Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan và có ý nghĩa rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực:
- Trong lĩnh vực chính trị: Tài liệu lưu trữ hình thành và được các giai cấp nắm quyền lãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình và đấu tranh chống lại giai cấp đối địch. Vì vậy tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo đều mang bản chất giai cấp. Tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ quốc gia. Có thể nói trong lĩnh vực chính trị tài liệu lưu trữ có vai trò hết sức to lớn, thực sự là tài sản vô giá, không thể đo đếm được.
- Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có tác dụng về mặt kinh tế khi chúng được khai thác, sử dụng phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của nhân dân ta. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá trong từng vùng, từng địa phương và trong toàn quốc. Đồng thời nó còn là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hướng cho những giai đoạn tiếp theo.
- Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy; được sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử.
- Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa vùng, miền, văn hóa đất nước, để quảng bá văn hóa quê hương với quốc tế.
Đối với hoạt động quản lý: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin giúp các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở cơ quan, tổ chức hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
Tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin quý giá để xác nhận những thông tin liên quan đến cá thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân trong việc giải quyết các vấn đề về sở hữu,…
Công tác lưu trữ có vị trí rất quan trọng và không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, các cơ quan cần phải quan tâm, làm tốt công tác lưu trữ để góp phần bảo vệ, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển cơ quan, đất nước.