khí làm việc.
+ Hệ thống cửa sau được thông với cửa trước nên phòng làm việc rất thoáng.
+ Máy photo phục vụ việc sao chụp của cán bộ các phòng ban được bố trí phía ngoài và phục vụ lưu trữ của cơ quan được bố trí bên trong rất thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
+ Do đặc thù công việc của phòng văn thư nên bàn làm việc của nhân viên được bố trí theo chiều ngang rất thuận tiện cho việc tiếp nhận, giải quyết, và phát văn bản…
+ Tủ đựng con dấu và giấy tờ văn bản lưu văn thư được bố trí ngay sau bản làm việc của văn thư nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và sử dụng.
+ Phòng còn được trang bị thêm máy sấy. Máy sấy được bố trí ngay cạnh máy in nên rất thuận tiện cho việc sử dụng.
- Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số điểm chưa hợp lý:
+ Do điều kiện về phòng ban nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa có phòng riêng mà chỉ được lưu tại phòng văn thư và các tủ đựng hồ sơ trong công ty nên việc quản lý văn bản lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
+ Do phòng làm việc được thiết kế bằng cửa kính nên phòng làm việc nóng và bí vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp sẽ không tốt cho công tác lưu trữ văn bản.
2.2.1.2. Nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư ở Công ty HPM cũng như tất cả các doanh nghiệp khác đều bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau. Tùy theo cương vị và khả năng của mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách những nội dung nhất định và có sự phân công trách nhiệm rõ ràng như sau:
* Trách nhiệm của Ban Giám đốc:
Quyết định cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự và bộ phận Văn thư, lưu trữ.
Phê duyệt các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính –Nhân sự và bộ phận văn thư, lưu trữ.
Là người đứng đầu chỉ đạo công tác văn thư trong cơ quan, ở cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư.
Trực tiếp ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành, có thể ủy quyền cho cán bộ cấp dưới ký một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
Trực tiếp giải quyết văn bản đến, hoặc giao cho Trưởng phòng Hành chính trực tiếp giải quyết văn bản.
* Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HPM: Là người giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan.
Trực tiếp phải làm các công việc sau:
- Xem xét về mặt thủ tục, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký gửi đi.
- Ký thừa lệnh Tổng Giám đốc một số văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng Giám đốc công ty, ký trực tiếp một số văn bản do phòng ban hành,
- Tham gia thảo duyệt văn bản của cơ quan, tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
Trong những điều kiện cụ thể, có thể được giao một số công việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. Có thể giao cho cấp dưới hoặc cấp phó của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Trách nhiệm của trưởng các đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong công ty chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản đi của đơn vị.
- Tổ chức soạn thảo trong phạm vi đơn vị.
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi cấp trên giao phó.