8. Cấu trúc của đề tài
3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,lưu trữ đặc
biệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ
- Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được cơ quan hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ thì lãnh đạo cần có trách nhiệm hơn đó là:
- Tuyên truyền thực hiện văn bản số 822/HD-CVTLTNN ngày
26/8/2015 của Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, văn bản số 169/HD- CVTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Quan tâm đầu tư, bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
-Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin.
-Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
-Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
-Nghiên cứu xây dựng các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và trên địa bàn huyện
-Thực hiện hoàn thành kế hoạch công tác số hóa lưu trữ, tạo lập cơ sở dữ liệu, nhằm khai thác tài liệu nhanh chóng.
-Tiếp tục thực hiện tốt phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, khai thác tính năng, tiện ích của phần mềm để phục vụ hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư lưu trữ. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Tiểu kết chương 3:
Như vậy, qua việc tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư,lưu trữ của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang. Lãnh đạo cần tăng cường rà soát, đánh giá, phân loại chất lượng cán bộ văn thư, lưu trữ của văn phòng, làm cơ sở cho việc lập quy hoạch, kế hoạch trong công tác văn thư, lưu trữ. Rà soát, đánh giá thực trạng cán bộ để nắm chắc trình độ, phẩm chất, kiến thức, năng lực công tác, xác định đúng nhu cầu cần phải đào tạo, bồi dưỡng, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch đào tạo cho từng năm, bảo đảm gắn công tác đào tạo, bồi dưỡng với quy hoạch, tránh cử đối tượng tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn không đúng nơi, đào tạo không đúng lúc, đúng chỗ. Để từ đó đưa ra những giải pháp cho phù hợp, từng bước chấn chỉnh, hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phát triển kinh tế xã hội.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư, lưu trữ là công việc mà bất kỳ cơ quan nào đều phải thực hiện, mà điều đáng xem xét ở đây là nó thực hiện như thế nào, tốt hay chưa. Thông qua việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lục Nam, tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan có làm tốt trách nhiệm hay không, trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Để làm được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình. Lãnh đạo các cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức. Có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo các cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình.
Công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam đã có những đóng góp tích cực trong các khâu nghiệp vụ. Các công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo giúp cho quá trình đưa tài liệu vào kho lưu trữ được đúng thời gian quy định. Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định cần khắc phục như: Việc lấy số văn bản còn nhầm lẫn sai sót, tẩy xóa. Quá trình soạn thảo văn bản còn sai về thể thức, sai về chính tả. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế, vẫn áp dụng phương pháp làm việc thủ công đặc biệt là trong công tác lưu trữ chưa có những thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu có hiệu quả, lâu dài. Trên cơ sở phân tích những thực trạng về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tôi mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm nân cao hiệu quả tổ chức quản lý như sau:
thư, lưu trữ, công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ .
Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trọng tâm là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Bố trí đủ diện tích phòng kho và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu, mua sắm thiết bị phương tiện bảo quản để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ. Thực hiện các biện pháp kĩ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu, tôi đã thấy được vai trò, trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Sau khi đào tạo, đội ngũ cán bộ chuyên môn về văn thư, lưu trữ huyện Lục Nam đang không ngừng nâng cao cả về mặt số lượng và chất lượng, có đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng và phát triển huyện Lục Nam giàu mạnh. Đó là kết quả của công tác đào tạo, bồi dưỡng đã được đẩy mạnh trong những năm qua tại UBND huyện Lục Nam. Nhưng bên cạnh đó, vai trò, trách nhiệm lãnh đạo của UBND huyện Lục Nam còn một số hạn chế cần được khắc phục kịp thời, nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, góp phần xây dựng nền hành chính tiên tiến, hiện đại. Ngoài kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ cần phải trau dồi kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin, quản lý văn bản đến, đi một cách khoa học. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Hà Nội.
2. Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư- lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
4. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
5. Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 cảu Bộ công an quy
định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009
6. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
7. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước
8. Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước
9. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn
10. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
ThS. Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn bản Quản lý Nhà nước Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo.
12.Nguyễn Thị Hiền, Khóa luận tốt nghiệp:Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tạiUBND huyện Thiệu Hóa, Trường Đại học nội vụ Hà Nội
13.Nguyễn Thị Huế, Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác văn thư- lưu trữ ở Văn phòng Ủy ban dân tộc, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Khóa luận này đề cập tới thực trạng công tác văn thư-lưu trữ. Đưa ra những ưu nhược điểm của công tác văn thư-lưu trữ.
14.Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng- Vănthư Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin-Truyền thông
15.Nguyễn Thị Luyến, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Trường Đại học nội vụ Hà Nội
16.Hoàng Lan Nhi, Công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND- UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
17.Nguyễn Minh Phương ( 2014), Quản lý và giải quyết văn bản trong cơquan, tổ chức. NXB Chính trị Quốc gia
18.Vương Đình Quyền(2005), Giáo trình lý luận và phương pháp công tác vănthư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội
19. Nghiên cứu khoa học của Nguyễn Thị Tâm, Đổi mới công tác văn
thư trong nền cải cách hành chính nhà nước 2002-2005
20. Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung, Công tác văn thư ở UBND
Tuyên Quang và một số ý kiến.
21.Nguyễn Văn Thâm(2010), Giáo trình soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia
22.Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Lưu trữ. NXB Giao thông vận tải. 23.Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành chính văn thư tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
24.Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 08 tháng 05 năm 2014 của UBND huyện Lục Nam về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam
25.Quyết định số 381/QĐ-UBND của UBND huyện Lục Nam ngày 21
tháng 4 năm 2014 về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND-UBND huyện Lục Nam
26. Quyết định số 5447/QĐ-UBND của UBND huyện Lục Nam ngày
12 tháng 10 năm 2015 về Ban hành danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan năm 2015
27.UBND huyện Lục Nam (2015), Hướng dẫn số 1282/HD-UBND của
UBND huyện Lục Nam ngày 12 tháng 10 năm 2015 về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Bắc Giang.
28.Văn Phòng Trung Ương Đảng, Tập bài giảng Công tác Văn thư Lưu trữ, Hà Nội 2014
PHỤ LỤC
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam
2. Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 08/05/2014 về ban hành quy
chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam 3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
4. Một số hình ảnh trang thiết bị của UBND huyện Lục Nam
1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Trung tâm PTQĐ & CCN
Ban quản lý suối mỡ
Trạm khuyến nông Đội QL trật tự , GT, XD UBND huyện Lục Nam Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Tài chính - Kế hoạch Phòng Tài nguyên Môi trường
Phòng Lao động -Thương binh và xã hội
Phòng Giáo dục - Đào tạo
Phòng Y tế
Thanh tra huyện
Văn phòng HĐND và UBND
Phòng Nông nghiệp&PTNT
Phòng Công thương Phòng Văn hóa - Thông tin
Phòng Dân tộc Các phòng ban chuyên môn
Trung tâm văn hóa - TT
Văn phòng ĐKQSDĐ
4. Một số hình ảnh trang thiết bị của UBND huyện Lục Nam
Máy photocoppy
Máy vi tính
Máy in