8. Cấu trúc của đề tài
2.1.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
-Văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng phương tiện ngôn ngữ. Văn bản được hình thành nhiều trong đời sống xã hội, văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
-Soạn thảo văn bản xuất phát từ chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của cơ quan. Từ nhiệm vụ cụ thể được giao và do nhu cầu giải quyết công việc mà soạn thảo văn bản được ra đời. Trong hoạt động giao tiếp văn bản được sản sinh dưới sự chi phối của các nhân tố giao tiếp: Chủ thể giao tiếp, đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp, cách thức giao tiếp…từ đó có cách thức để soạn thảo văn bản cho phù hợp.
-Quy trình soạn thảo vản bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
-Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng, và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình sọan thảo văn bản chung cho tất cả các loại văn bản, mà chỉ có thể xây dựng quy trình sọan thảo văn bản cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau nhất định.
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Đối với văn bản thông thường như: Công văn trao đổi, giấy mời họp, giấy giới thiệu, thông báo … về cơ bản đã được mẫu hóa.
Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam chưa ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ mà thực hiện theo quy chế của UBND huyện. Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 8/5/2014 về việc ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam. Kế hoạch số 13/KH- UBND ngày 20/1/2017 của UBND huyện về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư-lưu trữ năm 2017.
-Nhìn chung về quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, đã làm đúng quy trình soạn thảo và thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
-Công tác soạn thảo văn bản đã được thực hiện tốt ở Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam, phần lớn các văn bản sau khi soạn thảo và ban hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
-Cán bộ chuyên viên văn phòng đều có trình độ đại học trở lên đảm bảo tốt cho yêu cầu công việc
-HĐND-UBND đã quan tâm và chỉ đạo đến công tác văn phòng, nên các trang thiết bị phục cho công tác soạn thảo và ban hành được trang bị đầy đủ như máy tính, máy in, máy photo và các văn phòng phẩm khác.
-Tuy nhiên, văn bản do Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam ban
hành còn sai sót về mặt thể thức, nội dung. Ví dụ như: nhiều văn bản khi soạn thảo còn thiếu về thể thức như ngày, tháng, năm hay phần trích yếu nội dung không rõ ràng, viết hoa tùy tiện một số trường hợp không cần thiết.
Ví dụ 1: Khi soạn thảo văn bản còn trình bày không đúng với thể thức,
không có dấu gạch chân ở phía dưới Quốc hiệu.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Sửa lại: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Ví dụ 2: Một số văn bản của cơ quan khi ban hành bị sai về chính tả. QUYẾT ĐỊNH
Điều tiết tiền thu học phí năm 2016 BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM
Sửa lại: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM
Văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam được soạn thảo theo quy trình như sau:
Hình 2.1: Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
Trách nhiệm
Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu mẫu liên quan
CVVP B.2.1
LĐVP B.2.2
VT, CVVP B.2.3
VT B.2.4
( Nguồn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam)
Diễn giải quy trình:
- Dự thảo văn bản
Căn cứ vào nội dung văn bản cần soạn thảo chuyên viên văn phòng trực tiếp soạn thảo văn bản hoặc đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan phối hợp trong việc tham mưu soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ.
Việc soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo đúng nội dung công văn yêu cầu và phải tuân theo các nội dung quy định tại Quyết định 278/QĐ-UBND
Dự thảo văn bản
Kiểm tra, ký
Đăng ký văn bản
ngày 5/2/2015 của UBND huyện. Chuyên viên cán bộ văn phòng hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nội dung và thể thức văn bản đã tham mưu, ký nháy tại phần nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra, ký phê duyệt
Lãnh đạo văn phòng xem xét nội dung, hình thức văn bản và thực hiện ký duyệt đối với văn bản đã đảm bảo đúng nội dung và thể thức theo quy định. Đối với những văn bản chưa đảm bảo, chưa đạt yêu cầu, chuyển lại chuyên viên hoặc cán bộ phụ trách trực tiếp tham mưa soạn thảo lại đến khi đạt yêu cầu thì thực hiện ký, ban hành theo quy định.
Chữ ký chính thức của Lãnh đạo văn phòng tại văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ, hoặc các loại mực dễ phai.
- Đăng ký văn bản
Sau khi Lãnh đạo văn phòng ký văn bản, CVVP phối hợp với văn thư kiểm tra, rà soát lần cuối cùng về thể thức văn bản, chữ ký của Lãnh đạo văn phòng. Nếu không đảm bảo thì thực hiện lại. Đối với văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký sổ văn bản đi, điền số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản vào văn bản gốc và phát hành văn bản theo địa chỉ “ nơi nhận” ở cuối văn bản.
- Phát hành văn bản
Văn phòng HĐND-UBND huyện rà soát lại các ý kiến đóng góp, phần tiếp thu chỉnh sửa của cơ quan, đơn vị tham mưu, nếu đã đảm bảo, thực hiện ký nháy tại phần “ Nơi nhận” của văn bản và trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện và Lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện ký ban hành( trường hợp ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện). Nếu chưa đảm bảo, tiếp tục chuyển cơ quan, đơn vị tham mưu chỉnh sửa lại.
Văn bản sau khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện ký ( hoặc Lãnh đao văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện) cơ quan, đơn vị trình văn bản có trách nhiệm phối hợp với bộ phận văn thư của văn phòng lấy số, photo và phát hành văn bản theo quy định.