HPM, ban hành mới các quy chế về quản lý văn bản đến, công tác lưu trữ.
Công ty HPM đã ban hành được quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của riêng công ty, tuy nhiên quy chế đó còn thiếu nhiều nội dung và sai sót. Điều đó đã dẫn đến việc hàng loạt văn bản được ban hành ra mắc rất nhiều lỗi cơ bản, khiến cho việc các văn bản được ban hành ra không đúng quy định của nhà nước, gây cản trở trong việc truyền đạt thông tin và giải quyết văn bản.
Để khắc phục được hạn chế này, thì việc ban hành lại quy chế là cực kỳ cần thiết và quan trọng. Dựa vào Thông tư 01/2011/BNV để ban hành ra quy chế soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của pháp luật sẽ khắc phục được tình trạng các văn bản sai thể thức, sai kỹ thuật.
Trưởng phòng HC – NS nên dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về việc quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan để có thể ban hành ra quy chế riêng của công ty, phù hợp với tình hình thực tế của công ty, tạo ra một hệ thống văn bản chính xác để áp dụng vào thực tế, đem lại hiệu quả cao.
3.2.2. Xây dựng lại cơ cấu tổ chức phòng HC-NS.
Bộ máy Hành chính của công ty HPM tuy ít người nhưng lượng công việc thực sự nhiều và cồng kềnh, khiến cho hiệu quả hoàn thành tốt các công việc không được cao. Vì vậy, cần tách riêng phòng Hành chính khỏi bộ phận nhân sự.
Cần chuyên môn hóa về công tác Hành chính, văn thư, lưu trữ bởi đây là một công ty có quy mô khá lớn, vì vậy lượng văn bản ban hành cũng như lượng văn bản đến hàng năm nhiều, thường trên 1200 văn bản/ năm. Nếu tổ
chức bộ máy văn thư, lưu trữ tốt thì việc giải quyết các văn bản cũng sẽ được hiệu quả hơn, đem lại sự thuận lợi trong việc quản lý.