1.2.3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi. Ngược lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.
1.2.3.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem ra đánh giá. Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt.
Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ: Thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, sau khi đã xem xet, kiểm tra có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo với cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp.
1.2.3.4. Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp
lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kho lưu trữ.
Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần:
* Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước.
Theo quy định của Nhà nước thì những hồ sơ tài liệu thuộc các công việc đã giải xong ở văn thư phải được giao nộp vàơ lưu trữ cơ quan để tra cứu sử dụng tiếp. Đối với những cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì phải xác định giá trị, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp lưu trữ cố định có thẩm quyền khi tài liệu của cơ quan mình đã đến hạn nộp lưu.
* Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu thu thận vào các lưu trữ thường không đầy đủ, nhất là những phông tài liệu thuộc các giai đoạn lịch sử đã xa, hoặc trong thời kỳ chiến tranh.
Sưu tầm để bổ sung tài liệu còn đặt ra cả đối với những phông tài liệu còn mới hoặc các phông tài liệu còn mở, do tài liệu bị lẫn phông hoặc tài liệu còn rải rác ở cá nhân, nhất là các cá nhân giữ cương vị lãnh đạo, tài liệu lưu trữ ở nước ngoài.
Bởi vậy, bên cạnh việc thu thập thì công tác sưu tầm để bổ sung phông lưu trữ là rất cần thiết, góp phân hoàn chỉnh tài liệu cho các phông lưu trữ, đồng thời góp phần thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ.
1.2.3.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.
Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu gồm:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn.
1.2.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Những nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ: - Xây dựng nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
Do nguyên liệu và phương pháp chế tác, do thiếu nhà kho đúng quy cách để bảo quản nên tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng, mất mát. Vì vậy, khi xây dựng kho lưu trữ cần phải bảo đảm yêu cầu về chống ẩm, chống nóng, chống ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp và chống các loại nấm mốc, côn trùng phá hoại. Ngoài ra, còn phải đảm bảo yêu cầu về phòng gian, bảo mật. cần phải xây dựng những loại nhà kho thích hợp đối với từng loại tài liệu lưu trữ.
- Yêu cầu về địa điểm xây dựng nhà kho:
Khu vực xây dựng nhà kho phải là nơi có môi trường sạch, không bị ô nhiễm bởi các chất thải công nghiệp như bụi, khói, khí độc… Khu vực xây dựng phải cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi, cống rãnh và các mạch nước ngầm.
- Yêu cầu về thiết kế kiến trúc và nguyên liệu xây dựng kho:
Thiết kế phải tuân thủ theo các quy định của nhà nước về thiết kế mẫu kho lưu trữ.
- Hướng nhà kho: Nhà kho bảo quản tài liệu cần đặt theo hướng Đông – Nam tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.
* Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Để làm tốt công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần thiết phải có những thiết bị chuyên dùng. Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, khối lượng tài liệu và khả năng kinh phí, điều kiện sử dụng mà lựa chọn.các trang thiết bị sau:
- Thiết bị vận chuyển tài liệu.
Tùy thuộc vào quy mô và thiết kế kho có thể sử dụng thiết bị vận chuyển như thang máy, tời, xe đẩy, băng tải, …
1.2.3.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu của độc giả.
Sử dụng tài liệu lưu trữ có những hình thức cơ bản sau: * Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
Có thể nói đây là hình thức hiệu quả nhất. Các kho lưu trữ đều có thể sử dụng hình thức này và đối với kho lưu trữ cố định đây là hình thức bắt buộc.
Độc giả được nghiên cứu trực tiếp bản gốc, bản chính ( đối với tài liệu được phép) tại phòng đọc sẽ có thận lợi cho độc giả và cơ quan lưu trữ.
Tại phòng đọc cần có các biểu mẫu in sẵn để độc giả khai báo, đăng ký khi đọc tài liệu. Khi giao nhận và nhận lại tài liệu, cán bộ lưu trữ phải đăng ký vào sổ giao nhận và kiểm tra kỹ tài liệu để có biện pháp truy cứu trách nhiệm khi phát hiện thấy mất mát, hư hỏng.
* Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng. Nhân sự kiện quan trọng của đất nước, của ngành có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các loại báo, trên các kênh truyền
hình của trung ương và địa phương, trên đài phát thanh trung ương và địa phương.
* Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giáo dục quần chúng về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về truyền thống cách mạng, về đất nước, về danh nhân lịch sử.
Triển lãm là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có khả năng tổ chức và kinh phí. Tài liệu đưa ra triển lãm phải có chủ đề mang tính thời sự, thu hút được sự chú ý của nhiều người.
Khi triển lãm tài liệu phải tuân thủ một nguyên tắc chỉ được trưng bày bản sao. Để thu hút người xem, người nghiên cứu, phần trưng bày và thuyết minh phải mang tính khoa học và nghệ thuật cao.